葬祭業の予約・受付で押さえること
深夜早朝の一報と初動の聞き取り
ご逝去の連絡は時間を選びません。搬送先、安置場所、宗派、菩提寺の有無などを短時間で聞き取り、式の規模や希望日時をその場で押さえる必要があります。聞き取り項目が担当者ごとに違うと、後の式場・火葬場の手配で聞き直しが発生し、ご家族の負担にもなります。
式場・火葬場・車両・人が同時に埋まる
一件の葬儀には式場、安置室、霊柩車、マイクロバス、僧侶、司会者など複数の資源が絡みます。電話口で一つずつ空きを確認していると、別の担当者が同じ式場や車両を先に押さえてしまい、ダブルブッキングが起きやすくなります。
友引や繁忙期に予約が集中する
火葬場は友引を休業日とすることが多く、その翌日に式が重なりやすい傾向があります。霊園では彼岸やお盆の時期に法要・墓参の予約が集中し、同じ時間帯に案内できる人員や駐車スペースが足りなくなることもあります。
名簿と引き継ぎの正確さが信頼になる
会葬者名簿、供花・供物の手配先、弔電の芳名は当日の進行と後日の請求に直結します。一報を受けた担当者と式を担当する担当者が別の場合、聞き取った内容が正確に引き継がれないと、式当日の呼称間違いや手配漏れにつながります。
予約・受付のシステムに要る機能
- ご逝去の一報を受けるときの聞き取りシート(搬送先・安置場所・宗派・菩提寺を項目化)
- 式場・安置室・火葬場枠・車両・僧侶・司会者の空き状況を一覧で確認できるリソース表示
- 同じ式場・車両・人に重複予約を入れられないダブルブッキング防止の排他ロック
- 友引や火葬場の定休日を登録し、候補から自動で外す仕組み
- 会葬者名簿・供花供物・弔電の控えを登録し当日に印刷できる機能
- 一報を受けた担当者から式担当者への引き継ぎメモ
- 霊園向けの法要・年忌・墓参予約の管理(彼岸・お盆の集中に対応)
- 深夜でも短時間で入力を終えられる簡易な予約登録画面
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
祭壇・式次第・見積・請求までを一体で扱う施行管理システムは、葬祭業の専用ソフトが長く使われてきた領域です。火葬場によっては独自の予約窓口や連携の仕組みを持つ場合もあり、そこは既存の運用に合わせるのが無難です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
式場・車両・僧侶など複数の資源を同じ仕組みで予約し、重複を防ぐ部分は自前で持ちやすい領域です。会葬者名簿や引き継ぎメモの管理も、専用ソフトの機能を待たずに軽いシステムで先に整えられます。
紙・Excelのままでよい部分
供花・供物の手配先一覧や、菩提寺・寺院の連絡先控えのように変化が少ない台帳は、無理に電子化せず紙や一覧表のままでも実務に困りません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している予約・受付向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
予約・受付に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、予約・受付に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Reserve | ダブルブッキングを排他ロックで防ぐ、サロン・クリニック・士業向けの予約受付システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Cal.com | あらゆるユーザー向けのスケジューリング基盤を提供するアプリケーションです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| QloApps | ホテル運営を丸ごとオンライン化するオープンソースのホテル管理・予約システムです。PMS・予約エンジン・ホテル公式サイトが1つになっています。 | OSL-3.0 | 多言語対応(PrestaShopベース)。日本語UIの翻訳範囲は導入時に要確認。 | — |
| OpenEMR | 世界で広く使われているオープンソースの電子カルテ（GPL-3.0）。予約・カルテ・請求を扱いますが、日本の保険診療のレセプトには対応していません。 | GPL-3.0 | 多言語対応。日本語翻訳は部分的。 | — |
| MeetingBar | macOSのメニューバーから会議をすぐに確認できるアプリです | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Easy!Appointments | セルフホスト型の予約管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- まず、実際にダブルブッキングが起きている資源(式場・車両・僧侶など)を一つずつ洗い出す
- 深夜早朝の一報を受ける担当者が聞き取る項目を決め、誰が受けても同じ内容が残る形にする
- 式場と車両の予約だけなど、重複が最も困っている部分から小さく移行する
- 友引など火葬場の定休日や、彼岸・お盆の繁忙期をシステムに登録する
- 一報担当者から式担当者への引き継ぎが画面上で完結するよう運用に乗せる
葬祭業の予約・受付、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
深夜の電話を受けながらシステムに入力する時間がありませんが大丈夫ですか。
聞き取る項目を搬送先・安置場所・宗派など必要最小限に絞っておけば、電話の最中でも数分で登録を終えられます。詳しい内容は落ち着いてから後で追記する形にすれば、初動の負担は増えません。
友引の翌日に式が集中するのはシステムでどう調整できますか。
火葬場の定休日をあらかじめ登録しておくと、その日は候補から自動で外れます。集中する翌日の式場・車両の空きも一覧で見えるため、電話口での口頭確認より調整がしやすくなります。
僧侶や司会者など外部の方の予定も一緒に管理できますか。
式場や車両と同じ考え方で、僧侶や司会者も予約の対象として登録できます。同じ時間帯に重ねて予定を入れられないようにしておけば、口頭の確認漏れによる重複を防げます。
葬祭業の他の業務
他の業種で予約・受付を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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