介護事業所の予約・受付で押さえること
電話の相手が多岐にわたる
介護事業所の予約・受付には、利用者やその家族からの連絡だけでなく、ケアマネジャーからのサービス提供票変更の連絡、他の事業所からの空き確認など、立場の異なる相手からの電話が同じ窓口に集中します。相手ごとに必要な情報が違うため、聞き取りメモが属人化しやすく、担当者が不在だと話が止まってしまうことがよくあります。
訪問・通所・入所でダブルブッキングの起き方が違う
訪問介護では同じヘルパーが同じ時間帯に二件の訪問を抱えてしまう重複、通所介護では一日の定員や送迎車両の席数を超えて受け入れてしまう重複、施設では空床数の読み違いなど、サービスの形によって重複の起き方が異なります。紙の予定表だけでは、担当者が変わるたびに見落としが生じやすくなります。
当日・前日の変更が多い
利用者の体調変化や通院の予定変更により、前日や当日になって訪問・通所の予定が変わることが少なくありません。代わりの時間枠や担当ヘルパーをその場で調整する必要があり、変更の経緯を記録しておかないと、次に電話を受けた職員が同じ説明を利用者や家族に求めてしまうことがあります。
サービス提供票・ケアプランとの整合
予約として受けた内容は、最終的に月初のサービス提供票やケアプランと突き合わせて確定します。ここで予約の記録と提供票の内容がずれていると、請求の段階で手戻りが発生します。予約・受付の記録は、介護報酬請求につながる情報として扱う必要があります。
予約・受付のシステムに要る機能
- ヘルパー・職員ごとの予定表で担当者の空き状況を一覧表示
- 訪問時間帯の重複(ダブルブッキング)を自動でチェック
- 通所介護の定員と送迎車両の空席を管理
- 施設系サービスの空床状況を一覧で確認
- ケアマネジャー・家族からの電話連絡を利用者ごとにメモとして記録
- 当日・前日の予定変更と代替調整の履歴を残す
- 利用者ごとの訪問・通所履歴を一覧で参照
- サービス提供票と突き合わせやすい表示形式
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
ケアプランの作成、サービス提供票の出力、介護報酬請求やレセプトの作成は、制度の変更に合わせて更新され続ける介護ソフトに残すのが現実的です。予約・受付の情報も、最終的にはこうした介護ソフトのデータと合わせて確定させる前提で考えます。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
電話で受けた予約を担当者ごとの予定表に入れてダブルブッキングを防ぐ部分、ケアマネジャーや家族からの連絡内容を利用者ごとに残す部分は、介護報酬の制度対応とは別の仕組みで持つことができます。介護ソフトのスケジュール機能と役割が重なる場合は、どちらを窓口の正とするかを先に決めておきます。
紙・Excelのままでよい部分
送迎車両の座席の並び順や当日の細かいルートメモ、ケアマネジャーとのFAXでの連絡控えなど、その日のうちに使い終わる情報は紙やExcelのままでも支障はありません。予約の確定情報だけを別の仕組みに残すようにすれば十分です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している予約・受付向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
予約・受付に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、予約・受付に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Reserve | ダブルブッキングを排他ロックで防ぐ、サロン・クリニック・士業向けの予約受付システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Cal.com | あらゆるユーザー向けのスケジューリング基盤を提供するアプリケーションです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| QloApps | ホテル運営を丸ごとオンライン化するオープンソースのホテル管理・予約システムです。PMS・予約エンジン・ホテル公式サイトが1つになっています。 | OSL-3.0 | 多言語対応(PrestaShopベース)。日本語UIの翻訳範囲は導入時に要確認。 | — |
| OpenEMR | 世界で広く使われているオープンソースの電子カルテ（GPL-3.0）。予約・カルテ・請求を扱いますが、日本の保険診療のレセプトには対応していません。 | GPL-3.0 | 多言語対応。日本語翻訳は部分的。 | — |
| MeetingBar | macOSのメニューバーから会議をすぐに確認できるアプリです | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Easy!Appointments | セルフホスト型の予約管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 訪問介護・通所介護・施設系のうち、どの予約でダブルブッキングや聞き取り漏れが起きやすいかを事務所内で洗い出します。
- ヘルパー・職員ごとの予定表をどこまで一つにまとめるか、介護ソフトのスケジュール機能とどう役割分担するかを決めます。
- 月初のサービス提供票が確定する時期に合わせて、新しい予約・受付の仕組みを試験的に使い始めます。
- 電話を受ける事務所スタッフ全員に、重複チェックの見方とケアマネジャー・家族からの連絡メモの残し方を周知します。
- 請求につながる情報をどのタイミングで介護ソフト側に渡すかを決めたうえで、本運用に切り替えます。
介護事業所の予約・受付、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
介護ソフトに予約機能があるのに、別に予約・受付の仕組みを持つ意味はありますか。
介護ソフトのスケジュール機能は請求データと結びついていることが多く、電話口でのその場の空き確認や、ケアマネジャー・家族とのやり取りのメモ用途までは想定されていない場合があります。電話受付の部分だけを別に持ち、確定した内容を介護ソフトに反映する役割分担が現実的です。
ケアマネジャーからのFAXでの連絡は、どこまでシステムに入れる必要がありますか。
FAXの文面そのものを取り込む必要はなく、変更後の日時や担当者が予定表に反映されていれば十分です。FAXは連絡の控えとして紙のまま保管し、予約の確定情報だけをシステム側の予定表に残す形で問題ありません。
訪問先のヘルパーが予定変更をすぐ知る方法はありますか。
事務所の予定表を見られる端末があれば十分な場合もありますが、訪問中に確認できないことも多いため、変更が多い事業所では電話や職員間のメッセージでの直接の連絡を並行して使っているところが多いです。
介護事業所の他の業務
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