士業の案件・工程管理で押さえること
担当者しか進捗を把握していない
税理士や社労士の事務所では、顧問先ごとに担当者が決まっていることが多く、案件の進み具合は担当者本人しか把握していないという状態になりやすいです。所長が全体の状況を確認したいときも、担当者が出先や休みだと確認できず、顧問先からの問い合わせにすぐ答えられないことがあります。
申告・届出ごとに締切が重なる
確定申告や年末調整、算定基礎届、労働保険の年度更新、許認可の更新申請など、士業の案件には種類ごとに決まった時期と締切があります。複数の顧問先を同時に抱えると、どの案件がどの締切に向けて進んでいるかを一覧で見られないと、締切間際にまとめて対応が必要になる案件が重なってしまいます。
一社で複数の案件が同時に動く
一つの顧問先に対して、決算業務と給与計算、助成金申請の手続きが同時に進んでいることもあります。顧問先単位ではなく案件単位で進捗を見られないと、どの業務が完了していてどれが止まっているのかが分かりにくくなり、担当者間でのやり取りにも手間がかかります。
守秘性の高い書類を外部に置きたくない
顧問先の決算資料や給与台帳、許認可申請書類は守秘性が高く、外部のクラウドサービスに案件情報と一緒に置くことに抵抗を感じる事務所も多いです。案件・工程管理の仕組みも、書類と同じ場所で、自前のサーバーで管理できる構成にしておくと、情報の持ち出しや外部からの参照を事務所の判断でコントロールできます。
案件・工程管理のシステムに要る機能
- 顧問先ごとに案件を紐づけて一覧表示できる
- 担当者別・案件種類別に工程（着手中・確認中・提出済みなど）を管理できる
- 税務・社会保険関連の提出期限をあらかじめ登録してアラートを出せる
- 案件ごとのステータス変更の履歴が残る
- 所長や管理者が全顧問先の状況を一つの画面で確認できる
- 担当者ごとの案件数の偏りが分かる
- 自前サーバーで運用でき、顧問先情報を外部に置かない構成にできる
- 確定申告や年度更新などの繁忙期に、該当する案件だけを絞り込める
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
税務計算や給与計算、申告書の作成そのものは、法令改正への対応や電子申告との連携が必要なため、業界の専用ソフトに任せるのが確実です。案件・工程管理システムはそれらと置き換えるものではなく、案件がどこまで進んでいるかを横断的に把握するための仕組みとして、専用ソフトとは別に用意する前提で考えます。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
顧問先ごとの案件、担当者、工程の区切り、締切日を紐づけて一覧化する部分は、OSSのカンバン・プロジェクト管理ツールや買い切りのシステムで十分に持てます。自前サーバーで動かせるものを選べば、顧問先の案件情報を事務所の外に出さずに管理できます。
紙・Excelのままでよい部分
打ち合わせ中の簡単なメモや、顧問先への確認事項の下書きといった一時的なやり取りは、紙やExcelのままで問題ありません。無理にすべてをシステムに入力しようとすると、案件管理そのものが手間になってしまいます。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している案件・工程管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
案件・工程管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、案件・工程管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Plane | Planeを日本語で使うための案内。課題・サイクル・モジュール・文書をまとめて管理できます。公式の日本語UIがあり、当社はPlane JP Deployment Kitを公開しています。導入手順、ライセンス、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 公式日本語UIあり。Plane JP Deployment Kitを公開。 | — |
| AppFlowy | AppFlowyを日本語で使うための案内。Notion代替のオープンソース・ワークスペースの日本語対応状況、セルフホストの導入手順、ライセンス、AI機能、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Wekan | Meteorで構築されたオープンソースのカンバンボードアプリケーションです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| OpenProject | 製品やプロジェクト、ポートフォリオを管理するためのオープンソースソフトウェアです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Planka | Trelloの代替になる、自社サーバーで動くカンバン型タスク管理OSS。プロジェクト→ボード→リスト→カードの構造、担当者・ラベル・期限・チェックリスト・添付、リアルタイム反映を備えます。 | PLANKA Community License v1.1（商用ライセンスあり） | 本家同梱の日本語は実測約88%（483キー中56キー未訳）。残り56キーを当社が全訳し planka-jp(github.com/katsushi2441/planka-jp) で公開、本家へPR提案中。 | — |
| leantime | 目標達成に特化した、誰でも使いやすいプロジェクト管理システムです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
導入の進め方
- 確定申告や年末調整など繁忙期が始まる前に、案件の種類と工程の区切り（受付・作業中・確認・提出済みなど）を事務所内で整理する
- 比較的落ち着いている時期に試験的に導入し、担当者が入力に慣れる期間を設ける
- 顧問先と案件を紐づけて登録し、担当者と締切を割り当てる
- 所長や管理者が全体を見る運用に切り替え、繁忙期の進捗確認に実際に使ってみる
- 運用が固まったら、進行中の案件を含めて本格的に移行する
士業の案件・工程管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
既存の税務ソフトや労務ソフトと連携できますか
案件・工程管理システムは進捗の把握に特化したもので、税務や給与計算の専用ソフトとは別の仕組みです。連携機能がない場合でも、案件名や顧問先名を揃えておけば、両方を見比べながら無理なく運用できます。
顧問先に進捗を見せることはできますか
ツールによってはゲスト権限や共有リンクの機能がありますが、守秘性の高い士業では顧問先に直接システムを見せるより、事務所内で進捗を把握したうえで電話やメールで報告する運用のほうが一般的です。
担当者が変わったときの引き継ぎにも使えますか
案件ごとの工程や対応状況が記録されていれば、担当が変わった際に状況を把握しやすくなります。ただし、顧問先との過去のやり取りや注意点を整理する資料づくりは、別の取り組みとして考えたほうがよいでしょう。
士業の他の業務
他の業種で案件・工程管理を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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