士業の予約・受付で押さえること
電話での聞き取り事項の多さ
税理士・社労士・行政書士への相談は、確定申告、給与計算、許認可申請など用件ごとに必要な持参書類が異なるため、電話口で用件と持ち物を聞き取ってから日時を決める必要があります。聞き取りが不十分だと来所時に書類が揃わず、相談が持ち越しになることもあります。
担当者ごとのスケジュール調整
事務所内に複数の資格者がいる場合、相談内容によって対応する税理士や社労士が決まっているため、誰が対応できる相談かを確認してから空き時間を当てはめる必要があります。手控えの予定表だけでは、担当者間で同じ時間に重複して予約を受けてしまうことが起こります。
繁忙期の偏り
確定申告の時期や社会保険の算定基礎届、決算期など、業務の種類ごとに相談が集中する時期が決まっています。この時期だけ電話が急増するため、普段の予約方法のままでは聞き取りが追いつかず、予約の取りこぼしやダブルブッキングが起きやすくなります。
守秘性の高い予約記録の扱い
予約の控えには顧問先名や相談内容の概要が記載されるため、この記録自体が守秘義務の対象になります。外部クラウドへの保存を避けたい事務所では、予約の記録も事務所内のサーバーで管理したいという要望をよく伺います。
予約・受付のシステムに要る機能
- 顧問先ごとの来所履歴と相談内容を紐づけて記録できる
- 税理士・社労士・行政書士など担当者別の予約枠を管理できる
- ダブルブッキングを排他制御で防ぐ
- 電話口で聞き取った持参書類をメモとして予約に残せる
- 確定申告・年度更新などの繁忙期に予約枠を絞り込める
- 予約データを事務所内のサーバーに置ける構成
- 予約の変更・キャンセルを電話で受けた際にすぐ反映できる
- 来所予約と電話相談の予約を分けて管理できる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
税理士会や社労士会が案内する業務ソフト、確定申告ソフトとの連動部分は、専用ソフトに任せるのが向いています。汎用の予約システムで無理に代替しようとすると、申告書の作成や提出との連携が崩れてしまいます。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
来所予約の受付とダブルブッキング防止、担当者別の予定表は、事務所独自の運用に合わせて持ちやすい部分です。守秘性の高い予約記録を外部に出さずに済むよう、自前サーバーで動くオープンソースや買い切りのシステムに向いています。
紙・Excelのままでよい部分
単発の相談や、顧問契約前の初回相談のメモ程度であれば、紙の予約台帳や手控えで足りることもあります。予約数が少ない事務所では、無理にシステム化せず様子を見る判断もあります。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している予約・受付向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
予約・受付に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、予約・受付に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Reserve | ダブルブッキングを排他ロックで防ぐ、サロン・クリニック・士業向けの予約受付システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Cal.com | あらゆるユーザー向けのスケジューリング基盤を提供するアプリケーションです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| QloApps | ホテル運営を丸ごとオンライン化するオープンソースのホテル管理・予約システムです。PMS・予約エンジン・ホテル公式サイトが1つになっています。 | OSL-3.0 | 多言語対応(PrestaShopベース)。日本語UIの翻訳範囲は導入時に要確認。 | — |
| OpenEMR | 世界で広く使われているオープンソースの電子カルテ（GPL-3.0）。予約・カルテ・請求を扱いますが、日本の保険診療のレセプトには対応していません。 | GPL-3.0 | 多言語対応。日本語翻訳は部分的。 | — |
| MeetingBar | macOSのメニューバーから会議をすぐに確認できるアプリです | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Easy!Appointments | セルフホスト型の予約管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 現在電話で聞き取っている項目（相談内容・持参書類・希望日時）を書き出し、予約フォームの項目に落とし込みます。
- 税理士・社労士・行政書士など担当者ごとに対応できる相談の種類を整理し、予約枠を分けます。
- 確定申告や年度更新など繁忙期だけ予約枠を絞る運用をあらかじめ決めておきます。
- 予約データを事務所内のサーバーに置くか、クラウドにするかを事務所の方針として決めます。
- まずは電話予約の記録から試験的に移行し、来所予約や複数担当者の調整に範囲を広げます。
士業の予約・受付、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
顧問先は電話での予約しか使わないが、システム化する意味はあるか
電話予約自体はそのまま残しても、受けた予約をシステムに入力することで、担当者間の予定の重複を防げます。顧問先の電話での予約方法を変える必要はなく、事務所側の記録の取り方だけを変える使い方ができます。
複数の資格者がいる事務所でも対応できるか
担当者ごとに予約枠を分けて管理できるため、税理士・社労士・行政書士が同じ事務所にいる場合でも、相談内容に応じて担当者を割り当てた予約管理ができます。
予約の記録を外部クラウドに置きたくない場合はどうすればよいか
自前のサーバーで動くオープンソースや買い切りのシステムを選べば、予約データを事務所の外に出さずに管理できます。顧問先の相談内容を含む記録を守秘性の高いまま扱いたい事務所に向いています。
士業の他の業務
他の業種で予約・受付を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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