IT・Web制作会社の会議の議事録で押さえること
要件定義の記録は仕様書の下書きになる
クライアントとの要件定義や仕様確認の場で決まった内容は、そのまま仕様書や見積りの前提になります。議事録が残っていないと、後から「その機能は入っていたはずだ」という食い違いが起こりやすく、確認の往復に時間を取られます。
週次の進行会議は決定事項の積み重ね
クライアントとの定例進行会議では、進捗報告よりも「どちらの仕様で進めるか」「いつまでに何を返すか」といった決定が積み重なっていきます。この積み重ねを残さないと、終盤になって以前の合意を遡って確認する手間が発生します。
社内の設計レビューは技術的な判断の記録
設計レビューや実装方針の打ち合わせでは、なぜその構成を選んだかという理由が口頭だけで流れてしまいがちです。担当者が変わったときに、同じ議論をもう一度やり直す羽目になります。
オンライン会議は録音が残っているのに文字化されない
Zoomなどで会議を録画・録音していても、見返す時間がなく結局活用されないままになっていることが多いです。録音という素材はあるのに、議事録という形に起こされていないという状態です。
会議の議事録のシステムに要る機能
- 会議の録音・録画ファイルをアップロードできる
- 音声を自動で文字起こしする
- 文字起こしからAIが議事録の下書きを作る
- 担当者が内容を確認・修正してから確定させる承認の仕組み
- 案件・クライアントごとに議事録を分けて保管できる
- 決定事項と宿題(タスク)を本文から抜き出して一覧にできる
- 過去の議事録をキーワードで検索できる
- 確定前の下書きと確定後の議事録を区別して管理できる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
Web会議そのものの録画・録音はZoomやGoogle Meetなど使っているツールの機能で十分です。設計の議論に使うホワイトボードやFigmaのコメント機能も、専用のものをそのまま使う方が手間がかかりません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
録音から文字起こし、AIによる下書き作成、人による承認までの一連の流れは、案件管理や顧客管理と同じように自社で持っておきたい部分です。ソース付きの買い切り製品であれば、確定した議事録の形式や承認の流れを自社の仕事のやり方に合わせて直し続けられます。
紙・Excelのままでよい部分
社内でのちょっとした立ち話や、席でのすぐに終わる確認は、簡単なメモやチャットの履歴で十分です。議事録として残すべき会議かどうかを最初に分けておくことが肝心です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している会議の議事録向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
会議の議事録に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、会議の議事録に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage AI MOM | 会議の録音をアップすると、同じサーバーのwhisper.cppが文字起こしし、AIが議事録の下書きを作り、人が承認したものだけが確定議事録になるシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
導入の進め方
- 要件定義の打ち合わせやクライアントとの定例進行会議など、議事録を残すべき会議をまず決める
- オンライン会議は録画・録音の設定を確認し、対面での打ち合わせはICレコーダーなど録音の手段を用意する
- 受注が立て込む時期は会議数も増えるため、担当者だけで試験的にAI下書き→承認の流れを使ってみる
- 案件ごとに議事録を紐づけて蓄積し、過去の決定を見返せる状態にする
- 確定した議事録を誰が承認するかを決めておき、担当者が不在でも流れが止まらないようにする
IT・Web制作会社の会議の議事録、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
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クライアントとの打ち合わせを録音してもよいのでしょうか。
録音すること自体は一般的に行われていますが、相手に録音する旨を伝えて了承を得ておくのが安心です。議事録として共有する前提であれば、会議の冒頭で一言添えておくとよいでしょう。
文字起こしの精度はどの程度期待できますか。
専門用語や固有名詞は誤認識されることがあるため、AIが作った下書きをそのまま使わず、担当者が確認してから確定させる前提で運用します。この確認の手間自体は、ゼロから書き起こす手間よりは小さくなります。
案件管理システムとは別に議事録の仕組みを持つ必要がありますか。
決定事項やタスクを案件の進行とつなげたい場合は、別々に持つより連携させたいところです。自社で改造できる道具同士であれば、後からその連携を自社の都合で作り込んでいけます。
IT・Web制作会社の他の業務
他の業種で会議の議事録を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社 塾・スクール
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