整骨院・整体院の現場記録・作業報告の集約で押さえること
施術者ごとに書式が違う日報
施術者は手書きのメモ用紙やLINEのトークで、その日の施術件数、回数券の消化、物販の売上などを報告します。書く項目や順番は施術者ごとに違い、略語や口頭での補足も多いため、事務員がいちいち内容を読み解いて転記する作業が発生します。忙しい施術者ほど報告が後回しになり、翌日以降にまとめて送られてくることも少なくありません。
複数院・複数施術者の月末集計
複数の院を展開している場合、各院の事務員や院長がLINEのトーク履歴を遡ったり、紙のメモを院ごとに並べ替えたりして、本部への報告や月次の売上集計を行います。施術者が多いほど報告の数も増え、どの施術者がどの患者に何回施術したか、回数券があと何回残っているかを後から追うのに時間がかかります。月初の数日は集計作業に追われ、本来の施術や経営判断に充てる時間が削られがちです。
保険施術と自費・回数券消化の区別
施術メモには保険の対象となる施術と自費施術、回数券の消化が混在して書かれることが多く、集計の際にどちらに当たるかを一件ずつ事務員が判断して入力し直す必要があります。施術者によって保険と自費の書き分けが曖昧なまま報告されることもあり、後で本人に確認を取る手間も発生します。この区別があいまいだと、月末の売上集計や保険請求の準備にも時間がかかります。
施術者の入れ替わりと記録の引き継ぎ
柔道整復師や鍼灸師、整体師が退職や異動で入れ替わると、その人が使っていたメモ帳やLINEのトークに残っていた患者ごとの施術履歴や回数券の消化状況が、後任にうまく引き継がれないことがあります。口頭での引き継ぎだけでは漏れが出やすく、新しく入った施術者が同じ患者を担当したときに、過去の施術内容を探すのに時間がかかります。
現場記録・作業報告の集約のシステムに要る機能
- 施術者がスマホやタブレットから施術件数・回数券消化・保険/自費の区分を入力できる
- 院・施術者ごとの報告を自動で集計し、月次の数字をまとめて確認できる
- 回数券の残回数を患者ごとに記録し、消化のたびに更新できる
- 施術メモや写真（在庫切れ・設備の不具合など）を報告に添付できる
- LINEのやり取りに代わる、項目が決まった入力フォームを使える
- 複数院の報告を院ごと・施術者ごとに絞り込んで確認できる
- 施術者が退職・異動しても、記録は患者や院に残り引き継がれる
- 通信が不安定な施術室でも入力でき、あとでまとめて同期できる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
保険の療養費支給申請にかかわるレセプトの作成や算定ルールのチェックは、整骨院・整体院向けの電子カルテ・レセプト専用ソフトに任せたほうが安全です。算定の仕組みは制度に合わせて作り込まれているため、自前の仕組みで代替する必要はありません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
日々の施術件数や回数券の消化、物販の売上といった現場からの報告を集めて自院の記録として残す部分は、専用ソフトに頼らず自前で持てます。Kurage CRM Agentのように、施術者が日報を投げるとAIが記録の下書きを作り、事務員が確認した分だけ台帳に残る仕組みも、紙やLINEに分散した報告をまとめる手段として使えます。
紙・Excelのままでよい部分
施術中に患者と話した内容の覚え書きや、次回の施術方針についての施術者個人のメモは、紙のメモ帳のままで構いません。集計や引き継ぎに関わらない、その場限りの覚え書きまで仕組みに乗せる必要はありません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している現場記録・作業報告の集約向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
現場記録・作業報告の集約に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、現場記録・作業報告の集約に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage CRM Agent | 日報を投げるとAIが顧客記録の下書きを作り、人が承認した分だけ台帳に入るCRMです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage HR Post | 人ではなく職に記録を紐づけて、業務の属人化を止める職務・目標・引継ぎ管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Kintai | タブレット1台を顔認証タイムレコーダーにする、丸めない台帳の勤怠システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Plane | Planeを日本語で使うための案内。課題・サイクル・モジュール・文書をまとめて管理できます。公式の日本語UIがあり、当社はPlane JP Deployment Kitを公開しています。導入手順、ライセンス、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 公式日本語UIあり。Plane JP Deployment Kitを公開。 | — |
| AppFlowy | AppFlowyを日本語で使うための案内。Notion代替のオープンソース・ワークスペースの日本語対応状況、セルフホストの導入手順、ライセンス、AI機能、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| super-productivity | タイムボックス機能と時間追跡を備えた高度なToDoリストアプリです。 | MIT | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- まず1院・1〜2名の施術者で、LINEや紙の報告を決まった入力フォームに置き換えてみる
- 施術件数・回数券消化・保険/自費の区分など、今の紙メモにある項目をそのままフォームの項目にする
- 月初の集計日に、院・施術者ごとの数字が自動でまとまっているか事務員が確認する
- 複数院で展開する場合は、院ごとに項目や報告のタイミングがばらばらにならないよう、先に共通の項目を決めてから広げる
- 柔道整復師や鍼灸師、整体師の入れ替わりがあっても、記録は人ではなく患者・院に紐づけて残すようにする
整骨院・整体院の現場記録・作業報告の集約、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
この仕組みで保険のレセプトもそのまま作れますか？
いいえ。ここで集めるのは施術件数や回数券消化といった現場の報告を整理するためのものです。保険の療養費支給申請にかかわるレセプトの作成は、整骨院・整体院向けの専用ソフトにお任せください。
LINEでの報告をやめると、施術者から反発がありませんか？
最初は戸惑われることもありますが、紙のメモより入力項目が少なく、スマホで数タップで終わる形であれば、慣れるまでの期間を経て定着することが多いです。まずは1人から試すとよいです。
複数の院で報告のやり方が全く違いますが、揃えられますか？
一度に全院分を揃えようとせず、まず施術件数と回数券消化など、どの院でも共通して必要な項目だけを決めて始めると進めやすいです。院ごとの事情はあとから調整できます。
整骨院・整体院の他の業務
他の業種で現場記録・作業報告の集約を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
記載のサービス名・製品名は各社の商標または登録商標です。本ページは当社が独自にまとめた情報であり、各提供元が監修するものではありません。
