人材紹介・派遣の名刺管理で押さえること
求職者と求人企業、両面の名刺を一つにまとめる
人材紹介・派遣の仕事には、求職者に接する登録面談の場面と、求人企業の人事や現場責任者に接する営業の場面の両方があります。名刺を求職者用・企業用で別々に管理すると、同じ案件に関わる情報を見落としがちです。両面の名刺を一つの台帳に入れて担当者ごと・企業ごとに検索できるようにしておくと、応募から内定までの動きを追いやすくなります。
応募者対応のメールを名刺の情報と結びつける
求職者からの応募メールや企業からの問い合わせメールは、担当者個人のメールソフトに届いたままになりがちです。名刺の連絡先とメールの履歴がつながっていないと、担当者が休んだときに誰も対応できなくなります。名刺台帳にやり取りを紐づけておけば、担当者が変わっても経緯を見ながら引き続き対応できます。
面談記録を名刺に重ねて資産にする
求職者との登録面談や、求人企業の現場責任者との打ち合わせでは、本人の希望条件や職場の雰囲気など、名刺だけでは残らない情報が出てきます。名刺にひもづけて面談のメモを残しておくと、次回の面談やマッチングの際に過去の経緯を踏まえて話ができます。名刺が単なる連絡先ではなく、その人との関係の記録として積み上がっていきます。
転職フェアや合同説明会で増える名刺への対応
転職フェアや合同企業説明会に出展すると、短時間で数十枚から数百枚の名刺を受け取ることがあります。その場でメモを取らずに持ち帰ると、誰にどんな話をしたか分からなくなり、後日のフォローが遅れます。会期中にスマホで撮って読み取っておけば、ブース撤収後すぐにお礼のメールや面談の案内を送れます。
名刺管理のシステムに要る機能
- 求職者・求人企業を区別して検索できる項目設計(属性・担当者・企業名)
- スマホでの名刺撮影とAIによる項目読み取り
- 面談記録・やり取りの履歴を名刺にひもづけて保存
- 応募者対応メールの共有・履歴確認
- 担当者ごとの名刺・対応状況の引き継ぎ表示
- 展示会・フェアで受け取った名刺の一括登録
- 企業の部署・担当者の異動を反映する更新機能
- 名刺情報のCSV出力・既存の求人管理ソフトへの連携
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
求人企業の選考進捗管理、求職者とのマッチング、派遣の契約管理などは、業界専用の求人管理システムや派遣管理システムに任せたほうがよいです。これらは求人票や契約書式の管理と一体で動くため、名刺管理だけのために別のことまで背負わせる必要はありません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
名刺をデータ化して検索できる状態に保つこと自体は、専用ソフトの外で軽く持てます。スマホで撮影してAIに項目を読み取らせ、求職者か求人企業かを振り分けて台帳に入れておけば、担当者の異動や退職があっても連絡先と経緯が残ります。
紙・Excelのままでよい部分
展示会でもらった名刺のうち、その場限りの業者案内や関係のない相手の名刺は、わざわざ台帳に入れずにひとまとめにして保管しておく程度で構いません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している名刺管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
名刺管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、名刺管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage AI Meishi Analysis | スマホで名刺を撮るとAIが12項目を読み取って下書きし、人が承認した分だけ台帳へ入る名刺管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
導入の進め方
- 今ある名刺を求職者用・求人企業用におおまかに分けて整理する時期を決める(閑散期や期初に行う)
- 担当者ごとに名刺の撮影・読み取りを進め、台帳に入れる項目を揃える
- 面談記録やメールのやり取りを名刺に紐づける運用を担当者に共有する
- 転職フェアなど名刺が集中するイベント前に、一括登録の流れを確認しておく
- 異動・退職時の引き継ぎルールを決めて、名刺台帳を会社の資産として残す
人材紹介・派遣の名刺管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
求職者の名刺と求人企業の名刺を同じ仕組みで管理していいのか
立場が違っても名刺という形は同じなので、一つの台帳にまとめて構いません。ただし求職者か求人企業かを項目で区別できるようにしておくと、検索や引き継ぎのときに混同しません。
個人情報として扱いに気をつけることはあるか
求職者の名刺には個人情報が含まれるため、台帳への保存や共有は担当者間でも必要な範囲にとどめます。社内の個人情報の取り扱い方針に沿って運用してください。
担当者が退職したら名刺の情報はどうなるか
名刺台帳が会社の資産として残っていれば、退職後も連絡先や面談の経緯を他の担当者が引き続き見られます。個人のスマホや名刺ファイルに留めておくと、退職とともに失われてしまいます。
人材紹介・派遣の他の業務
他の業種で名刺管理を見る: 建設・工務店 不動産会社 広告代理店・マーケ会社 士業 製造業・町工場 IT・Web制作会社 卸売・商社 葬祭業
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