美容室・サロンの書類の電子化・文書管理で押さえること
カルテと同意書は別物として扱う
予約や来店履歴と紐づくカルテは専用システムに任せ、パッチテストの結果やアレルギーの同意書、薬剤反応の記録は紙のまま残っていることが多いです。この同意書類だけを切り出して電子化し、顧客名と来店日で引き出せるようにしておくと、次回施術前の確認がすぐに済みます。
保健所関連の控えをまとめておく
美容所の開設や衛生管理に関して保健所へ提出した書類の控えは、点検や問い合わせの際にすぐ出せる状態にしておきたいものです。原本の保管場所とは別に、スキャンしたPDFを店舗の文書フォルダにも置いておくと、本店に確認の電話をかける手間が減ります。
スタッフの資格証・研修記録を電子化する
美容師免許証のコピーや、技術研修・衛生講習の受講記録は、スタッフの入退職や異動のたびに探し出すことになる書類です。スタッフ名でフォルダを分けて電子化しておくと、本部確認や店舗間の異動時にも対応しやすくなります。
仕入れ・取引先の書類を整理する
薬剤やシャンプー、物販商品の納品書・請求書は紙で届くことが多く、月末の支払い確認の時にまとめて探す店が目立ちます。仕入れ先ごと・月ごとにスキャンして並べておくと、支払いの照合がしやすくなります。
書類の電子化・文書管理のシステムに要る機能
- スマホのカメラで撮影した書類をそのままアップロードできる
- 顧客名・来店日・施術メニューで書類を検索できる
- 手書きの問診票でもOCRで文字を読み取り検索対象にできる
- 同意書やパッチテスト記録に保管期限・更新時期のラベルを付けられる
- スタッフごとに資格証・研修記録をフォルダで分けて管理できる
- 複数店舗を展開している場合に店舗間でファイルを共有できる
- スタッフと店長で見える範囲を分けるアクセス権限を設定できる
- 顧客別・書類種別でフォルダ階層を整理できる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
予約台帳と連動した顧客カルテの入力や来店履歴の管理は、サロン向けの予約・カルテ管理システムに任せたほうが施術中の操作もスムーズです。ホットペッパー等の集客サービスからの予約取り込みも、専用ソフト側の機能で十分対応できます。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
同意書やパッチテストの記録、スタッフの資格証、保健所関連の控え、仕入れ書類など、予約システムの外にある紙の書類は、自前の文書管理の仕組みで電子化して持つのに向いています。顧客名や書類の種類で検索できるようにしておくと、カルテとは別に確認したい場面でも探しやすくなります。
紙・Excelのままでよい部分
来店当日に顧客に記入してもらう問診票そのものは紙のままで構いません。記入後にスキャンして電子化し、原本は一定期間店舗で保管するという二段構えにしておけば、その場での記入のしやすさを変えずに済みます。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している書類の電子化・文書管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
書類の電子化・文書管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、書類の電子化・文書管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| localsend | 異なるデバイス間でファイルを送受信できるオープンソースのクロスプラットフォームアプリです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| paperless-ngx | スキャン、索引作成、アーカイブが可能な文書管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| filebrowser | 指定したディレクトリ内のファイルをブラウザ上で管理できるファイルマネージャーです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| PairDrop | セットアップや会員登録不要でファイルを送受信できるクロスプラットフォームツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| ownCloud | ファイル共有や同期機能を提供するownCloudのウェブサーバーコアです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| onionshare | Torネットワークを利用して安全かつ匿名にファイル共有やWebサイト公開ができるツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 今ある紙書類を、カルテ以外(同意書・資格証・保健所関連・仕入れ書類)に分けて洗い出す
- 新規に受け付ける同意書・問診票から電子化を始め、過去分は来店のタイミングで順次スキャンする
- 年末年始や成人式前など繁忙期を避けて、スキャン作業と運用の切り替えを進める
- スタッフ全員がスマホで書類を取り込める手順を決め、現場で試してもらう
- 複数店舗がある場合は、どの書類をどの店舗まで共有するか範囲を決める
美容室・サロンの書類の電子化・文書管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
顧客カルテは予約システムに入っているが、同意書も同じところに入れるべきですか?
予約や施術履歴と紐づくカルテは専用システムに任せ、パッチテストの同意書や資格証、保健所関連の控えなど予約システムの対象外の書類は、別に文書管理の仕組みを持って電子化するという分け方がやりやすいです。
紙の同意書は電子化したら処分してよいですか?
保健所関連の控えなど保管が必要な書類は、電子化した後も原本を一定期間残しておく店が多いです。処分してよいかどうか迷う書類は、電子化と原本保管を両方行っておくのが安全です。
複数店舗がある場合、書類はどう共有すればよいですか?
スタッフの資格証や研修記録など本部で一括確認したい書類は店舗間で共有し、各店舗の仕入れ書類など店舗ごとに閉じてよい書類はアクセスを分ける、という形にしておくと混在しにくくなります。
美容室・サロンの他の業務
他の業種で書類の電子化・文書管理を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社 塾・スクール
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