葬祭業の社内の情報共有で押さえること
突発的な依頼が共有のタイミングを乱す
臨終の連絡は時間を選ばず入り、搬送・打ち合わせ・式場確保までを短時間で進める必要があります。対応した担当者の頭の中にある情報が、次に動くスタッフにそのまま渡らず、口頭の引き継ぎだけに頼る場面が多くなります。
式ごとに関わる人が変わる
寺院や神官、霊柩車、生花、返礼品、火葬場の予約など、式ごとに関係する相手が違います。誰が何をいつまでに把握しておくべきかが施行ごとに変わるため、固定した連絡網だけでは追いつきません。
現場に出ているスタッフへ伝わらない
式場や斎場に出ている担当者は事務所の掲示板を見る時間がなく、スマホのLINEも個人の電話番号に依存します。変更点に気づかず当日を迎えると、式の進行そのものに影響します。
家族の意向変更が反映されないまま進む
宗派の確認違いや式の規模、日程の変更は打ち合わせの途中で頻繁に起こります。最新の内容がどこにあるかが分からないと、担当者ごとに違う情報で動いてしまう恐れがあります。
社内の情報共有のシステムに要る機能
- 施行(1件の葬儀)ごとにまとまった連絡・更新の履歴
- 式場や斎場から出先のスタッフでも確認できるスマホ表示
- 宗派・寺院・式場・火葬場など式ごとの詳細を一画面で確認
- 既読・未読が分かる確認状況の表示
- 夜間・緊急の連絡を優先して伝える仕組み
- 式進行表や変更点の更新履歴が残る記録
- 関係者ごとに見られる範囲を分ける設定
- 担当者の交代時に引き継ぎ内容がすぐ分かる表示
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
式場の空き状況や火葬場の予約、霊園の墓地台帳と連動した通知機能は、葬祭業向けの専用システムが対応している場合が多く、そこに任せるのが現実的です。既に使っている専用ソフトに通知機能があれば、まずそちらの活用を検討してください。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
施行ごとの連絡・式進行表の共有・担当者への通知は、グループウェアやチャットで一元化できます。社内の人数や施行件数に合わせて、グループウェア基盤や社内チャットを自社で持つ方法も選べます。
紙・Excelのままでよい部分
式場当日に配る進行表や、祭壇・仏具の設営チェックリストは、現場での書き込みやすさを優先して紙のままで十分です。式が終わった後の記録として残す程度の使い方であれば、Excelでも問題ありません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している社内の情報共有向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
社内の情報共有に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、社内の情報共有に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage CalDAV | フレームワークを使わない1ファイルのCalDAVサーバーです。スマホの標準カレンダーと同期できます。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Groupware (kvgwc) | 共有レンタルサーバーでも動く、MITライセンスの軽量な社内グループウェア基盤です。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| excalidraw | 手書き風の図面を作成できる仮想ホワイトボードです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Rocket.Chat | ミッションクリティカルな業務に対応するセキュアなコミュニケーションプラットフォームです。 | MIT（一部は別ライセンス） | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Mattermost | ソフトウェア開発ライフサイクル全体を支える安全なコラボレーションプラットフォームです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Nextcloud | データの安全な保管と共有を実現するセルフホスト型のクラウドストレージです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 友引明けなど施行が集中しやすい時期を避けて、まず連絡の流れを一度整理する
- 葬祭ディレクターなど資格を持つ担当者と事務所スタッフの間で、誰がどの情報を更新するかを決める
- 夜間当直の連絡から搬送・式場確保までの最初の共有をどの手段に一本化するか試す
- 式場や斎場に出ているスタッフがスマホで確認できることを実際に試してから社内に広げる
- 家族の意向変更が入った際の更新と周知のタイミングをルールとして決めておく
葬祭業の社内の情報共有、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
深夜の呼び出しで決まった内容を、どう事務所に伝えるのがよいですか。
担当者の記憶だけに頼らず、搬送先や式場の希望などをその場で入力して共有できる形にしておくと、翌朝の打ち合わせにそのまま使えます。口頭での伝え直しが減ります。
宗派や寺院の情報を外部の業者にも共有してよいですか。
寺院や霊柩車、生花などの業者には、必要な範囲だけを伝える形が安心です。共有範囲を関係者ごとに分けられる仕組みにしておくと、機微な情報まで広がる心配が減ります。
担当者が急に休んだ場合、式の進行はどう引き継げばよいですか。
式進行表や家族とのやり取りの最新状況がどこで見られるかを決めておくことが前提になります。情報共有の仕組みが整っていれば、別の担当者がすぐに内容を確認して動けます。
葬祭業の他の業務
他の業種で社内の情報共有を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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