士業の顧客管理で押さえること
顧問先ごとに契約内容と対応範囲が違う
顧問先ごとに顧問料や対応する業務の範囲、連絡先となる担当者が異なります。税務相談だけの契約なのか、労務相談や許認可申請まで含むのか、契約書を確認しないと分からない状態では、担当者が替わるたびに説明し直すことになり、問い合わせへの回答が遅れがちになります。
相談のやり取りが担当者の頭の中に残る
電話や訪問での相談内容、次回までに準備すると伝えた資料、前回の回答内容などが、メモやメールに散らばったまま担当者の記憶に依存していると、休暇や異動のときに顧問先への対応が止まります。顧問先からの着信があっても、誰が何を答えたか事務所内で分からず、確認のために顧問先へ聞き直す場面も出てきます。
確定申告や年度更新など時期の山
確定申告の時期や労働保険の年度更新、社会保険の算定基礎届の提出時期には、多数の顧問先への対応が一時期に集中します。どの顧問先にいつ連絡し、何を依頼し、いつ回答をもらったかを把握できていないと、提出期限の近い顧問先への対応漏れに気づきにくくなります。
守秘性の高い書類を外部クラウドに置きたくない
顧問先の決算情報や給与情報、許認可申請に関わる個人情報など、守秘性の高い書類を扱う事務所ほど、顧客情報を外部のクラウドサービスに預けることに抵抗を感じます。自社で管理するサーバーに顧客情報を置ける構成であれば、情報の持ち出し先を事務所内に限定できます。
顧客管理のシステムに要る機能
- 顧問先台帳（会社名・担当者・契約内容・顧問料・対応業務の範囲）
- 相談・連絡の履歴をやり取りごとに記録
- 次回対応予定や確認事項のリマインド
- 契約更新時期・契約内容変更の管理
- 過去のやり取りをキーワードで検索
- 自社サーバーでの運用（外部クラウドに依存しない構成）
- 担当者が休んだ際に最低限の経緯が分かる引き継ぎ情報
- メールの履歴を顧問先ごとに紐づけ
どこを何で持つか
専用ソフトに任せたほうがよい部分
税務申告書の作成や電子申告、給与計算、社会保険の電子申請といった専門処理は、税務や労務の専用ソフトに任せるのが確実です。顧客管理システムは、それらのソフトで扱う手続きそのものではなく、顧問先との関係ややり取りの経緯を把握するための台帳として位置づけます。
オープンソースや買い切りで持てる部分
顧問先の台帳、契約内容、相談のやり取りの履歴、次回対応予定といった、事務所独自の情報はオープンソースや買い切りのシステムで自社サーバーに持つことができます。顧問先数が増えても、担当者の記憶に頼らずに事務所全体で状況を共有できます。
紙・Excelのままでよい部分
顧問先がごく少数の個人事務所や、単発の相談のみで終わる案件については、これまで使ってきたExcelの一覧表のままでも大きな支障はありません。顧問契約に至った顧問先から優先して台帳に移していく進め方が現実的です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している顧客管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
顧客管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、顧客管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| EspoCRM | EspoCRMを日本語で使うための案内。顧客、商談、活動、メール、ワークフローを自社サーバーで管理できます。日本語UIは公式配布に収録。導入手順、ライセンス、項目追加のカスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 公式配布に日本語UIを収録。 | 触れる |
| Krayin CRM | Krayin CRMを日本語で使うための案内。当社が2,066キーを日本語化して本家へ提出しました。Laravel製で顧客・リード・商談・活動を管理できます。導入手順、ライセンス、カスタマイズ相談まで。 | MIT | Kurageが2,066キーを日本語化し本家へ提出。 | 触れる |
| Kurage AI Meishi Analysis | スマホで名刺を撮るとAIが12項目を読み取って下書きし、人が承認した分だけ台帳へ入る名刺管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage CRM Agent | 日報を投げるとAIが顧客記録の下書きを作り、人が承認した分だけ台帳に入るCRMです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Deal Desk | 顧客のメールアドレスごとに、商談をAIに相談し、記録を残し、かんばんで状況を管理する案件管理・商談管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Twenty | AI向けに設計されたSalesforceのオープンソース代替CRMです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | 触れる |
導入の進め方
- 確定申告や年度更新の繁忙期を避けて、台帳に移す顧問先の範囲を決める
- 既存のExcel台帳から顧問先の基本情報（担当者・契約内容・顧問料）を移す
- 資格者と事務員の間で、どこまでの相談内容を記録するか運用ルールを決める
- 数件の顧問先で試験運用し、記録の粒度や検索のしやすさを確認する
- 問題がなければ全顧問先に広げ、Excelの台帳は参照用として残す
士業の顧客管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
顧問先の数が少ない事務所でも導入する意味はありますか
顧問先が少ない事務所では、Excelの一覧表だけでも運用できる場合があります。ただ、担当者が一人しかいない事務所ほど、その人が休んだときに顧問先対応が止まりやすいため、少数の顧問先からでも台帳化しておくと安心です。
税理士と社労士が同じ事務所にいる場合も使えますか
顧問先ごとに、税務相談と労務相談を別々に記録しておけば、同じ顧問先に対する税理士と社労士それぞれの対応状況を事務所内で共有できます。資格者ごとに見るべき情報を分けて運用することもできます。
これまでの相談内容をどこまで記録すればよいですか
すべての会話を細かく記録する必要はありません。次回の対応に関わる約束事項や、提出期限、確認が必要な事項など、担当者が替わったときに困る情報を中心に記録しておくと、負担をかけずに引き継ぎに役立ちます。
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