宿泊・ホテル・旅館の予約・受付で押さえること
電話予約の聞き取り項目の多さ
電話予約では宿泊日、人数、部屋タイプ、食事の有無やアレルギー、到着予定時刻、代表者の連絡先など確認すべき項目が多く、チェックイン対応中など手が離せない時間にかかってくると、聞き漏れたまま予約を確定してしまうことがあります。
OTAとサイトコントローラーの連動ずれ
複数のOTAに掲載していると、サイトコントローラー側の在庫更新に数分のタイムラグが生じることがあり、その間に電話予約と重なって同じ部屋が二重に押さえられてしまう場合があります。
連休・地域行事での予約集中
大型連休や花火大会、紅葉シーズンなど地域の行事に合わせて予約が集中する時期は、部屋タイプの変更依頼やキャンセル待ちの調整が増え、通常期より台帳の書き直しが多くなります。
予約台帳と部屋割り表の食い違い
複数人でフロントに立つ旅館やホテルでは、予約を受けた人と部屋割りを組む人が別になることがあり、台帳と部屋割り表を別々に更新していると、同じ部屋を違う担当者が別の客に割り当ててしまうことがあります。
予約・受付のシステムに要る機能
- OTA・サイトコントローラーとの空室連動
- 電話予約の即時登録と排他ロックによるダブルブッキング防止
- 部屋タイプ・プラン別の在庫管理
- 予約台帳と部屋割り表の連携
- 宿泊人数・食事条件・到着予定時刻の記録
- チェックイン・チェックアウト状況の管理
- キャンセル・no-show・部屋替えの履歴管理
- 予約確認メール・リマインドの自動送信
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
OTAへの掲載や各社との料金・在庫のAPI連携、サイトコントローラーによる複数チャネルの在庫一括管理は、連携先が多く仕様変更への追従も必要になるため、専用のPMS・サイトコントローラーに任せたほうがよい部分です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
電話や直接来館で受けた予約をその場で登録し、排他ロックで仮押さえする受付台帳の部分や、部屋割りの調整は、OTA側のシステムと独立させて自前で持つことができます。既存のサイトコントローラーと役割を分けて運用します。
紙・Excelのままでよい部分
当日限りの部屋割りメモや、記念日対応・食事アレルギーなどその場で確認すれば済む特別対応の覚え書きは、フロントのホワイトボードや手書きメモのままで十分です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している予約・受付向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
予約・受付に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、予約・受付に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Reserve | ダブルブッキングを排他ロックで防ぐ、サロン・クリニック・士業向けの予約受付システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Cal.com | あらゆるユーザー向けのスケジューリング基盤を提供するアプリケーションです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| QloApps | ホテル運営を丸ごとオンライン化するオープンソースのホテル管理・予約システムです。PMS・予約エンジン・ホテル公式サイトが1つになっています。 | OSL-3.0 | 多言語対応(PrestaShopベース)。日本語UIの翻訳範囲は導入時に要確認。 | — |
| OpenEMR | 世界で広く使われているオープンソースの電子カルテ（GPL-3.0）。予約・カルテ・請求を扱いますが、日本の保険診療のレセプトには対応していません。 | GPL-3.0 | 多言語対応。日本語翻訳は部分的。 | — |
| MeetingBar | macOSのメニューバーから会議をすぐに確認できるアプリです | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Easy!Appointments | セルフホスト型の予約管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 梅雨時期や平日の多い週など、閑散期を選んで予約受付の仕組みを切り替える
- 現在使っているOTA・サイトコントローラーとの連携方法や在庫反映のタイミングを確認する
- 電話予約で必ず聞く項目をフロント全員で統一したメモ・入力項目にする
- フロント担当者全員で新しい台帳・部屋割り表の入力ルールを練習する
- 大型連休などの繁忙期の直前ではなく、その前の時期に試験運用してダブルブッキングが起きないか確認する
宿泊・ホテル・旅館の予約・受付、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
OTAへの掲載をやめて予約をすべて自前のシステムにできますか。
OTAからの集客は大きいため、掲載をやめることは現実的ではありません。サイトコントローラーで在庫を連動させたまま、電話予約の受付や部屋割りの調整だけを別のシステムで補う形がよく伺われます。
電話予約だけを別の台帳で管理しても問題ないですか。
電話予約専用の台帳を完全に別に持つと、OTA側の在庫と食い違う恐れがあります。電話予約もその場でサイトコントローラー側の在庫に反映するか、排他ロックのある仕組みで即時に押さえる運用が安心です。
繁忙期の直前に新しい予約の仕組みを入れても大丈夫ですか。
繁忙期の直前に導入すると、スタッフが操作に慣れないまま予約の集中を迎え、むしろダブルブッキングの原因になりかねません。閑散期に切り替え、繁忙期前に一度試験運用を済ませておくことをお勧めします。
宿泊・ホテル・旅館の他の業務
他の業種で予約・受付を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社 塾・スクール
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