保育園・幼稚園の予約・受付で押さえること
電話受付の重複
一時保育や延長保育の申し込みは電話が中心で、事務所と各クラスの両方で受けることがあります。受けた側がすぐに書き込まないと、同じ日時に別の保護者から受けた予約と重なってしまい、当日気づいて断る事態につながります。
受け入れ人数の管理
一時保育は保育士の配置人数に応じて受け入れられる人数が決まっています。電話口で空きを即答するには、その日の予約状況と出勤予定を同時に見られる必要があり、紙の台帳では確認に時間がかかります。
見学・説明会の予約集中
入園願書の受付前は見学会や説明会の予約が短期間に集中します。時間帯ごとの受け入れ枠を設けないと、一度に多くの保護者が来園してしまい、案内する職員が足りなくなります。
当日の延長申し込み
延長保育はお迎えが遅れる保護者から当日連絡が入ることが多く、その場で保育士の人数に反映しないと、翌日以降の予約状況にずれが生じます。
予約・受付のシステムに要る機能
- 一時保育・延長保育の予約受付と当日空き状況の表示
- 予約の排他制御によるダブルブッキング防止
- 保育士の配置人数に対する受け入れ上限の設定
- 見学会・説明会・体験保育の時間帯別予約受付
- 電話で受けた内容をその場で入力できる簡易な入力画面
- 予約一覧の印刷・保育士への共有
- 予約確認のSMS・メール送信
- アレルギーなど申込時の確認事項の記録
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
保護者向けの連絡帳・お便りの本体アプリはそのまま使い続けるのが向いています。入園願書の自治体への提出や、認可保育園の利用調整は自治体の仕組みに従うものなので、予約システム側で扱う必要はありません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
一時保育・延長保育・見学会の予約受付とダブルブッキング防止は、園内で持つのに向いています。受け入れ人数の上限設定や、電話を受けた職員がすぐ入力できる仕組みを自前で用意すれば、電話口での確認が速くなります。
紙・Excelのままでよい部分
運動会や発表会など年に数回しかない行事の保護者観覧予約は、紙の申込書や座席表のままで十分です。頻度が低いものまでシステム化すると、使い方を覚える手間がかえって増えます。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している予約・受付向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
予約・受付に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、予約・受付に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Reserve | ダブルブッキングを排他ロックで防ぐ、サロン・クリニック・士業向けの予約受付システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Cal.com | あらゆるユーザー向けのスケジューリング基盤を提供するアプリケーションです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| QloApps | ホテル運営を丸ごとオンライン化するオープンソースのホテル管理・予約システムです。PMS・予約エンジン・ホテル公式サイトが1つになっています。 | OSL-3.0 | 多言語対応(PrestaShopベース)。日本語UIの翻訳範囲は導入時に要確認。 | — |
| OpenEMR | 世界で広く使われているオープンソースの電子カルテ（GPL-3.0）。予約・カルテ・請求を扱いますが、日本の保険診療のレセプトには対応していません。 | GPL-3.0 | 多言語対応。日本語翻訳は部分的。 | — |
| MeetingBar | macOSのメニューバーから会議をすぐに確認できるアプリです | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Easy!Appointments | セルフホスト型の予約管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 入園説明会が集中する10月から11月や、一時保育の需要が高まる長期休み前など、繁忙期の予約の動き方を洗い出します
- 電話を受ける窓口を事務所に一本化するか、各クラスでも受けられるようにするかを決め、誰が見ても分かる形で予約を記録する場所を一つにします
- 保育士の配置人数に応じた受け入れ上限を、クラスや時間帯ごとにシステムへ設定します
- 一時保育や見学会など頻度の高い予約から試しに使い始め、既存の連絡帳アプリとの役割分担を確認します
- 問題がなければ延長保育や体験保育など他の予約にも広げます
保育園・幼稚園の予約・受付、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
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保護者向けの連絡帳アプリにも予約機能がありますが、それでは足りませんか。
連絡帳アプリの予約機能は、お知らせの延長で作られていることが多く、保育士の配置人数に応じた受け入れ上限の管理や、複数の窓口からの重複受付を防ぐ仕組みまでは持たない場合があります。一時保育など人数管理が必要な予約には不十分なことがあります。
一時保育事業の自治体への報告には使えますか。
予約システムは園内での受付とダブルブッキング防止を目的にしたものなので、自治体向けの報告書式は別途Excelなどで集計する必要があります。予約の記録自体は集計の元データとして使えます。
電話での予約受付そのものをなくせますか。
乳児の急な発熱対応やお迎えが遅れる連絡など、電話での受け付けが残る場面は多くあります。電話をなくすよりも、受けた内容をその場で同じ場所に記録し、重複を防ぐ仕組みを整えるほうが現実的です。
保育園・幼稚園の他の業務
他の業種で予約・受付を見る: 介護事業所 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社 塾・スクール
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