事務で時間を取られている所
顧問先からの問い合わせ対応、預かった書類の整理と期限管理、担当者が変わるときの引き継ぎに時間がかかるという声をよく伺います。顧問先数が増えるほど、誰がどの書類をどこまで預かっているかが見えにくくなり、確認のための連絡が増えていきます。繁忙期には書類の受け渡しだけで一日が終わることもあります。
専用ソフトが担う所と、その外側に残る事務
税理士事務所であれば税務・会計の専用ソフト、社労士事務所であれば給与・労務の専用ソフト、行政書士事務所であれば申請書作成の専用ソフトが計算や書式の部分を担います。その外側には、顧問先とのやり取りの履歴管理、預かった書類の保管、見積や契約の取り交わし、所内での情報共有といった事務が残り、ここは専用ソフトの範囲外として別に整える必要があります。
制度・決まりで気をつける所
税理士法・社会保険労務士法・行政書士法では、業務上知った顧問先の情報についての守秘義務が定められています。顧問先の経営状況や個人の労務情報など機微な内容を扱うため、書類や記録の保管場所・アクセス権限を事務所内でどう管理するかが実務上の論点になります。外部クラウドへの保存に慎重な事務所では、自前のサーバーで書類や顧客情報を管理する構成を選ぶ例もあります。
どの業務から手を付けるとよいか
まず書類の電子化・文書管理から整えると、他の業務の見通しが良くなります。顧問先ごとの書類がどこにあるか分かるようになると、顧客管理や引き継ぎの整理も進めやすくなります。守秘性を重視する事務所は、自前サーバーでの運用も含めて、書類の置き場所から検討するのが現実的です。
士業の業務から選ぶ
よくあるご質問
クラウドサービスを使わず、自前のサーバーで書類や顧客情報を管理できますか。
できます。顧問先の機微な情報を外部クラウドに置きたくない事務所では、事務所内や契約先のデータセンターに置いたサーバーで文書管理や顧客管理を行う構成を選ぶ例があります。専用ソフトとは別に、周辺の事務だけをこの構成で動かすことも可能です。
税理士・社労士・行政書士で、周辺事務の整え方に違いはありますか。
使う専用ソフト(税務・労務・申請書作成など)は業種ごとに異なりますが、顧問先とのやり取りの管理や書類の電子化、引き継ぎの仕組みといった周辺の事務は、どの士業でも似た形で整理できます。業種に合わせて専用ソフトを選び、その外側は共通の考え方で組み立てる進め方が現実的です。
顧問先ごとの書類は、どのように管理すればよいですか。
顧問先単位で書類をまとめ、誰が預かっているか、提出期限がいつかを一覧で確認できる状態にしておくことが基本です。担当者が変わっても同じ場所を見れば状況が分かるようにしておくと、引き継ぎの際の確認作業も減らせます。
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