建設・工務店の予約・受付で押さえること
電話口で聞き取る項目の多さ
電話口では住所や建物の種類、築年数、症状、立会い可能な日時、駐車スペースの有無など、一度に聞き取る項目が多くなります。担当者が変わるたびに同じ内容を聞き直したり、メモが現場に伝わらず当日になって情報が足りないと分かったりすることがよくあります。
現場と事務所の予定のすれ違い
職人や現場監督は現場に出ていて電話に出られないことが多く、事務所側は「今日は空いているはず」という推測で予約を入れてしまいがちです。実際には別の現場の立会いが入っていて、当日になって予定が重なっていると分かるというすれ違いがよく起こります。
緊急対応による割り込み
水漏れや屋根の破損など急ぎの依頼が入ると、すでに確定している見積訪問やリフォーム現場の予定をずらして対応する必要が出てきます。誰のどの予定を動かせるか事務所だけでは判断しづらく、現場に確認の電話を入れる手間がそのたびに発生します。
協力会社・車両など共有リソースの予約
自社の職人だけでなく協力会社の手を借りる工事や、社用車・足場材などをセットで押さえる必要がある工事では、人の予定だけでなく車両や資材の予約も同時に管理しないと、現地で道具や人手が足りないという事態が起きます。
予約・受付のシステムに要る機能
- 担当者・職人ごとの予定を一覧できるカレンダー
- 電話口でその場で空き日程を提示できる画面
- 同じ日時への二重登録を防ぐ排他ロック
- 緊急案件を既存の予定に割り込ませる機能
- 現場からスマホで予定を確認・入力できる仕組み
- 車両・工具など共有リソースの予約管理
- 予約確定時の担当者・顧客への自動通知
- 天候による延期・再調整の記録
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
見積書や工程表と連動した積算・原価管理までを含む機能は、この業種向けの専用ソフトに任せたほうがよいです。予約受付と見積作成が一体になった専用ソフトをすでに使っている場合は、予約の部分だけを無理に切り離さず、専用ソフト側の予約機能をそのまま使うほうが簡単です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
専用ソフトを使っていない、または予約受付だけを軽く持ちたい場合は、ダブルブッキングを防ぐ予約カレンダーをオープンソースや買い切りのシステムで持つことができます。担当者ごとの空き状況を事務所と現場の双方から確認・登録できるようにしておけば、電話口での聞き取りから確定までを一本化できます。
紙・Excelのままでよい部分
電話を受けた際のその場のメモ（聞き取った症状や要望の走り書き）や、社内だけで共有する当日の段取りの覚え書きは、紙やExcelのままで十分です。無理にシステム化せず、確定した予約だけをカレンダーに反映する運用で構いません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している予約・受付向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
予約・受付に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、予約・受付に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Reserve | ダブルブッキングを排他ロックで防ぐ、サロン・クリニック・士業向けの予約受付システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Cal.com | あらゆるユーザー向けのスケジューリング基盤を提供するアプリケーションです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| QloApps | ホテル運営を丸ごとオンライン化するオープンソースのホテル管理・予約システムです。PMS・予約エンジン・ホテル公式サイトが1つになっています。 | OSL-3.0 | 多言語対応(PrestaShopベース)。日本語UIの翻訳範囲は導入時に要確認。 | — |
| OpenEMR | 世界で広く使われているオープンソースの電子カルテ（GPL-3.0）。予約・カルテ・請求を扱いますが、日本の保険診療のレセプトには対応していません。 | GPL-3.0 | 多言語対応。日本語翻訳は部分的。 | — |
| MeetingBar | macOSのメニューバーから会議をすぐに確認できるアプリです | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Easy!Appointments | セルフホスト型の予約管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 電話受付で必ず聞き取る項目（住所、症状、立会い可能日時、駐車スペースなど）を洗い出し、聞き漏らしをなくす
- 担当者・職人ごとの予定をひとつのカレンダーにまとめ、事務所と現場の両方から見られるようにする
- 梅雨前や台風後など繁忙期の予約集中と、緊急対応をどう割り込ませるかのルールを先に決めておく
- 数週間、電話予約を試験的にこのカレンダーへ記録し、ダブルブッキングが減るか確認する
- 協力会社や社用車・資材の予約も合わせて管理するか、現場の意見を聞きながら対象を広げていく
建設・工務店の予約・受付、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
職人は現場作業中でスマホを見られないことが多いですが、それでも使えますか？
当日の予定は事務所でまとめて確認し、朝礼や前日の時点で職人に伝える運用にすれば、作業中にスマホを操作できなくても困りません。予約の登録・変更は事務所側が担い、現場は確認するだけという役割分担がよく使われます。
緊急の修理依頼が入ったとき、既存の予約とどう調整すればいいですか？
水漏れや漏電など生活に支障が出るものを優先するといった基準を先に決めておき、既存の予約を動かした際に担当者へ通知が飛ぶようにしておくと、連絡漏れによる無断の予定変更を防げます。
見積ソフトを既に使っていますが、予約の部分だけ別で持つ意味はありますか？
見積ソフトに付いている予約機能でそれで足りているなら、無理に分ける必要はありません。見積作成とは別の窓口で電話受付だけを受けている場合や、予約の調整だけを軽くしたい場合に、別立てのカレンダーが役に立ちます。
建設・工務店の他の業務
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