IT・Web制作会社の請求書発行・集金で押さえること
検収完了と請求のタイミング
Web制作やシステム開発では、納品後に検収期間を経てから支払いが確定する契約が一般的です。検収完了の連絡が営業やプロジェクトマネージャーの手元で止まっていると、事務担当は請求書を出すタイミングが分からず、月末にまとめて確認する羽目になります。検収完了のステータスと請求書発行を結び付けておくことが欠かせません。
着手金・中間金・納品時の分割請求
受託案件は契約時に着手金、工程の中間、検収後の請求という分割払いを設定することが多く伺います。案件ごとに金額の割合や時期が異なるため、どの案件がどの段階まで請求済みかを一覧で把握できないと、請求漏れや二重請求が起きやすくなります。
保守契約の月次請求との混在
受託開発の単発請求と並行して、保守・運用契約の月次請求が発生します。単発の請求と毎月同額の請求が同じ事務担当の手元で混在すると、どちらかの送付を忘れてしまうことが起きやすく、毎月同じ作業を手作業で繰り返す負担も大きくなります。
入金確認と催促の判断
銀行振込での支払いが中心のため、入金確認はネットバンキングの明細と請求書を目で突き合わせる作業になりがちです。案件数が増えると月末に確認作業が重なり、支払いが遅れた案件にいつ、誰が催促の連絡を入れるかを決めておかないと、連絡が後回しになったまま放置されやすくなります。
請求書発行・集金のシステムに要る機能
- 案件ごとの請求ステータス管理(未請求・請求済・入金確認済)
- 着手金・中間金・納品時請求の分割管理
- 保守契約の月次請求書の定型発行
- 請求書・見積書のPDF作成とメール送付
- 銀行振込・PayPalなど決済方法ごとの消込記録
- 未入金案件の一覧表示と催促タイミングの管理
- 顧客ごとの支払いサイト(発行日から何日後払いか)の登録
- 検収完了ステータスと請求書発行の連動
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
日々の仕訳や税務申告に関わる帳簿処理は、会計基準に沿って更新され続ける会計ソフトに任せたほうが安心です。請求書発行システムで作った請求データは、最終的に会計ソフト側に取り込んで帳簿に反映する形が現実的です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
請求書の発行・送付・決済ページの作成は、案件管理や顧客管理と一体で動かしたい部分です。ソースコードが手に入る製品であれば、着手金・中間金・納品時請求といった自社特有の分割請求のルールや、保守契約の月次請求の形をそのまま改造して組み込むことができ、改造した内容は自社の資産として残ります。
紙・Excelのままでよい部分
案件数がまだ数件程度で、請求先も限られている間は、Excelで請求書の発行履歴と入金チェックの一覧を作るだけでも十分に回ります。案件数が増え、分割請求や保守契約の請求が重なってきた段階で仕組み化を検討すれば足ります。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している請求書発行・集金向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
請求書発行・集金に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、請求書発行・集金に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Billing | 請求書をPDFで発行し、専用URLをメールで送って銀行振込やPayPalで支払ってもらうシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage PayLink | 注文を受けると請求書PDFが発行され、そのまま銀行振込やPayPalで決済まで進むページです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Send Invoice | 領収書のPDFを発行し、ダウンロード用のURLをメールで送るシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| odoo | ビジネスの成長を支援するためのオープンソースERPアプリケーションです。 | LGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Firefly III | 個人の財務管理および予算策定を行うためのマネジメントツールです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Akaunting | オンラインで利用可能な会計管理ソフトウェアです。 | Business Source License | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 今の請求書発行の流れ(Excelや会計ソフトのテンプレートでの作成、送付、入金確認の手順)を書き出し、月末に集中している作業を洗い出します。
- 案件ごとの請求ルール(着手金・中間金・納品時請求、保守契約の月次請求)を整理し、どの段階でいくら請求するかを一覧にします。
- 繁忙期を避けた時期に、数件の案件で請求書発行システムを試験的に使い、検収完了から請求書発行までの流れを確認します。
- 入金確認の運用(誰が銀行の明細を確認し、誰が消込を記録するか)を決め、未入金案件への催促のタイミングも合わせて決めます。
- 問題がなければ保守契約の月次請求も含めて全案件に広げ、営業・プロジェクトマネージャーと事務担当の間で請求状況を共有する仕組みにします。
IT・Web制作会社の請求書発行・集金、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
検収完了前に請求書を送ってしまうことがありますが、防ぐ方法はありますか。
案件の検収完了というステータスと請求書発行を連動させる運用にすれば、検収完了の記録がない案件は請求書を発行できないようにできます。営業やプロジェクトマネージャーが検収完了を記録するタイミングを事務担当と揃えておくことが前提になります。
保守契約の月次請求は自動化できますか。
保守契約のように毎月同じ金額を請求する契約は、宛先や金額をあらかじめ登録しておけば、毎月の発行作業を定型化できます。単発の受託案件の請求とは別の扱いとして管理しておくと、送付漏れが起きにくくなります。
銀行振込以外の決済方法にも対応できますか。
導入するシステムによって対応する決済方法は異なります。オープンソースの請求書発行システムは銀行振込とPayPalへの対応が一般的で、それ以外の決済方法を増やしたい場合はソースコードの改造が必要になります。
IT・Web制作会社の他の業務
他の業種で請求書発行・集金を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
記載のサービス名・製品名は各社の商標または登録商標です。本ページは当社が独自にまとめた情報であり、各提供元が監修するものではありません。
