士業議事録｜文字起こしから下書きまで自動化

士業の会議の議事録で押さえること

守秘性の高い内容を外に出しづらい

議事録には顧問先の経営状況や給与水準、許認可の経緯といった立ち入った内容が含まれます。クラウド型の文字起こしサービスに音声データを送ることに抵抗がある事務所では、録音を手元に置いたまま文字起こしや下書き作成まで済ませられる仕組みが望まれます。

誰が議事録を書くかが曖沈になる

打ち合わせには資格者が同席しますが、議事録をまとめるのは事務スタッフという事務所も多く、聞き直しに時間がかかって後回しになりがちです。録音から下書きまでを自動化できれば、人の作業は確認と修正だけに絞れます。

下書きをそのまま確定にしない工程が要る

AIが作った下書きには聞き取り違いや言い回しのずれが残ります。議事録として顧問先に示す以上、資格者や担当者が内容を確認し、承認した時点で確定版とする工程を踏むことが欠かせません。

後から打ち合わせの経緯を調べる場面がある

税務調査の対応や助成金申請の経緯確認など、過去の打ち合わせでどのような説明をしたかを調べ直す場面があります。顧問先ごと、案件ごとに議事録を紐づけて残しておくと、後からの確認がしやすくなります。

会議の議事録のシステムに要る機能

打ち合わせの録音ファイルをアップロードする機能
同一サーバー内での文字起こし処理（音声データを外部に送らない）
文字起こしをもとにしたAIによる議事録下書きの作成
下書きを資格者・担当者が確認して確定版にする承認の流れ
顧問先・案件ごとに議事録を紐づけて保存する機能
過去の議事録を顧問先名や日付で検索する機能
確定前の下書きと確定後の議事録を区別して表示する機能
確定できる担当者を限定する権限設定

どこを何で持つか

業界の専用ソフトに任せたほうがよい部分

決算書の作成や給与計算、許認可の申請書作成そのものは、会計ソフトや給与ソフト、行政手続き向けのソフトに任せるのが確実です。議事録の仕組みはそれらの計算や申告の代わりになるものではなく、打ち合わせの内容を記録して残すためのものと分けて考えます。

オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分

録音のアップロードから文字起こし、AIによる下書き作成、資格者による確認・確定までの一連の流れは、自前のサーバーに置くことで音声データを外部に出さずに済ませられます。顧問先の情報を事務所の外に送りたくない場合に向いています。

紙・Excelのままでよい部分

電話での短い確認事項や、次回訪問日程の調整程度の簡単なやり取りは、手書きのメモやExcelの一覧表で十分です。録音が必要なのは、方針の説明や判断の経緯を後で振り返る必要がある打ち合わせに限って考えればよいでしょう。

すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）

当社が販売している会議の議事録向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。

Whisper議事録 Kurage AI MOMオンプレミス 55,000円（税込）

会議の議事録に使えるオープンソース

カタログ2,922件から、会議の議事録に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。

名前	できること	ライセンス	日本語	デモ・購入
Kurage AI MOM	会議の録音をアップすると、同じサーバーのwhisper.cppが文字起こしし、AIが議事録の下書きを作り、人が承認したものだけが確定議事録になるシステムです。	MIT	日本語で開発・提供。	触れる / オンプレミス版

導入の進め方

確定申告期や年末調整期など繁忙期に入る前に、録音から確定までの流れを事務所内で一度試しておきます。
顧問先訪問時にICレコーダーやスマホで録音する運用を決め、担当者ごとに差が出ないようにします。
下書きを確認して確定させる役割を資格者本人か決まった担当者に定め、承認の抜け漏れが出ないようにします。
どこまでの発言を音声に残すか、守秘に関わる顧問先情報の取り扱いを事務所内でルール化します。
確定した議事録を顧問先・案件ごとに紐づけて蓄積し、過去の経緯を調べたいときに探せる状態にしておきます。

士業の会議の議事録、何から手を付けるか一緒に決めます

初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。

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よくあるご質問

録音データは外部のクラウドに送られてしまいますか。

同一のサーバー内で文字起こしから下書き作成までを処理する構成であれば、音声データを外部のクラウドサービスに送らずに済ませられます。守秘性の高い打ち合わせを扱う事務所ではこの点を確認しておくと安心です。

AIが作った議事録の下書きをそのまま顧問先に出してよいですか。

下書きには聞き取り違いや表現のずれが残ることがあります。資格者や担当者が内容を確認し、承認したものだけを確定議事録として扱う運用にしてください。

顧問先ごとに議事録を分けて後から探せますか。

顧問先や案件に紐づけて保存しておけば、税務調査への対応や助成金申請の経緯確認など、後から特定の打ち合わせ内容を探したいときに見つけやすくなります。

士業の他の業務

勤怠管理タイムカードと紙のシフト表で、締め日の集計に時間を取られている 予約・受付電話予約の聞き取りとダブルブッキングに追われている 問い合わせ対応問い合わせメールを個人の受信箱で受けていて、対応漏れ・二重返信が起きる 顧客管理顧客情報がExcelと個人の記憶に散らばっていて、担当が休むと止まる 請求書発行・集金請求書の作成・送付・入金確認が月末に集中し、回収漏れが怖い 名刺管理もらった名刺が箱に溜まったままで、会社の資産になっていない

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