IT・Web制作会社の案件・工程管理で押さえること
案件ごとに工程の粒度が違う
Web制作案件は『ヒアリング→デザイン→コーディング→公開』、システム開発案件は『要件定義→設計→実装→テスト→リリース』のように、工程の呼び方も区切り方も案件の種類によって異なります。ひとつの決まったステータスだけで管理しようとすると、実際の進み方とずれてしまい、結局担当者に口頭で確認する運用に戻ってしまいます。
担当者の持ち件数が見えない
ディレクターやエンジニア、デザイナーはそれぞれ複数の案件を同時に抱えています。誰が今どの案件のどの工程を担当し、どれだけの件数を抱えているかが一覧になっていないと、新しい案件を振る判断も、締め切り前の手当ても後手に回ります。担当者本人に聞かないと全体の負荷が分からない状態が続きます。
新規開発と保守・改修が同時に動く
新規の制作・開発案件のスプリントと、既存クライアントからの軽微な改修や不具合対応が同じ時期に重なります。優先度の違うこの二種類の作業を同じ場で見分けられないと、保守対応に追われて新規案件の工程が止まっていることに後から気づく、といったことが起こります。
クライアントへの報告と社内の工程管理は別物
社内では細かい実装タスクまで工程を追いますが、クライアントに見せるのは節目の進捗だけで十分な場合がほとんどです。社内向けの詳細な工程管理と、クライアント向けの進捗共有を同じ画面でそのまま見せてしまうと、情報が多すぎて逆に状況が伝わりにくくなります。
案件・工程管理のシステムに要る機能
- 案件ごとに工程(ステータス)の名称や順番を自由に設定できるカンバンボード
- 担当者別の持ち案件数・担当工程の一覧表示
- 要件定義・デザイン・実装・テスト・リリースなどのマイルストーン管理
- スプリント(反復)単位での進行管理とバックログ
- 新規開発案件と保守・不具合対応チケットを区別して扱う機能
- 仕様書・デザインカンプ・議事録などのファイルを案件に紐づけて保管
- クライアント向けに進捗の節目だけを共有できる表示の切り分け
- 過去案件の工程ごとの所要期間を振り返れる履歴
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
ソースコードの変更履歴やレビュー、テストの自動実行といった開発作業そのものの管理は、Gitのホスティングサービスや開発専用のチケット管理サービスに任せたほうがよい領域です。案件管理の仕組みは、それらと役割が重ならないように、案件全体の進み具合とクライアント・担当者の紐づけに絞って使うと整理しやすくなります。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
案件ごとの工程、担当者の割り当て、クライアントごとの案件一覧といった、自社の受注から納品までの流れそのものは、自社で持って手を入れられる道具にしておくと長く使えます。ソース付きで自社サーバーに置ける製品であれば、工程の呼び方や優先度の付け方を自社仕様に改造しても、その改造がそのまま自社の資産として残ります。
紙・Excelのままでよい部分
個々の打ち合わせでのちょっとしたアイデア整理や、担当者が自分用に使う簡単な作業メモ程度であれば、紙やExcelのままで十分です。すべての案件を無理にシステムに載せようとせず、複数人で進行を追う必要がある案件だけをシステムで管理する形から始めても構いません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している案件・工程管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
案件・工程管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、案件・工程管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Plane | Planeを日本語で使うための案内。課題・サイクル・モジュール・文書をまとめて管理できます。公式の日本語UIがあり、当社はPlane JP Deployment Kitを公開しています。導入手順、ライセンス、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 公式日本語UIあり。Plane JP Deployment Kitを公開。 | — |
| AppFlowy | AppFlowyを日本語で使うための案内。Notion代替のオープンソース・ワークスペースの日本語対応状況、セルフホストの導入手順、ライセンス、AI機能、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Wekan | Meteorで構築されたオープンソースのカンバンボードアプリケーションです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| OpenProject | 製品やプロジェクト、ポートフォリオを管理するためのオープンソースソフトウェアです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Planka | Trelloの代替になる、自社サーバーで動くカンバン型タスク管理OSS。プロジェクト→ボード→リスト→カードの構造、担当者・ラベル・期限・チェックリスト・添付、リアルタイム反映を備えます。 | PLANKA Community License v1.1（商用ライセンスあり） | 本家同梱の日本語は実測約88%（483キー中56キー未訳）。残り56キーを当社が全訳し planka-jp(github.com/katsushi2441/planka-jp) で公開、本家へPR提案中。 | — |
| leantime | 目標達成に特化した、誰でも使いやすいプロジェクト管理システムです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
導入の進め方
- 今動いている案件を書き出し、Web制作系と開発系で工程の呼び方が違う場合は分けて整理する
- 受注が落ち着いている時期に、数件の案件だけを試験的にシステムへ載せて工程の区切り方を自社に合わせて調整する
- 新規案件と保守・不具合対応チケットを同じ場で扱うか分けるかを決めて運用を固める
- 繁忙期に入る前に全案件を移行し、担当者ごとの持ち件数が一覧で見える状態にする
- クライアントに共有する進捗報告の粒度とタイミングを決め、社内の工程管理とは別の表示として定着させる
IT・Web制作会社の案件・工程管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
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社内の開発タスク管理(Jira等)と案件管理は別に持つべきですか?
役割が違うので分けて考えたほうがよい場合が多いです。開発タスクの詳細はエンジニアが使う開発ツールに任せ、案件管理では『どの案件が今どの工程にあるか』をクライアントごと・担当者ごとに把握できれば十分です。
デザイン制作とシステム開発で工程が違いますが、ひとつのツールで両方管理できますか?
多くのツールは案件ごとに工程(ステータス)を自由に設定できるため、デザイン案件は『ヒアリング→デザイン→コーディング→公開』、開発案件は『要件定義→設計→実装→テスト→リリース』のように分けて運用できます。
見積や請求書の情報もこの中で管理できますか?
進行状況の管理に見積額や請求のタイミングを紐づけておくことは可能ですが、請求書発行そのものは別の仕組みで行うことが多く、ここでは案件の工程と進行状況の管理に絞って考えるとわかりやすいです。
IT・Web制作会社の他の業務
他の業種で案件・工程管理を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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