葬祭業の勤怠管理で押さえること
突発の呼び出しと待機時間
深夜や早朝の搬送依頼は、呼ばれてから式場や自宅に向かうまでの移動時間や、自宅で連絡を待つ待機時間をどう扱うかが悩みになります。紙の記録では「何時に呼ばれて何時に戻ったか」が担当者の手書きに頼りがちで、締め日に本人の記憶を頼りに確認し直す作業が発生します。
式場・霊園をまたぐ人員配置
一人のスタッフが午前は本社で事務、午後はA式場、夜はB式場の通夜対応という動き方をするため、タイムカードが拠点ごとに分かれていると、どの現場で何時間働いたかを合算するのに手間がかかります。シフト表も式場単位で作られがちで、本社での集計時に突き合わせが必要になります。
通夜から葬儀までの連続勤務
通夜と翌日の葬儀・告別式は人員配置が連続するため、勤務時間が日付をまたぎます。休憩や待機をどこで区切るかが曖昧なまま紙に記録されると、深夜・早朝の勤務区分や休憩の扱いが締め日の集計で担当者ごとに揺れてしまいます。
締め日の集計と給与への連携
式場ごとの紙のシフト表とタイムカードを本社に集め、手作業で突き合わせてから給与計算に渡す流れでは、締め日直前に担当者が一人で丸一日を集計に取られることも珍しくありません。拠点が増えるほど、この突き合わせ作業は重くなります。
勤怠管理のシステムに要る機能
- 式場・霊園ごとの勤務先を記録した出退勤データ
- 深夜・早朝の呼び出し対応と移動・待機時間の記録
- 通夜から葬儀当日までの連続勤務の時間管理
- 複数拠点の勤務時間を1人分にまとめる集計
- 式場に機器を置くだけで使える顔認証やタブレット打刻
- シフト表と実際の出退勤の突き合わせ
- 締め日の自動集計と給与ソフトへの連携
- 公休・有給の管理
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
式典の進行管理や祭壇・棺・返礼品の受発注、請求書発行とセットになった葬祭業向けの基幹システムは、すでに業界専用のソフトが広く使われています。勤怠機能がおまけで付いていることもありますが、締め日集計や複数拠点の勤務時間管理まで使い込むには力不足な場合が多く、基幹システムは施行管理や請求に任せ、勤怠は別に持つ会社も少なくありません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
出退勤の記録と締め日集計は、式場に置いたタブレットでの顔認証打刻や、拠点をまたいだ勤務時間の合算がそのままできるシステムを一度用意してしまえば、毎月の突き合わせ作業がほぼなくなります。式場や霊園の拠点が増えても機器を追加するだけで対応できる点も、葬祭業には合っています。
紙・Excelのままでよい部分
式ごとの人員配置をどの担当者が受け持つかという大枠の割り振りや、急な欠員が出たときの電話での調整は、紙の予定表やExcelのままで十分です。打刻された記録を集計にかける仕組みだけを変えれば、現場の割り振りの運用は今のやり方を変えずに済みます。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している勤怠管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
勤怠管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、勤怠管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage HR Post | 人ではなく職に記録を紐づけて、業務の属人化を止める職務・目標・引継ぎ管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Kintai | タブレット1台を顔認証タイムレコーダーにする、丸めない台帳の勤怠システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| super-productivity | タイムボックス機能と時間追跡を備えた高度なToDoリストアプリです。 | MIT | 日本語ファイルあり | — |
| Frappe HR | 採用から勤怠・休暇・評価・給与まで13モジュールを備えた、オープンソースの統合人事(HR)システムです。 | GPL-3.0 | 多言語対応。日本語翻訳は部分的(給与は国別設定が必要)。 | — |
| OrangeHRM | 企業に必要な機能を網羅した包括的な人事管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| time-to-leave | 勤務時間を記録し、退社時間を通知する勤怠管理アプリです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
導入の進め方
- 式場・霊園ごとに出退勤をどう記録しているか(タイムカードの場所、紙のシフト表の単位)を洗い出します。
- 深夜の呼び出しや待機時間を、どこまで勤務時間として記録するかを社内で決めます。
- 式場に打刻機器を置き、事務所の本社分と合わせて、拠点をまたいだ勤務時間を1人分に集計できるようにします。
- 呼び出しが増える時期にシフト表の運用を試し、集計にかかる時間が減ったかを確認します。
- 給与計算への引き渡し方法を固めて、締め日の集計作業を定着させます。
葬祭業の勤怠管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
深夜の呼び出しから式場に直行した場合、出勤はどこから数えればいいですか。
呼び出しを受けた時点からの移動時間や待機時間を勤務として扱うかどうかは会社ごとに規定が異なります。まずは自宅待機・呼び出し・現場到着のどの時点を出勤とするかを社内で決め、記録の区切りをシステム側の打刻に合わせるのが近道です。
通夜と葬儀当日で担当者が変わる場合、勤務時間はどうまとめますか。
式場ごとに打刻を分けて記録し、締め日に1人分として合算する形であれば、担当の入れ替わりがあっても拠点単位の記録を足し合わせるだけで集計できます。
式場にパートの受付担当がいる場合も同じ仕組みで打刻できますか。
顔認証やICカードでの打刻は雇用形態を問わず使えるため、常勤の施行担当者と式場のパート受付担当を同じ仕組みで記録できます。拠点ごとの勤務時間を分けて集計したい場合も、打刻場所の情報をそのまま使えます。
葬祭業の他の業務
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