整骨院・整体院の書類の電子化・文書管理で押さえること
紙とスキャンPDFの二重管理
問診票や同意書は紙で受け取り、あとからスキャンして保存する流れが一般的です。原本とPDFのどちらが最新か分からなくなり、同じ顧客の書類を紙の束とフォルダの両方で探す手間が生まれます。
回数券・通院履歴とのつながり
回数券は残回数や有効期限の管理が必要で、カルテや同意書と顧客が結び付いていないと、施術内容と残数の確認に時間がかかります。紹介状や同意書も通院が長引くほど枚数が増えていきます。
複数の施術者・院での共有
一人の顧客を複数の施術者が交代で担当する院や、複数院を展開している場合、同意書や問診票の原本が片方の院にしかないと、もう一方では確認できずに連絡や取り寄せの手間が発生します。
通院終了後の書類の扱い
卒業・通院終了した顧客の書類をいつまで院内に置くか、紙原本を処分してよいかの判断が曖昧なまま、保管場所がどんどん増えていく院もよく見られます。
書類の電子化・文書管理のシステムに要る機能
- 問診票・同意書・紹介状をスキャンして顧客ごとに紐づけて保管できる
- スキャンPDFの中の文字を検索できる(OCR)
- 回数券の残回数や有効期限が分かる台帳として使える
- 複数の施術者・複数院で同じ書類を参照できる
- タブレットやスマホから受付でその場で書類を取り込める
- その日の申し送りや注意事項をスタッフ間で残せる
- 通院終了した顧客の書類をまとめて区分・保管できる
- 紙原本の保管場所を減らしてスキャンデータで代替できる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
保険請求に関わる施術録や会計処理は、整骨院向けの電子カルテ・レセコン機能を持つ専用ソフトに任せるのが安全です。保険の算定ルールに合わせた入力・集計はそうしたソフトの本来の役割で、自前で代替する必要はありません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
問診票・同意書・紹介状のスキャンアーカイブや、複数院間でのファイル共有、スタッフ間の申し送りメモは、ポータルや専用ソフトに依存せず自院で持てる部分です。顧客台帳として自院の手元に残すことが再来につながります。
紙・Excelのままでよい部分
当日の受付メモや物品発注リストなど、保管や検索の必要がなく使い切りで終わる書類は、紙や手元のExcelのままで十分です。わざわざシステムに取り込む手間をかける必要はありません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している書類の電子化・文書管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
書類の電子化・文書管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、書類の電子化・文書管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| localsend | 異なるデバイス間でファイルを送受信できるオープンソースのクロスプラットフォームアプリです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| paperless-ngx | スキャン、索引作成、アーカイブが可能な文書管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| filebrowser | 指定したディレクトリ内のファイルをブラウザ上で管理できるファイルマネージャーです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| PairDrop | セットアップや会員登録不要でファイルを送受信できるクロスプラットフォームツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| ownCloud | ファイル共有や同期機能を提供するownCloudのウェブサーバーコアです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| onionshare | Torネットワークを利用して安全かつ匿名にファイル共有やWebサイト公開ができるツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 院にある紙書類の種類を洗い出す(問診票・同意書・紹介状・回数券台帳など)
- 受付のどのタイミングでスキャンするか、担当者を決める(来院時か施術後かなど)
- 数名の顧客分だけ試験的にスキャン・保管を回し、検索しやすいか確認する
- 院内全体に展開し、紙原本を保管するか処分するかの基準を決める
- 複数院がある場合は、どの書類をどの院から参照できるようにするか決める
整骨院・整体院の書類の電子化・文書管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
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問診票や同意書はスキャンして原本を処分してよいですか。
書類の種類によって扱いが異なるため、院としての判断基準をあらかじめ決めておくことをおすすめします。まずは一定期間は原本とスキャンデータを並行して保管し、運用が安定してから原本の処分を検討する院が多いです。
複数の施術者が同じ顧客を担当する場合、書類はどう共有すればよいですか。
問診票や同意書をスキャンして顧客ごとにまとめておけば、担当が変わっても同じ画面で確認できます。あわせて施術内容の申し送りを残せる仕組みがあると、引き継ぎの際の確認がスムーズになります。
回数券の管理も文書管理の仕組みに含めるべきですか。
回数券の残回数や有効期限は顧客ごとの書類と一緒に確認したい情報なので、同じ台帳の中で見られるようにしておくと、受付での確認がしやすくなります。専用ソフトの会計機能と役割を分けて考えるのがおすすめです。
整骨院・整体院の他の業務
他の業種で書類の電子化・文書管理を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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