IT・Web制作会社の顧客管理で押さえること
商談から保守までの履歴が分散
新規の問い合わせから見積り、受注、納品後の保守まで、同じ顧客と何年も付き合うのが受託制作の特徴です。しかし提案書はパソコンのフォルダ、やり取りはメールやチャット、契約条件は紙の控えと、情報がばらばらの場所に残りがちです。次に動くときに過去の経緯をたどるだけで時間がかかります。
保守契約の更新期限を見落とす
ホームページやシステムの保守契約には、ドメインやサーバー、SSL証明書の更新期限がつきものです。これらの期限を担当者個人の記憶やスプレッドシートの端に書いたメモだけで管理していると、確認を忘れたまま期限が過ぎてしまうことがあります。顧客ごとの期限が一覧で見えないと、抜け漏れに気づくのも遅れます。
見積り・提案資料が個人のPCに残る
受託案件では見積り直しや提案資料の作り直しが何度も発生します。最新版がどれか、過去にいくら出したかが担当者のパソコンにしかない状態だと、他の人が引き継いだときに同じ顧客に違う条件を出してしまう恐れがあります。顧客ごとに資料のやり取りをひとまとめにしておく必要があります。
担当者の異動・退職で窓口が止まる
小規模な制作会社ほど、顧客ごとに窓口となる担当者が一人で抱えていることが多いです。その担当者が休職や退職で抜けると、過去の経緯や保守の約束事を知る人がいなくなり、顧客からの問い合わせに答えられなくなります。顧客管理を個人任せにしないことが、事業の継続にそのまま関わってきます。
顧客管理のシステムに要る機能
- 顧客ごとに商談・提案・受注までの履歴を時系列で残せる
- 保守契約の更新日やドメイン・サーバーの期限をアラートできる
- 見積り・提案書のファイルを顧客レコードに紐づけて保存できる
- 既存顧客の保守状況と新規商談の進捗を分けて一覧できる
- メールやチャットでのやり取りを顧客ごとにまとめて確認できる
- 担当者の引き継ぎメモを顧客ごとに残せる
- 顧客ごとの過去の制作実績（サイトURLやCMSの種類など）を記録できる
- 複数担当者が同じ顧客情報を同時に見られる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
ドメインやサーバーの契約そのものはレジストラやホスティング会社の管理画面で行うものなので、そこを顧客管理システムに取り込む必要はありません。見積りから請求書への変換や集金は請求ソフトの領域です。顧客管理システムは、いつ何を結んでいつ更新が来るかという『期限』を持つだけで十分です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
商談履歴、提案書の紐づけ、保守契約の期限、担当者の引き継ぎメモといった、自社の商談の進め方そのものに関わる部分は、自分たちで持つ価値があります。ソース付きで自社サーバーに置けるものなら、提案ステージの名前や項目を自社の仕事の流れに合わせて改造でき、担当が変わっても同じ画面で引き継げます。
紙・Excelのままでよい部分
商談前の社内アイデアメモや、打ち合わせ中に手書きで取ったラフなメモ程度は、わざわざシステムに起こす必要はありません。顧客との窓口情報や保守の約束事のように、後から誰かが見返す可能性があるものだけを一元化すれば十分です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している顧客管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
顧客管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、顧客管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| EspoCRM | EspoCRMを日本語で使うための案内。顧客、商談、活動、メール、ワークフローを自社サーバーで管理できます。日本語UIは公式配布に収録。導入手順、ライセンス、項目追加のカスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 公式配布に日本語UIを収録。 | 触れる |
| Krayin CRM | Krayin CRMを日本語で使うための案内。当社が2,066キーを日本語化して本家へ提出しました。Laravel製で顧客・リード・商談・活動を管理できます。導入手順、ライセンス、カスタマイズ相談まで。 | MIT | Kurageが2,066キーを日本語化し本家へ提出。 | 触れる |
| Kurage AI Meishi Analysis | スマホで名刺を撮るとAIが12項目を読み取って下書きし、人が承認した分だけ台帳へ入る名刺管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage CRM Agent | 日報を投げるとAIが顧客記録の下書きを作り、人が承認した分だけ台帳に入るCRMです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Deal Desk | 顧客のメールアドレスごとに、商談をAIに相談し、記録を残し、かんばんで状況を管理する案件管理・商談管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Twenty | AI向けに設計されたSalesforceのオープンソース代替CRMです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | 触れる |
導入の進め方
- Excelや名刺、メールに散らばっている既存顧客の情報を、まず保守契約があるかどうかで仕分けする
- 保守契約のある顧客を優先してシステムに移し、更新期限だけでも先に登録する
- 新しい見積り・提案が出た商談から、システム上でやり取りを記録する運用に切り替える
- 案件の納期が落ち着いた時期に、過去の提案書や契約書をまとめて移行する
- 担当者が変わるときに何を書き残すか、引き継ぎメモの項目を決めて運用を定着させる
IT・Web制作会社の顧客管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
案件の進行管理（工程管理）と顧客管理は同じシステムでまとめるべきですか
分けて考えるのがおすすめです。顧客管理は商談の経緯や保守契約の期限といった窓口の情報を持つもので、制作の進行やタスクの管理とは性質が違います。両方を一つにすると項目が増えすぎて使いづらくなるので、別々に持って顧客IDなどで紐づける形が扱いやすいです。
保守契約のある既存顧客と、まだ受注していない新規の商談先を同じ画面で管理できますか
できます。進捗の段階を『商談中』『受注』『保守中』のように分けておけば、新規営業と既存顧客の保守対応を同じシステムの中で見分けて管理できます。
今あるExcelの顧客リストはそのまま使えますか
項目を整えれば取り込める場合が多いです。社名、担当者名、やり取りの履歴、保守契約の期限といった列に整理しておくと、移行時の手間が少なくなります。
IT・Web制作会社の他の業務
他の業種で顧客管理を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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