整骨院・整体院の引き継ぎ・属人化対策で押さえること
回数券と顧客情報がその人の記憶に頼っている
回数券の残り回数や、どの顧客がどんな体の悩みで通っているかは、受付や施術者の記憶とメモ帳に残っていることが多く、台帳として整備されていない院をよく見かけます。担当者が変わると、残数の数え間違いや再来の声かけ漏れが起きやすくなります。
カルテの書き方が施術者ごとにばらばら
柔道整復師や鍼灸師、あん摩マッサージ指圧師など資格の異なる施術者が在籍する院では、カルテの書式や略語の使い方が人によって違い、他の施術者が読んでも経過がつかみにくいことがあります。担当を代わるときに、前任者に聞かないと分からない部分が残ります。
顧客との関係がポータルや個人のやり取りに偏る
予約ポータルや施術者個人のSNS・LINEで顧客とやり取りしていると、退職時にその関係ごと引き継げず、連絡先すら分からなくなることがあります。自院の顧客台帳として連絡先や来院履歴を持っておかないと、再来のきっかけを失いやすくなります。
退職の引き継ぎが口頭と最終出勤日だけで終わる
施術者の退職が決まってから数日の口頭説明だけで引き継ぎを済ませ、継続中の顧客の経過や次回の施術方針が記録に残らないまま終わることがあります。繁忙期の退職が重なると、経営者自身が後任への説明に追われることになります。
引き継ぎ・属人化対策のシステムに要る機能
- 顧客台帳(氏名・連絡先・来院履歴・回数券残数)を院として一元管理する
- カルテ・施術記録を電子化し、担当者が変わっても読める形で残す
- 回数券の発行日・消化回数・残数を自動で集計する
- 退職・異動が決まった顧客ごとの引き継ぎメモと担当変更履歴を残す
- 資格者と受付事務でカルテ・個人情報の閲覧範囲を分ける権限管理
- 顧客ごとの紹介経緯や継続理由などの自由記述欄
- 予約ポータルに依存しない形でデータを書き出せるエクスポート機能
- 退職時のチェックリスト(引き継ぐ顧客一覧・残回数・次回方針)をテンプレート化
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
予約ポータルとの連携や、オンライン予約画面そのもの、キャッシュレス決済まわりは、整骨院・整体院向けの専用ソフトや予約サービスに任せたほうが無難です。これらは決済事業者の仕様変更などに合わせた更新が必要になるためです。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
顧客台帳・カルテの要約・回数券の残数・退職時の引き継ぎメモは、院が自分で持つ台帳として管理しやすい部分です。ポータルや個人のメモに分散させず、院のシステムに集約しておくと、担当者が変わっても顧客対応を続けられます。
紙・Excelのままでよい部分
日々の売上の集計や、施術で使うテープ・備品の在庫のような、個人情報を含まない簡単な記録は、無理にシステム化せず紙やExcelのままでも支障はありません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している引き継ぎ・属人化対策向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
引き継ぎ・属人化対策に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、引き継ぎ・属人化対策に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage HR Post | 人ではなく職に記録を紐づけて、業務の属人化を止める職務・目標・引継ぎ管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| AFFiNE | 計画、整理、創造を統合した次世代のナレッジベースです。 | MIT（一部は別ライセンス） | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Outline | 成長するチーム向けの高速で美しいナレッジベースです。 | Business Source License | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Raneto | Markdown形式でドキュメントを管理できるセルフホスト型のナレッジベースです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| NoteDiscovery | セルフホスト型のナレッジベース構築ツールです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| laudspeaker | 顧客エンゲージメントと製品オンボーディングのためのオープンソースプラットフォームです。 | AGPL-3.0（一部は別ライセンス） | 日本語ファイルなし | — |
導入の進め方
- 今いる施術者・受付事務が、顧客対応やカルテについてどこまでを自分の頭の中だけで管理しているかを棚卸しする
- 回数券の管理方法とカルテの書式を院内で統一し、誰が見ても分かる最低限のルールを決める
- 顧客台帳とカルテの要約を一元管理するシステムを導入し、既存の予約ポータルとは役割を分ける
- 退職・異動が決まった際の引き継ぎ手順(顧客一覧・残回数・次回方針の共有)をテンプレート化しておく
- 年末年始など繁忙期を避け、閑散期に新しい台帳への移行作業を行う
整骨院・整体院の引き継ぎ・属人化対策、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
カルテの電子化は柔道整復師などの資格者でないと扱えませんか。
カルテの記載内容そのものは資格者が作成しますが、記録を保存・検索できるようにする仕組みの導入や運用は、受付事務が行っても差し支えありません。入力ルールだけ資格者と事務で事前にすり合わせておくと安心です。
顧客台帳をOSSに移すと、今使っている予約ポータルは使えなくなりますか。
予約ポータルはそのまま使い続けられます。台帳側には顧客情報や来院履歴、回数券の残数を持たせ、予約の受付自体はポータルに任せるという役割分担で運用している院をよく伺います。
退職が決まった施術者からは、どこまで引き継いでもらえばよいですか。
担当している顧客の一覧、回数券の残数、次回の施術方針やカルテの経過のメモがあれば、後任者が初回の対応に困ることは少なくなります。最終出勤日の直前ではなく、退職が決まった時点から少しずつ記録してもらうと進みやすくなります。
整骨院・整体院の他の業務
他の業種で引き継ぎ・属人化対策を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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