建設・工務店の名刺管理で押さえること
名刺が集まる場面はばらばら
現場見学会で施主と交換する名刺、着工前の顔合わせで協力会社や職人と交換する名刺、建材商社やメーカーの営業訪問で受け取る名刺は、交換する時期も相手も違います。それぞれが別の現場監督や担当者の手元に残り、会社としてまとまった形になりません。
個人の名刺入れに依存する管理
名刺は現場監督や営業担当者が各自の名刺入れで持っているのが普通で、他の社員が「この業者の連絡先を知りたい」と思っても探す手段がありません。異動や退職があると、その人がやり取りしていた協力会社や施主の連絡先が一緒に見えなくなります。
協力会社一覧との二重管理
事務所では協力会社や職人の一覧をエクセルなどで別に持っていることが多く、名刺の情報とは連動していません。新しい協力会社と知り合うたびに、名刺をしまう作業と一覧への入力作業が別々に発生し、どちらかが更新漏れになります。
工事が終わると名刺が眠る
工事が完了すると名刺を見返す機会がなくなり、箱や名刺入れの中で止まります。次の工事で同じ建材商社や職人に発注したい時、または以前の施主から紹介を受けた時に、名刺を探し出すところから始まるのがよくある手間です。
名刺管理のシステムに要る機能
- スマホで名刺を撮影し、会社名・部署・氏名・電話・携帯・メールアドレスを読み取って下書きにする
- 施主、協力会社・職人、設計事務所、建材メーカー・商社など、相手の種類を分けて登録できる
- どの工事で知り合った相手かを現場名や工事名でタグ付けして残せる
- 同じ会社の名刺が複数の社員から登録された時に、重複をまとめて確認できる
- 現場監督や営業担当者ごとに、誰がどの名刺を登録したかを一覧で確認できる
- 会社名や電話番号で検索して、協力会社や職人の連絡先をすぐに呼び出せる
- 異動や退職が決まった人の名刺情報を、事務所側の台帳として引き継げる
- 名刺の画像を保存し、読み取り内容と見比べて確認できる
どこを何で持つか
業界の専用ソフトに任せたほうがよい部分
見積・図面・工程管理といった工務店向けの業務ソフトは、それぞれ専用のシステムに任せたほうが機能がそろっています。名刺管理はこうしたソフトの中心機能ではないので、無理に一つにまとめようとせず別に持つ方が扱いやすくなります。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
名刺を撮影してデータ化し、社内の台帳として積み上げる部分は、小さな仕組みで十分に成り立ちます。協力会社・職人・施主・取引先という区分ごとに整理できれば、工務店の規模でも買い切りやオープンソースの名刺管理だけを切り出して持つのが合っています。
紙・Excelのままでよい部分
現場見学会に一度来場しただけの方や、社内で名前が分かれば十分な名刺は、台帳に入れずExcelや紙の控えのままで困りません。すべての名刺を無理にデータ化する必要はなく、継続してやり取りする相手から優先すれば足ります。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している名刺管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
名刺管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、名刺管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage AI Meishi Analysis | スマホで名刺を撮るとAIが12項目を読み取って下書きし、人が承認した分だけ台帳へ入る名刺管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
導入の進め方
- 工事が落ち着く時期を選び、各現場監督・営業担当者が持っている名刺をいったん事務所に集める
- スマホで名刺を撮影してAIに読み取らせ、下書きを事務所の担当者が見て誤りがないか確認してから台帳に入れる
- 施主・協力会社・職人・設計事務所・建材商社といった区分と、知り合った工事名を一緒に登録する
- 以降は現場でもらった名刺を当日か週末にまとめて撮影する運用に決めて、箱にたまる前に処理する
- 協力会社一覧や見積システムに登録している取引先の会社名と、名刺台帳の表記を揃えておく
建設・工務店の名刺管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
現場監督が個人の名刺入れで持っている名刺も、会社の台帳に入れられますか。
入れられます。名刺を撮影してAIに読み取らせるだけなので、現場監督本人が持ち歩いている名刺入れからそのまま取り込めます。異動や退職の前に一度まとめて撮影しておくと、連絡先が個人に紐づいたまま消えることを防げます。
職人や協力会社の名刺も、施主の名刺と同じ台帳で扱ってよいですか。
同じ台帳で扱えます。相手の種類を分けて登録できるようにしておけば、施主・協力会社・職人・建材商社を混在させたまま入れても、後から種類ごとに絞り込んで探せます。分けて管理するための台帳を別に作る必要はありません。
名刺の読み取りを間違えたまま台帳に入ってしまうことはありませんか。
AIが読み取った内容はいきなり台帳に反映されるのではなく、下書きとして出てきます。人が目で見て確認し承認した分だけ台帳に入る仕組みなので、電話番号の読み間違いなどをその場で直してから登録できます。
建設・工務店の他の業務
他の業種で名刺管理を見る: 不動産会社 広告代理店・マーケ会社 士業 製造業・町工場 IT・Web制作会社 卸売・商社 人材紹介・派遣 葬祭業
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