保育園・幼稚園の事務システム｜連絡帳の外で増える業務を整える

事務で時間を取られている所

連絡帳への個別の返信、クラスだよりや献立のお便り作成、早番・遅番や延長保育を含めたシフトの調整、行事前の準備、写真販売の案内などが日々の負担になっています。加えて指導計画(週案・月案)や保育日誌の文章そのものを書く時間、保護者面談やクレームの記録を残す時間も、担任業務の合間に積み上がりやすい部分です。

専用ソフトが担う所と、その外側

コドモンやキッズリーのような連絡帳アプリは、連絡帳・お便り配信・写真販売・登降園管理といった保護者とのやり取りを広く担います。一方で、指導計画や保育日誌の文章作成、職員会議の議事録、研修記録、担任や職員が入れ替わる際の引き継ぎ、園内の文書の保管や検索は、アプリの外に残り続ける事務です。

制度・決まりで気をつける所

認可保育所では自治体への給付費の請求事務があり、指導監査では児童票や保育日誌、職員の資格証明などの書類整備が求められます。認定こども園は認定こども園法に基づく区分によって管理の扱いが変わり、認可外保育施設は指導監督基準に沿った記録の整備が求められます。保存期間や提出の細かな運用は自治体によって異なるため、確認を要します。

どの業務から手を付けるとよいか

保護者とのやり取りを担う連絡帳アプリはそのまま残し、園内だけで使うシフト管理や職員会議の議事録、担任の引き継ぎ、指導監査に備えた文書管理を自社のサーバーに移していく進め方が向いています。保護者の目に触れない事務から着手すると、運用を変える影響範囲が小さく始めやすくなります。

保育園・幼稚園の業務から選ぶ

勤怠管理タイムカードと紙のシフト表で、締め日の集計に時間を取られている 予約・受付電話予約の聞き取りとダブルブッキングに追われている 会議の議事録会議の議事録づくりに毎回30分以上かかり、結局書かれないまま流れる 問い合わせ対応問い合わせメールを個人の受信箱で受けていて、対応漏れ・二重返信が起きる 顧客管理顧客情報がExcelと個人の記憶に散らばっていて、担当が休むと止まる 請求書発行・集金請求書の作成・送付・入金確認が月末に集中し、回収漏れが怖い 社内の情報共有連絡が口頭とLINEと掲示板に分かれ、見た人と見ていない人が生まれる 書類の電子化・文書管理紙の書類とスキャンPDFが混在し、探す時間が積み上がっている 電子契約契約書の郵送・押印の往復で、着手が1週間遅れる マニュアル・手順書作業手順が人によって違い、新人教育のたびに同じ説明をしている 案件・工程管理どの案件がどこまで進んでいるか、担当者に聞かないと分からない 引き継ぎ・属人化対策その人しかできない仕事があり、退職のたびに知識が消える 現場記録・作業報告の集約現場からの報告が紙とLINEでばらばらに届き、集計や請求のたびに転記している

保育園・幼稚園の全体像（有名SaaSとの仕分け）はこちら

よくあるご質問

連絡帳アプリを導入していれば、ほかにシステムは必要ないのでは

連絡帳アプリは保護者とのやり取りを担う部分が中心で、指導計画や保育日誌、職員会議の議事録、シフト、担任の引き継ぎといった園内だけで使う事務はカバーしていないことが多いです。この部分をどう整理するかは、アプリとは別に考える必要があります。

指導監査で必要な書類をどう整理すればよいか

児童票や保育日誌、職員の資格証明などを電子化して検索できる状態にしておくと、監査時に該当の書類をすぐに取り出せます。保存期間や提出方法は自治体ごとに運用が異なるため、整理の仕組みを作る際に確認しておくとよいです。

担任や職員の入れ替わりが多く、引き継ぎがその都度大変になる

クラスの状況や保護者対応の経緯、行事の進め方などを個人の記憶やメモに頼らず、園として残しておく仕組みがあると、引き継ぎにかかる時間を減らせます。引き継ぎ・属人化対策のページで具体的な整え方を紹介しています。

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