葬祭業の会議の議事録で押さえること
式の合間に挟まる申し送り
出棺や通夜式の前後にスタッフが集まって短い確認をする場面が多く、会議という形を取らないまま決定事項が口頭だけで流れます。式が立て込む時期ほど、この場で決まったことが記録されずに終わりがちです。
式後の反省会が書かれない
祭壇の設営や式の進行で気づいた改善点を話す反省会は、担当者の記憶が新しいうちに行うほど意味があります。ただ式の片付けや次の準備に追われ、話した内容を文章に残す作業まで手が回りません。
霊園の理事会・管理組合会議
霊園では管理費や区画の取り扱いについて理事会や管理組合の会議を開くことがあり、会員への説明や次回議事との整合のため、発言の経緯を含めた正式な記録が求められます。担当者が一人で議事を取ると式の対応と重なり負担になります。
パート・応援スタッフへの共有
勤務が不定期なスタッフや応援に来た人が多い現場では、会議に出られなかった人への共有が課題になります。議事録が残っていないと、決まったことが一部の人にしか伝わらないまま運用が続いてしまいます。
会議の議事録のシステムに要る機能
- スマートフォンや会議室の録音データをそのままアップロードできる
- 録音をもとに文字起こしをし、発言ごとに区切って表示する
- 決定事項や次回までの対応事項をAIが抜き出して下書きにする
- 担当者が下書きを確認・修正してから確定議事録として残せる
- 確定前の下書きと確定後の議事録を区別して管理できる
- 式日や会議の種類（朝礼・反省会・理事会など)で後から検索できる
- 式に関わったスタッフだけに閲覧権限を絞れる
- 確定した議事録をそのまま印刷や配布用の形式で出力できる
どこを何で持つか
式の進行や顧客対応は専用ソフトに任せる
施行のスケジュールや喪家とのやり取りは、葬祭業向けの専用システムで管理しているところが多く、そちらに記録を残す運用のままでよい部分です。議事録の仕組みに、施行管理や顧客対応まで持たせようとすると機能が重なり、どちらで何を見るか分からなくなります。
録音から議事録の確定まではこちらで持てる
朝礼・反省会・理事会など、会議の録音を文字にして下書きを作り、人が確認して確定させるところは、買い切りのシステムで十分にまかなえます。式の予定とは別の仕組みとして動かせるため、既存の施行管理の運用を変えずに導入できます。
ごく簡単な連絡はメモや口頭のままでよい
出棺直前の一言確認や当日限りの持ち物確認のような、後で見返す必要のない連絡は、紙のメモや口頭のままで構いません。無理に全てを議事録化すると、むしろ現場の動きが遅くなります。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している会議の議事録向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
会議の議事録に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、会議の議事録に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage AI MOM | 会議の録音をアップすると、同じサーバーのwhisper.cppが文字起こしし、AIが議事録の下書きを作り、人が承認したものだけが確定議事録になるシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
導入の進め方
- 朝礼・反省会・理事会など、議事録を残すべき会議をまず洗い出します
- 式場や事務所でどの端末で録音するか、録音の保管場所を決めます
- 繁忙期に多い式(年末年始や多死亡期など)でも録音を忘れない運用にできるか、まず数回試します
- AIが作った下書きを誰が確認・確定するか、担当者を決めます
- 霊園の理事会など対外的な記録が必要な会議から優先して本運用に移します
葬祭業の会議の議事録、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
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喪家との打ち合わせもこの仕組みで記録してよいですか。
録音から文字にする仕組みそのものは使えますが、喪家との打ち合わせは個人情報を含む顧客対応の記録になるため、社内会議の議事録とは別に管理することをお勧めします。混在させると閲覧権限の設計が難しくなります。
霊園の理事会のような正式な会議にも使えますか。
発言の経緯を残したい正式な会議にも使えます。AIが作る下書きはあくまで素案で、確定させるのは人が確認した後なので、議事として対外的に示せる記録になります。
式の対応で会議を欠席したスタッフへの共有はどうすればよいですか。
確定した議事録を閲覧できるようにしておけば、欠席した人も後から決定事項を読んで確認できます。応援やパートのスタッフにも、関わった案件の範囲だけ見せる運用が可能です。
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