美容室システム｜予約の外側にある顧客台帳と申し送りを整える

時間を取られている所

電話・LINE・ホットペッパー予約・サロン専用アプリと予約の入口が複数あり、ダブルブックの確認や空き時間の調整に手間がかかります。また、顧客の体質やアレルギー、過去の施術内容といった細かな情報が担当スタイリストの手帳や記憶に留まり、他のスタッフが接客する際に聞き直しが発生しがちです。LINE公式アカウントでのやり取りが増え、既読のまま返信が遅れることも負担になります。

業界の専用ソフトが担う所と、その外側に残る事務

サロンアンサーやビューティーメリットなどの専用ソフトは、予約受付・顧客カルテ・レジ会計・ポイント管理までを一体で扱います。一方で、集客サイトの予約データと自店の顧客台帳をどう結びつけるか、スタッフ間の申し送りやシフトの調整、シャンプーやカラー剤などの商材の在庫・発注、新人スタッフへの接客・施術マニュアルの整備は、専用ソフトの範囲外として残ります。

制度・決まりで気をつける所

美容室の開設には美容師法に基づく保健所への届け出と、美容師免許を持つ者の配置が必要です。ネイルサロンやエステサロンは施術内容によって美容師法上の「美容」に当たらないとされる場合があり、美容所としての届け出が不要になることがあります。いずれの業態でも、顧客カルテに含まれる体質やアレルギーなどの情報は個人情報として扱い、保管・共有の範囲を決めておく必要があります。

どの業務から手を付けるとよいか

まず取り組みやすいのは、ホットペッパーなどの集客サイトに依存している顧客情報を、自店の顧客台帳として別に持つことです。これにより掲載費への依存を下げられます。次に、スタイリストごとに属人化している申し送りやカルテの引き継ぎを電子化すると、担当者が不在でも接客の質が落ちにくくなります。予約の一元管理は専用ソフトの導入状況に応じて後回しにしても構いません。

美容室・サロンの業務から選ぶ

勤怠管理タイムカードと紙のシフト表で、締め日の集計に時間を取られている 予約・受付電話予約の聞き取りとダブルブッキングに追われている 問い合わせ対応問い合わせメールを個人の受信箱で受けていて、対応漏れ・二重返信が起きる 顧客管理顧客情報がExcelと個人の記憶に散らばっていて、担当が休むと止まる 請求書発行・集金請求書の作成・送付・入金確認が月末に集中し、回収漏れが怖い 社内の情報共有連絡が口頭とLINEと掲示板に分かれ、見た人と見ていない人が生まれる 書類の電子化・文書管理紙の書類とスキャンPDFが混在し、探す時間が積み上がっている 電子契約契約書の郵送・押印の往復で、着手が1週間遅れる マニュアル・手順書作業手順が人によって違い、新人教育のたびに同じ説明をしている 案件・工程管理どの案件がどこまで進んでいるか、担当者に聞かないと分からない 引き継ぎ・属人化対策その人しかできない仕事があり、退職のたびに知識が消える 商圏分析・出店判断出店や営業エリアの判断が、経験と勘に頼ったままになっている 現場記録・作業報告の集約現場からの報告が紙とLINEでばらばらに届き、集計や請求のたびに転記している

美容室・サロンの全体像（有名SaaSとの仕分け）はこちら

よくあるご質問

ホットペッパービューティーの予約と自店の顧客台帳は別に持つ必要がありますか。

集客サイトの予約データだけに頼ると、サイトの掲載費や規約変更に経営が左右されやすくなります。予約の入口としては使い続けつつ、来店した顧客の情報は自店の顧客台帳にも記録しておくと、連絡や再来店の案内を自前で行えるようになります。

ネイルサロンやエステサロンも美容所の届け出が必要ですか。

美容師法上の「美容」に当たる施術を行わない場合は、美容所としての届け出が不要になることがあります。ただし施術内容によって扱いが異なるため、開業時には管轄の保健所に確認しておくことをお勧めします。

顧客カルテの体質やアレルギー情報はどう管理すればよいですか。

施術に必要な範囲の個人情報として、誰が閲覧できるかと保管期間をあらかじめ決めておくことが基本です。専用ソフトのカルテ機能を使う場合でも、退職したスタッフのアクセス権限を外すなど、人の入れ替わりに合わせた見直しが必要です。

記載のサービス名・製品名は各社の商標または登録商標です。

美容室・サロンのITを、業務ごとに安くする。