葬祭業の請求書発行・集金で押さえること
施行直後に発生する請求書作成
葬儀が終わると、祭壇、棺、骨壷、返礼品、会食、火葬料、寺院への御礼など、項目の多い請求書を短期間で作成する必要があります。式場や霊園によって項目の呼び方や計算方法が異なるため、担当者がその場で聞き取った内容を事務が正しく反映できるかが、請求ミスを防ぐ分かれ目になります。
互助会・前払い会員の差額精算
互助会の会員や生前契約の利用者は、すでに一部または全額を前払いしていることがあります。実際にかかった費用との差額を計算して追加請求または返金を行う必要があり、会員コースごとに含まれる項目が異なるため、差額計算のルールを施行ごとに確認する作業が欠かせません。
遺族への請求と法要後の追加請求
葬儀本体の請求とは別に、初七日や四十九日などの法要で追加の費用が発生することがあります。葬儀直後にすべてを確定できない場合は、後日の追加請求を元の請求書と紐づけて管理しないと、遺族側も事務側もどこまで支払ったか分かりにくくなります。
担当者から事務への引き継ぎの正確さ
葬儀は依頼が入ってから施行まで時間が短く、担当者が現場で確認した内容を事務所に伝える時間も限られます。口頭やメモでの引き継ぎに費用項目の記載漏れや金額の誤りがあると、そのまま請求書の誤りにつながるため、引き継ぎの形式をそろえておくことが欠かせません。
請求書発行・集金のシステムに要る機能
- 施行ごとの請求書PDF発行(祭壇・棺・返礼品・会食・火葬料等の項目別内訳)
- 互助会・前払い会員の既払込金との差額計算
- 寺院・生花店・料理店など取引先への立替費用の集計
- 法要等の追加請求を元の請求書に紐づけて管理
- 入金状況(振込・現金・保険代理店経由)の一覧管理
- 請求書の送付記録(メール送付日・郵送日)の保存
- 遺族・会員ごとの請求履歴の保存
- 担当者からの引き継ぎメモと請求項目の連携表示
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
互助会の会員管理や祭壇・式場の手配、生花や返礼品の発注は、葬儀業界向けの専用ソフトや業界システムに情報が集約されていることが多く、そちらに任せたほうが施行管理との連携が取りやすいです。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
施行ごとの請求書PDF発行、送付、入金確認の記録は、専用ソフトと別に汎用の請求システムで持つこともできます。互助会の差額計算や取引先への立替費用の集計も、項目を決めて入力すれば対応できる範囲です。
紙・Excelのままでよい部分
式場ごとの当日の手配メモや、お手伝いいただいた方への御礼金の仮計算など、その場限りで確認すればよいものは紙やExcelのままで構いません。請求書に反映する項目だけを事務に引き継げば十分です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している請求書発行・集金向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
請求書発行・集金に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、請求書発行・集金に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Billing | 請求書をPDFで発行し、専用URLをメールで送って銀行振込やPayPalで支払ってもらうシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage PayLink | 注文を受けると請求書PDFが発行され、そのまま銀行振込やPayPalで決済まで進むページです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Send Invoice | 領収書のPDFを発行し、ダウンロード用のURLをメールで送るシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| odoo | ビジネスの成長を支援するためのオープンソースERPアプリケーションです。 | LGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Firefly III | 個人の財務管理および予算策定を行うためのマネジメントツールです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Akaunting | オンラインで利用可能な会計管理ソフトウェアです。 | Business Source License | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 施行後の請求書に載せる項目(祭壇・棺・返礼品・会食・火葬料・寺院関連など)を事務所と現場担当者で洗い出し、呼び方と計算方法を統一する
- 互助会・前払い会員がいる場合は、会員コースごとの差額計算ルールをあらかじめ整理しておく
- 直近に施行した数件分の請求書をシステムで作り直し、取引先への立替費用の集計や入金確認の流れに無理がないか確かめる
- 担当者から事務への引き継ぎで伝える項目(費用の種類・金額・支払先)をフォーマット化し、請求書作成にそのまま使えるようにする
- 法要など後日発生する追加請求の扱いを決め、元の請求書とひも付けて管理できるようにする
葬祭業の請求書発行・集金、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
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互助会の差額請求はシステムで計算できますか。
会員の前払い金額と実際にかかった費用をそれぞれ入力すれば、差額は自動で計算できます。ただし互助会ごとの会員コースや含まれる項目の設定は、事前に整理して登録しておく必要があります。
法要などで後から追加請求が出た場合はどうすればいいですか。
最初の請求書に紐づけて追加分を発行する運用にすると、遺族ごとの請求履歴が一目で分かるようになります。別の請求書として独立させるより、紐づけて管理したほうが確認しやすいです。
突発的な依頼が多く、忙しい時期とそうでない時期の差が大きいのですが導入は大変ですか。
請求書発行や入金確認の部分だけを切り出して導入すれば、現場の受付や施行管理の仕組みを変えずに始められます。繁忙期に慌てて作る必要がなくなる分、負担は軽くなります。
葬祭業の他の業務
他の業種で請求書発行・集金を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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