IT・Web制作会社の予約・受付で押さえること
電話での聞き取りがその場で終わらない
新規の相談電話では、作りたいサイトやシステムの内容、予算感、希望の時期などをその場で聞き取ります。要件が固まっていない相談ほど聞き取りに時間がかかり、その間に次の電話や来客の予約が重なってしまうことがあります。聞いた内容をメモに残す手間も、担当者によってばらつきが出やすいところです。
ディレクター・エンジニアの予定がそれぞれ別管理
受託制作の現場では、案件ごとにディレクター、デザイナー、エンジニアの組み合わせが変わります。電話を受けた人がメンバー全員の予定をその場で把握しているとは限らず、後から担当者に確認して初めて予定が埋まっていたと分かり、調整し直す手間が生まれます。
相談・定例・保守訪問が同じ窓口に混在
新規の相談、進行中の案件の定例打ち合わせ、納品後の保守対応の訪問依頼が、同じ電話窓口やメールアドレスに届きます。種類の違う予約が混ざると、どれを優先して確保すべきかの判断が担当者の感覚に頼りがちになり、対応が後手に回ることがあります。
常駐・客先訪問中の担当者の予定が見えない
エンジニアやディレクターが客先に常駐していたり、打ち合わせのために外出していることが多く、電話を受けた事務の担当者がその場で空き時間を確認できません。本人への確認待ちで予約の返答が後回しになり、顧客を待たせてしまいます。
予約・受付のシステムに要る機能
- 複数担当者（ディレクター・デザイナー・エンジニア）の予定を一覧できる
- 同じ時間帯への重複登録を防ぐ排他制御（ダブルブッキング防止）
- 電話で聞いた要件や希望日時をメモとして予約に残せる
- Webフォームからの打ち合わせ予約受付（候補日の提示と選択）
- どの案件の打ち合わせかを分かるよう紐付けできる
- 予約前日・当日のリマインド送信（担当者・顧客双方へ）
- Google Calendar等の既存カレンダーとの同期
- 来社・客先訪問・オンラインの別を記録できる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
オンライン会議のURL発行や、候補日をいくつか出して相手に選んでもらう日程調整だけであれば、Calendlyのような日程調整サービスやZoom・Google Meetの予定機能で十分に間に合います。社外の相手に見せる画面の使いやすさも、専用サービスのほうがこなれています。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
ダブルブッキングを防ぐ排他制御や、予約と案件管理をひも付ける部分は、自社の案件の流れに合わせて育てていきたいところです。ソース付きのオンプレミス製品であれば、自社仕様に合わせて改造した内容がそのまま自社の資産として残ります。
紙・Excelのままでよい部分
社内の数名だけで予定を共有する段階であれば、共有のExcel表やホワイトボードでも足ります。案件数が増え、担当者の組み合わせが複雑になってきたら、仕組みを見直すタイミングです。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している予約・受付向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
予約・受付に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、予約・受付に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Reserve | ダブルブッキングを排他ロックで防ぐ、サロン・クリニック・士業向けの予約受付システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Cal.com | あらゆるユーザー向けのスケジューリング基盤を提供するアプリケーションです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| QloApps | ホテル運営を丸ごとオンライン化するオープンソースのホテル管理・予約システムです。PMS・予約エンジン・ホテル公式サイトが1つになっています。 | OSL-3.0 | 多言語対応(PrestaShopベース)。日本語UIの翻訳範囲は導入時に要確認。 | — |
| OpenEMR | 世界で広く使われているオープンソースの電子カルテ（GPL-3.0）。予約・カルテ・請求を扱いますが、日本の保険診療のレセプトには対応していません。 | GPL-3.0 | 多言語対応。日本語翻訳は部分的。 | — |
| MeetingBar | macOSのメニューバーから会議をすぐに確認できるアプリです | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Easy!Appointments | セルフホスト型の予約管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- まず電話や問い合わせで受けている予約を、新規相談・既存案件の定例・保守訪問の3種類に分けて書き出します。
- 見積もり締切前や年度末など、相談や打ち合わせの予約が集中する時期を確認しておきます。
- 予約と案件管理をどこまで紐付けるか、どの案件のどの打ち合わせかが分かればよいのか範囲を決めます。
- 常駐や客先訪問が多い担当者から先に、カレンダーの共有と予約の反映を試します。
- 電話対応の事務担当者が実際に予約を入れてみて、聞き取りからダブルブッキング防止までの流れを確認します。
IT・Web制作会社の予約・受付、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
既存で使っているGoogleカレンダーと連携できますか。
多くの予約・受付システムはGoogle CalendarなどとのCalDAV連携に対応しています。担当者が普段使っているカレンダーと同期できれば、新しい画面を覚える負担を減らせます。
電話でその場で日時が決まらない相談はどう扱えばよいですか。
仮の予約として一旦登録し、担当者の空き時間が確認できた時点で確定に切り替える、という二段階の運用にしておくと、電話口での即答を無理に求めずに済みます。
客先に常駐しているエンジニアの予定も一元管理できますか。
本人のカレンダーを同期する形にしておけば、事務所にいなくても予定は反映されます。常駐先の予定を別のカレンダーで管理している場合は、どの予定を見せるかをあらかじめ決めておくと混乱が減ります。
IT・Web制作会社の他の業務
他の業種で予約・受付を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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