葬祭業の顧客管理で押さえること
施主情報と会員情報が別々の場所にある
訃報を受けたときに控える施主・遺族の情報と、互助会の会員台帳や霊園の契約者名簿は、もともと別の紙やシステムで動いていることが多いです。同じ家族のことなのに名前の表記や連絡先が台帳によって違っていて、確認し直す手間がよく起きます。
法要・年忌の周期を覚えていないと案内が漏れる
四十九日や一周忌、三回忌といった法要の案内は、施行から年単位で先の話になります。担当者の手帳やExcelの別シートに書いてあるだけだと、担当が変わったり退職したりした時点で案内そのものが止まってしまいます。
会員権・墓地の名義変更が記録に残りにくい
互助会の会員権や墓地の使用権は、契約者の死亡や相続で名義が引き継がれます。誰がいつ継承したかを口頭の引き継ぎだけに頼っていると、数年後に契約者が誰か分からなくなり、年間管理料の請求先を間違える原因になります。
深夜・早朝の連絡に誰でも対応できる状態が必要
ご逝去の連絡は時間を選ばず、当番の担当者がその場で過去の生前相談の内容や菩提寺の情報を確認できないと、ご家族を待たせてしまいます。担当者個人の記憶に依存した運用では、休日や夜間ほど対応が遅れがちです。
顧客管理のシステムに要る機能
- 施主・会員・墓地契約者を一つの台帳で検索できる
- 家族構成・喪主・親族のつながりを記録できる
- 宗派・菩提寺・生前相談の内容を控えておける
- 互助会の会員番号・契約プラン・払込状況を紐づけられる
- 法要・年忌(初七日から三十三回忌まで)の時期を自動で知らせる
- 墓地の契約年・区画・年間管理料の管理ができる
- 会員権や墓地使用権の名義変更履歴を残せる
- 電話番号・会員番号・氏名のどれからでも検索できる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
式場・祭壇の空き状況の管理や、互助会の前払金の決済処理、施行そのものの進行管理は、葬祭業向けの基幹システムが業界の慣習に合わせて作られているため、そちらに任せたほうが安全です。顧客管理はその基幹システムと連携させる前提で考えるのが無理のない形です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
施主・会員・墓地契約者の基本情報、家族構成、宗派、法要の周期、名義変更の履歴といった台帳部分は、CRMで十分に持てます。会員証や契約書のコピーを添付しておけば、担当者が変わっても同じ画面で経緯を追えます。
紙・Excelのままでよい部分
霊園の区画配置図や墓石の現地写真のように、位置や見た目を直接確認する資料は、紙の図面や写真フォルダのままでも実務上は困りません。台帳側には区画番号だけ記録し、現物の図面は従来の管理方法にとどめても問題ありません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している顧客管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
顧客管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、顧客管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| EspoCRM | EspoCRMを日本語で使うための案内。顧客、商談、活動、メール、ワークフローを自社サーバーで管理できます。日本語UIは公式配布に収録。導入手順、ライセンス、項目追加のカスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 公式配布に日本語UIを収録。 | 触れる |
| Krayin CRM | Krayin CRMを日本語で使うための案内。当社が2,066キーを日本語化して本家へ提出しました。Laravel製で顧客・リード・商談・活動を管理できます。導入手順、ライセンス、カスタマイズ相談まで。 | MIT | Kurageが2,066キーを日本語化し本家へ提出。 | 触れる |
| Kurage AI Meishi Analysis | スマホで名刺を撮るとAIが12項目を読み取って下書きし、人が承認した分だけ台帳へ入る名刺管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage CRM Agent | 日報を投げるとAIが顧客記録の下書きを作り、人が承認した分だけ台帳に入るCRMです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Deal Desk | 顧客のメールアドレスごとに、商談をAIに相談し、記録を残し、かんばんで状況を管理する案件管理・商談管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Twenty | AI向けに設計されたSalesforceのオープンソース代替CRMです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | 触れる |
導入の進め方
- まず既存の会員名簿・墓地契約者名簿・Excelの施主控えを突き合わせ、同じ家族が複数の台帳に分かれていないか確認します
- 繁忙期やご逝去直後の対応を止めないよう、まずは件数の少ない霊園契約者や会員台帳から移行を始めます
- 葬祭ディレクターなど現場の担当者に、法要の案内タイミングや名義変更の判断基準を聞き取り、台帳の項目に反映します
- 当番制で動く担当者が夜間・休日でも同じ情報を見られるよう、アクセス権限と表示項目を決めて試験運用します
- 一定期間並行運用したうえで、紙の名簿を正式に廃止し、以降の更新は台帳のみで行うよう運用を切り替えます
葬祭業の顧客管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
互助会の会員情報と墓地の契約者情報を同じ台帳で管理できますか。
家族や個人を単位にして、会員情報と墓地契約の情報を項目として並べて持つことができます。同じ人が会員でもあり墓地の契約者でもある場合も、一つの台帳の中でつながりを確認できます。
法要の案内は自動で出せますか。
施行日を基準に初七日や四十九日、一周忌などの日付を自動で計算し、時期が近づいたら担当者に知らせる仕組みを組めます。案内状の発送自体は別の作業ですが、いつ誰に出すべきかの見落としは減らせます。
今あるExcelの会員名簿をそのまま移行できますか。
表の形式が家族ごとに違っていたり、同じ会員が複数の行に分かれていたりすることが多いため、そのまま読み込むのではなく、一度項目を揃えてから移行する作業が必要になります。
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