IT・Web制作会社の社内の情報共有で押さえること
案件単位の体制が情報を分断する
受託制作・開発では案件ごとにチームが組まれるため、同じ会社の中でも案件Aで決まった進め方や表記ルールが、別の案件を担当するメンバーには共有されません。ディレクターが口頭で受けた仕様変更をチャットに書き込み忘れると、デザイナーとエンジニアの間で認識がずれたまま作業が進んでしまいます。
連絡手段が口頭・LINE・掲示板に分散する
社内の指示はLINE、クライアントとのやり取りはメール、全体への告知は休憩室の掲示板やホワイトボードといった具合に、案件や相手によって使う手段が変わります。どの連絡を見ればよいか決まっていないため、休んでいた人やリモートワーク中の人は、自分からすべてのチャネルを確認しない限り情報を取り残されます。
仕様変更・納期変更が記録に残らない
打ち合わせの場や電話で決まった仕様変更や納期の調整は、議事録として残さなければ口頭の記憶だけが頼りになります。後日「そう聞いていない」「言ったはずだ」という行き違いが起き、手直しや納期のずれ、クライアントへの説明のやり直しにつながることがあります。
常駐メンバーとリモートワークの混在
クライアント先に常駐しているメンバーと、自社オフィスやリモートで働くメンバーが混在する案件では、オフィスの掲示板や朝礼だけでは全員に情報が届きません。常駐先から戻ったときに、社内の方針変更や休暇の調整といった連絡を自分で追いかけて確認する手間が生まれます。
社内の情報共有のシステムに要る機能
- 案件ごとにチャンネルやスレッドを分けて会話を残せる
- 既読・未読が分かり、見ていない人に気づける
- カレンダーで納期や打ち合わせの予定を共有できる
- 決定事項や仕様変更のやり取りを検索して後から追える
- 手書き風のホワイトボードで画面構成やワイヤーフレームを共有できる
- ファイルやデザインデータを保管・共有できる
- スマホでも通知を受け取れ、常駐先や出先から確認できる
- 仕様の表記ルールやノウハウをWiki的に書き残せる
どこを何で持つか
開発工程そのものの管理は専用サービスに任せる
ソースコードの管理やタスクの進行管理、デザインデータへのコメント機能などは、普段使っている開発用のサービスに任せたほうが仕事になじみます。社内の情報共有は、それとは別に、案件を横断して全員が見られる場所として用意するのが向いています。
社内の連絡・ナレッジはオープンソースや買い切りの道具で持つ
チャットでの連絡、スケジュールの共有、仕様メモの蓄積といった社内の情報共有は、自社で手を入れられる道具で持つと、使い方が固定化しても自分たちで直せます。案件管理や顧客管理と同じように、ソース付きのオンプレミス製品であれば、自社の運用に合わせて手を加えた分がそのまま資産になります。
座席表や簡単な掲示はExcel・紙のままでよい
来客対応のメモやオフィスの座席表、避難経路といった、更新が少なく確認する人数も限られる掲示物は、これまで通り紙やExcelのままで構いません。無理にシステム化せず、仕様変更や納期のように頻繁に変わり、見落としが困る連絡だけを情報共有の仕組みに乗せるのが実用的です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している社内の情報共有向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
社内の情報共有に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、社内の情報共有に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage CalDAV | フレームワークを使わない1ファイルのCalDAVサーバーです。スマホの標準カレンダーと同期できます。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Groupware (kvgwc) | 共有レンタルサーバーでも動く、MITライセンスの軽量な社内グループウェア基盤です。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| excalidraw | 手書き風の図面を作成できる仮想ホワイトボードです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Rocket.Chat | ミッションクリティカルな業務に対応するセキュアなコミュニケーションプラットフォームです。 | MIT（一部は別ライセンス） | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Mattermost | ソフトウェア開発ライフサイクル全体を支える安全なコラボレーションプラットフォームです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Nextcloud | データの安全な保管と共有を実現するセルフホスト型のクラウドストレージです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 今バラバラになっている連絡手段(口頭・LINE・掲示板)を書き出し、どの連絡が一番見落とされやすいかを確認します。
- 繁忙期や納期直前の案件を1つ選び、仕様変更や進捗の連絡だけを新しい仕組みに一本化して試します。
- 常駐先にいるメンバーやリモートワーク中の人にも同じ内容がスマホで届くかを確認し、見落としが減ったかを聞きます。
- 使い方が定着したら、案件ごとのチャンネル分けや仕様メモの蓄積ルールを決めて他の案件にも広げます。
- タスク管理やソースコード管理など既存の開発用ツールとは役割を分け、情報共有の場所は社内の連絡とナレッジの蓄積専用として運用を固定します。
IT・Web制作会社の社内の情報共有、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
LINEをやめて別の仕組みに移行する必要がありますか。
全部を一度に移行する必要はありません。まず仕様変更や納期の連絡のように見落としたら困る内容だけを新しい仕組みに移し、慣れてきたら範囲を広げる進め方が無理なく定着しやすいです。
常駐先にいるメンバーにも使ってもらえますか。
スマホで通知を受け取れる仕組みであれば、常駐先からでも社内の連絡を確認できます。常駐先の端末にアプリを入れられない場合は、ブラウザで確認できるかどうかを事前に確かめておくと安心です。
案件管理の仕組みと情報共有の仕組みは別々に用意すべきですか。
役割を分けておくほうが運用しやすいです。案件の進行や工程は案件管理の仕組みに任せ、社内の連絡や仕様変更の記録、ノウハウの蓄積は情報共有の場所にまとめると、どちらを見ればよいか迷いません。
IT・Web制作会社の他の業務
他の業種で社内の情報共有を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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