塾・スクールの請求書発行・集金で押さえること
生徒ごとに金額が違う
同じコースでも兄弟で通えば割引があり、月の途中で欠席があれば振替授業の扱いが発生します。教材費や模試代が別立てで乗ることも多く、月謝台帳とは別に調整ルールを頭の中で持っている担当者が多いです。この個別調整を請求額に正しく反映させる作業が、毎月の請求書作成の負担になっています。
入金方法が複数ある
口座振替、銀行振込、現金での月謝袋など、保護者ごとに支払い方法が違う教室が少なくありません。振替は代行会社からの結果通知を待ち、振込は銀行のオンライン明細を目で確認し、現金は受け取った職員が記録する。方法ごとに確認のタイミングが違うため、入金済みかどうかの判断が月末に集中します。
退会・休会の請求調整
月の途中で退会や休会が決まると、その月の請求を止めたり、日割りにしたりする判断が必要です。すでに発行済みの請求書と実際の在籍状況がずれたまま保護者に送られてしまうと、問い合わせや訂正の手間が増えます。退会連絡を受けたタイミングで請求側にも反映する運用が求められます。
保護者への伝え方
請求書を紙で手渡しする教室もあれば、メールやLINEで送る教室もあります。きょうだいが同じ教室に通う場合はまとめて一通にしてほしいという要望もあり、送付方法や単位をどう揃えるかで、毎月の送付作業の手間が大きく変わります。
請求書発行・集金のシステムに要る機能
- 生徒・コースごとの月謝マスタ管理（兄弟割引や教材費込みの金額設定）
- 欠席・振替授業に応じた請求額の調整反映
- 季節講習や模試代などスポット費用の追加請求
- 請求書PDFの発行と保護者へのメール送付
- 口座振替・銀行振込・オンライン決済の入金消込
- 未収になっている生徒の一覧表示と催促連絡の記録
- 退会・休会に合わせた請求停止・日割り処理
- きょうだい分をまとめた請求書の発行
どこを何で持つか
口座振替代行や決済代行は専用サービスに任せる
保護者の銀行口座から月謝を自動で引き落とす口座振替の仕組みは、金融機関との契約や手続きが必要で、集金代行会社のサービスを使うのが一般的です。ここを自前で作る必要はなく、代行会社から届く結果データを請求管理側に取り込む運用にするのが現実的です。
請求書の発行と送付、入金の記録は自前で持てる
生徒ごとの月謝台帳に基づいて請求書PDFを作り、保護者にメールで送り、銀行振込やオンライン決済の結果を記録して消込む部分は、オープンソースや買い切りのシステムで十分に回せます。教室が増えても、生徒数が増えても仕組みを変えずに続けられます。
少人数の教室は紙や月謝袋のままでよい
生徒数が少なく、現金での月謝袋のやり取りで特に困っていない教室であれば、無理にシステム化する必要はありません。生徒数が増えて兄弟割引や振替の計算が複雑になってきたタイミングで見直すくらいで十分です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している請求書発行・集金向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
請求書発行・集金に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、請求書発行・集金に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Billing | 請求書をPDFで発行し、専用URLをメールで送って銀行振込やPayPalで支払ってもらうシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage PayLink | 注文を受けると請求書PDFが発行され、そのまま銀行振込やPayPalで決済まで進むページです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Send Invoice | 領収書のPDFを発行し、ダウンロード用のURLをメールで送るシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| odoo | ビジネスの成長を支援するためのオープンソースERPアプリケーションです。 | LGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Firefly III | 個人の財務管理および予算策定を行うためのマネジメントツールです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Akaunting | オンラインで利用可能な会計管理ソフトウェアです。 | Business Source License | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 現在の請求方法（現金・振込・口座振替）と、保護者ごとの支払いパターンを洗い出します
- 兄弟割引や欠席時の振替、教材費の扱いなど、金額に関わるルールを一覧にまとめます
- 新学期や季節講習の直前は避け、比較的生徒数の動きが少ない時期に導入します
- 請求書の送付方法が変わることを、保護者へ案内文やお便りで事前に伝えます
- 一部の学年やコースから試験運用し、問題がなければ全生徒に広げます
塾・スクールの請求書発行・集金、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
兄弟で通っている場合、請求書は別々に送るべきですか。
保護者が確認しやすいよう、きょうだい分をまとめて一通の請求書にする教室がよく見られます。別々に送ると保護者が見落としたり、合計金額が分かりにくくなったりするため、まとめ発行に対応できる仕組みにしておくと運用がしやすくなります。
欠席した月の月謝はどう扱えばよいですか。
教室ごとに振替授業で対応する、月謝自体は変えずに運用するなど考え方が分かれます。どちらの方針でも、欠席や振替の記録を請求額に正しく反映できるようにしておくことが、保護者からの問い合わせを減らすことにつながります。
保護者からLINEで請求内容を見たいと言われたら対応できますか。
請求書をPDFで発行してURLをメールで送る仕組みであれば、そのリンクをLINEで案内することも可能です。保護者が普段使っている連絡手段に合わせて送付経路を選べるようにしておくと、問い合わせの手間が減ります。
塾・スクールの他の業務
他の業種で請求書発行・集金を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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