士業の名刺管理で押さえること
紹介者と相談内容のメモ
顧問契約のきっかけは、金融機関や既存の顧問先、他の士業からの紹介であることが多くあります。名刺交換のその場で紹介者やご相談の分野を書き添えておかないと、後になって誰の紹介だったか分からなくなり、お礼の連絡や次の提案の機会を逃してしまいます。
複数の有資格者での共有
所長の税理士、社労士、行政書士など複数の資格者がそれぞれ別の場で顧問先や紹介者と名刺を交換する事務所も少なくありません。名刺入れに個人で保管していると、担当者が休んだときや退職したときに、その顧問先がどの紹介者経由だったのか、事務所の誰も分からなくなってしまいます。
顧問先以外の名刺の扱い
金融機関の担当者、商工会議所の職員、他の士業事務所など、顧問先そのものではない名刺も日々積み重なります。将来の相談につながる相手かどうかを判断するには、いつ、どこで会ったかという情報が残っていることが欠かせません。
守秘性を保ったまま台帳化
顧問先の氏名や会社名が入った名刺のデータを、外部のクラウドサービスに預けることに抵抗を感じる事務所もあります。自前のサーバーで名刺を台帳にできれば、守秘性の高い情報を事務所の外に出さずに、箱の中の名刺を使える資産に変えられます。
名刺管理のシステムに要る機能
- スマホのカメラで名刺を撮影して自動で読み取る
- 会社名・担当者名に加えて紹介者名や相談内容をメモ欄に記録できる
- 顧問先・金融機関・他士業・商工会など名刺の相手を区分して分類できる
- 複数の有資格者・スタッフが同じ台帳を共有して使える
- 自前サーバー(オンプレ)で動かせて外部クラウドに名刺データを置かない
- 会社名や紹介者名で過去の名刺をあとから検索できる
- 名刺の画像をそのまま保存して読み返せる
- 担当者の退職・異動時に紹介者情報を含めて引き継げる
どこを何で持つか
名刺の読み取り自体は専用サービスに任せる部分
名刺を撮影して文字を読み取る精度や、組織図・人脈図を自動で作るような高度な機能は、名刺管理の専用サービスが積み重ねてきた強みです。読み取りの正確さだけを求めるなら、そうしたサービスに任せる方が早い場合もあります。
紹介者情報を含む台帳を自前で持つ部分
どの顧問先が誰の紹介で、どんな相談から始まったかという情報は、事務所にとって長く使う資産です。守秘性を優先するなら、こうした台帳は自前のサーバーで持ち、外部に預けない形にしておくほうが安心です。
紙・Excelのままでよい部分
一度きりの名刺交換で終わった相手や、年賀状のやり取りだけの付き合いまで台帳に入れる必要はありません。今後の相談につながりそうな名刺から台帳に移していけば十分です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している名刺管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
名刺管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、名刺管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage AI Meishi Analysis | スマホで名刺を撮るとAIが12項目を読み取って下書きし、人が承認した分だけ台帳へ入る名刺管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
導入の進め方
- 確定申告や年度更新などの繁忙期を避けて、名刺を整理する時期を決める
- まず所長や担当者が持っている名刺をまとめて出し、スマホで撮影して読み取る
- 会社名・担当者名に加えて、紹介者や相談内容をメモ欄に入力して台帳に登録する
- 一人の担当者から使い始め、他の有資格者やスタッフにも台帳の入力・検索を広げる
- 新しく受け取った名刺は、その日のうちに撮影して登録する運用に切り替える
士業の名刺管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
顧問先の名前が入った名刺データを外部のクラウドに置くのが心配です。
自前のサーバーで名刺管理システムを動かせば、名刺の画像や読み取ったデータを事務所の外に出さずに済みます。守秘性の高い顧問先情報を扱う事務所でも、安心して台帳化できます。
紹介者の情報はどこに書いておけばよいですか。
名刺を登録する際のメモ欄に、紹介者の名前や紹介を受けた経緯を書き添えておきます。あとから検索すれば、誰からの紹介でその顧問先と付き合いが始まったかをすぐに振り返られます。
税理士・社労士・行政書士が同じ事務所にいる場合、名刺管理は分けるべきですか。
分けずに一つの台帳にまとめることをおすすめします。顧問先が複数の資格者にまたがって相談してくる場合も多く、同じ台帳で共有しておけば、担当が変わっても紹介の経緯が分かります。
士業の他の業務
他の業種で名刺管理を見る: 建設・工務店 不動産会社 広告代理店・マーケ会社 製造業・町工場 IT・Web制作会社 卸売・商社 人材紹介・派遣 葬祭業
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