美容室・サロンの予約・受付で押さえること
電話とネット予約の突き合わせ
予約サイトと店頭での電話予約、LINEでのやり取りが並行して入ってくるため、同じ時間帯に別の予約が重なるダブルブッキングが起きやすくなります。施術中のスタッフが電話に出られず、折り返す間に席が埋まってしまうことも珍しくありません。
指名・担当者・席数の調整
指名のお客様が増えるほど、スタッフ個人の予約状況とサロン全体の席・設備の空き状況を同時に見る必要があります。カット台やシャンプー台、ネイルブース、エステ個室など、設備の数が席数の上限になるため、人の空きだけでは予約を確定できません。
施術時間の見積もりのばらつき
カラーやパーマ、ネイルのオフとアートなど、メニューによって施術時間が大きく変わり、同じメニュー名でも髪量や爪の状態で延びることがあります。見積もりがずれると、次の予約のお客様を待たせたり、逆に空き時間ができたりします。
予約変更・キャンセルの連絡
前日・当日の時間変更やキャンセルの連絡は電話や予約サイト経由で入り、受けた人がその場で台帳を直さないと、別のスタッフが古い予定のまま案内してしまいます。無断キャンセルが続く時間帯の把握も、現場の記憶頼みになりがちです。
予約・受付のシステムに要る機能
- 予約の空き状況を席・設備・スタッフ単位で同時に表示
- 電話・ネット予約・LINEからの予約を一つの台帳に集約
- メニューごとの標準施術時間を登録し、所要時間を自動計算
- ダブルブッキングを排他ロックで防ぐ仕組み
- 指名スタッフの稼働状況と空き時間の確認
- 予約変更・キャンセルの履歴記録
- 当日の来店予定一覧の出力・表示
- 顧客ごとの来店履歴と連携した予約確認
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
ホットペッパービューティーなどの予約サイトは、新規のお客様を呼び込む集客網としての役割が大きく、掲載をやめると来店数そのものが減るおそれがあります。ネット経由の新規予約の受け口は、当面は既存の予約サイトに置いたままにするのが現実的です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
自店の顧客台帳と予約の空き状況、スタッフ間の業務連絡は、自前のシステムに持つことができます。電話・LINE・店頭での予約をここに一本化しておけば、予約サイトの掲載を減らしても、常連のお客様の予約と来店管理は自店で回せるようになります。
紙・Excelのままでよい部分
当日の施術メモや簡単な申し送りなど、その日限りで消えてよい情報は、受付台の手書きメモのままでも大きな支障はありません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している予約・受付向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
予約・受付に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、予約・受付に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Reserve | ダブルブッキングを排他ロックで防ぐ、サロン・クリニック・士業向けの予約受付システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Cal.com | あらゆるユーザー向けのスケジューリング基盤を提供するアプリケーションです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| QloApps | ホテル運営を丸ごとオンライン化するオープンソースのホテル管理・予約システムです。PMS・予約エンジン・ホテル公式サイトが1つになっています。 | OSL-3.0 | 多言語対応(PrestaShopベース)。日本語UIの翻訳範囲は導入時に要確認。 | — |
| OpenEMR | 世界で広く使われているオープンソースの電子カルテ（GPL-3.0）。予約・カルテ・請求を扱いますが、日本の保険診療のレセプトには対応していません。 | GPL-3.0 | 多言語対応。日本語翻訳は部分的。 | — |
| MeetingBar | macOSのメニューバーから会議をすぐに確認できるアプリです | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Easy!Appointments | セルフホスト型の予約管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 現在、電話・ネット予約サイト・LINE・店頭のどこから予約が入っているかを洗い出す
- メニューごとの標準施術時間とスタッフ・席・設備の対応関係を一覧にする
- 自前の予約台帳に、既存の予約サイト経由の予約も合流させる運用を決める
- 繁忙期（年末年始や成人式前など）を想定し、予約が集中する時間帯の表示を確認する
- 受付担当が交代しても同じ台帳を見られるよう、スタッフ間で使い方をすり合わせる
美容室・サロンの予約・受付、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
ホットペッパービューティーをやめて自前の予約システムだけにできますか？
新規のお客様の多くが予約サイト経由で来店している場合、掲載をやめると新規流入が減るおそれがあります。常連のお客様の予約を自前のシステムに移し、予約サイトは新規集客用として残す形がよく見られます。
指名制のサロンでも席の空き管理はできますか？
できます。スタッフごとの予約状況に加えて、カット台やシャンプー台、個室の数を上限として登録しておけば、指名が埋まっていなくても席が満席なら予約を受けられない、という判断ができます。
施術時間の見積もりがずれるのはシステムで解決できますか？
メニューごとの標準時間をもとにした目安の提示はできますが、髪量や爪の状態による個人差までは自動では読み切れません。延びやすいメニューには余裕を持った時間をあらかじめ設定しておくと、後ろの予約への影響を抑えられます。
美容室・サロンの他の業務
他の業種で予約・受付を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社 塾・スクール
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