IT・Web制作会社の名刺管理で押さえること
名刺が属人化しやすい理由
ディレクター・エンジニア・営業がそれぞれ別の相手と名刺交換するため、誰がどの経緯で知り合ったかは個人の頭の中にしか残らないことがよくあります。担当者が変わると、同じ相手に二重に営業をかけてしまったり、過去のやり取りを一から確認し直すことになったりします。
名刺交換が案件につながる機会を逃す
展示会や勉強会、取引先からの紹介で交換した名刺が、そのまま箱や名刺入れにしまわれ、再提案や新規の問い合わせにつながる前に忘れられてしまうことがあります。制作会社は紹介や人のつながりから案件が生まれることが多いため、名刺が放置されることは営業の入り口を自分から閉じてしまうことに近い状態です。
名刺台帳と案件管理の連携
Web制作、システム開発、保守運用など窓口となる担当者が案件ごとに異なるため、名刺の情報だけを単独で管理していても、どの案件の誰と結びついているのかが分かりにくくなります。名刺台帳に案件名や商談の経緯を一緒に残し、案件管理の記録と行き来できるようにしておくと、過去の経緯を確認しながら次の提案を考えやすくなります。
退職・異動での引き継ぎ漏れ
ディレクターやエンジニアが退職や異動をすると、その人が交換した名刺や、名刺交換の際に聞いた案件の背景が一緒に失われてしまうことがあります。名刺を個人の持ち物として扱うのではなく、会社として登録する仕組みにしておくと、担当が変わっても過去の経緯を引き継ぎやすくなります。
名刺管理のシステムに要る機能
- 名刺をスマホで撮影するだけで台帳に登録できる
- 会社名・部署・役職・氏名・電話・メールなどの項目を自動で読み取る
- 読み取り結果を人が確認してから登録する承認の仕組みがある
- 名刺交換した際の案件名や商談の経緯をメモとして残せる
- 社内の誰がどの相手と名刺交換したかを検索できる
- 案件管理や顧客管理の情報と名刺台帳を紐づけられる
- 同じ相手と複数回名刺交換した場合に重複登録を防げる
- 退職者が持っていた名刺の情報を会社の台帳として残せる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
名刺のOCR精度の高さだけを求めるなら、クラウド型の名刺管理サービスでも十分なことが多いです。展示会に出展する機会が少なく、名刺交換の件数自体が多くない制作会社であれば、無理に自社でシステムを持たず、既存のサービスをそのまま使う選択も現実的です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
名刺台帳と案件管理・顧客管理をどう結びつけるかは、会社ごとに窓口の分け方や案件の呼び方が違うため、既製のサービスだけでは合わせきれないことがあります。ソースコード付きでオンプレミスに置ける製品であれば、自社の案件管理の形に合わせて項目や連携先を直せますし、その改造はそのまま自社の資産として積み重なっていきます。
紙・Excelのままでよい部分
展示会や勉強会で一時的に受け取った名刺の束を、イベントの直後にすべて登録する必要はありません。商談につながりそうなものだけを先に台帳へ入れ、残りは落ち着いたタイミングでまとめて処理する、という扱いで十分です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している名刺管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
名刺管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、名刺管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage AI Meishi Analysis | スマホで名刺を撮るとAIが12項目を読み取って下書きし、人が承認した分だけ台帳へ入る名刺管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
導入の進め方
- まず営業・ディレクター・エンジニアそれぞれの手元や引き出しに散らばっている名刺を一度集める
- 過去の名刺をすべて遡って登録するのではなく、これから受け取る名刺から運用を始める
- 試験運用でAIの読み取り精度と、承認にかかる手間を確認する
- 案件管理システムとの連携方法を決める(名刺台帳に案件名を手入力するか、システム間でつなぐか)
- 提案書作成や納期対応が重なる繁忙期を避けて、全社での運用に切り替える
IT・Web制作会社の名刺管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
名刺交換の件数がそれほど多くない制作会社でも、名刺管理システムは必要ですか
件数が少なくても、誰がいつどの経緯で名刺を交換したかが会社として分からなくなる点は同じです。展示会や紹介のきっかけを案件につなげたいのであれば、件数の多さよりも、台帳として残す仕組みがあるかどうかの方が重要です。
エンジニアが技術イベントで交換した名刺も、営業の名刺と同じ台帳に入れるべきですか
入れておくことをお勧めします。技術イベントでの名刺交換が、後から採用や協業、下請けの相談につながることもあるため、営業・ディレクター・エンジニアの名刺を分けずに一つの台帳にまとめておくと、後から案件に結びつけやすくなります。
名刺台帳は案件管理システムとどう連携させればよいですか
名刺台帳側に案件名や商談の経緯をメモとして残し、案件管理システム側から名刺の情報を参照できるようにしておくと、どちらを先に見ても経緯が追えます。システム間を自動連携させるか、担当者が手動で紐づけるかは、案件の件数や更新の頻度に応じて決めるとよいでしょう。
IT・Web制作会社の他の業務
他の業種で名刺管理を見る: 建設・工務店 不動産会社 広告代理店・マーケ会社 士業 製造業・町工場 卸売・商社 人材紹介・派遣 葬祭業
記載のサービス名・製品名は各社の商標または登録商標です。本ページは当社が独自にまとめた情報であり、各提供元が監修するものではありません。
