卸売・商社のマニュアル・手順書で押さえること
得意先ごとの特別条件が頭の中にある
掛け率や支払条件、梱包や納品時間の指定などが得意先ごとに異なり、担当者の経験に頼って見積や受注を処理しています。担当が休むと確認できず、違う条件で出荷してクレームになることもあります。
受注の受け方が電話・FAX・メールで混在
得意先からの注文は電話やFAX、メールなど窓口がばらばらで、聞き漏れや聞き間違いを防ぐための確認手順が、人によって細かさが違います。繁忙期ほど口頭での伝達が増え、記録が残りません。
検品・出荷・返品の手順が倉庫担当者任せ
検品の確認項目や出荷前の最終チェック、返品が出たときの処理手順が明文化されておらず、ベテランの判断に頼っています。新しい作業者が入ると、同じ説明を繰り返す負担が発生します。
新人教育のたびに同じ資料を作り直している
得意先別の対応ルールや見積の出し方を、新人が入るたびに紙やExcelで即席の資料にまとめ直しており、更新が追いつかず古い内容のまま使われることもあります。
マニュアル・手順書のシステムに要る機能
- 得意先別の単価・掛け率・納品条件を手順書に紐づけて検索できる
- 見積書・発注確認書のひな形と承認ルートをテンプレート化できる
- 電話・FAX・メールでの受注受付時の確認項目をチェックリスト化できる
- 検品・出荷・返品時の手順を写真付きで記録できる
- 新規取引先・新商品登録時のフローを手順として残せる
- 得意先の単価など閲覧範囲を役職や担当で限定できる
- 手順の更新履歴や改訂版を管理できる
- キーワードで必要な手順をすぐに検索できる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
受発注システムや基幹システムの入力操作そのもの、与信管理の計算ロジックは、導入している業界の専用ソフトの操作マニュアルに任せるのが安全です。手順書側では「どの画面で何を確認するか」までを扱います。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
得意先別の対応ルール、見積・受注・検品・出荷・クレーム対応の手順、新人教育用の資料は、社内のナレッジベースとして自前で持つと更新が早くなります。古いExcelファイルの散在も解消しやすくなります。
紙・Excelのままでよい部分
倉庫内で使う当日限りの検品チェック表や、現場でその場だけ使う確認用のメモは、紙のままでも支障がありません。あとで残す必要がある内容だけを手順書に転記すれば十分です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売しているマニュアル・手順書向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
マニュアル・手順書に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、マニュアル・手順書に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Architect | 会話から実装可能なシステム設計書を作る、ローカルLLM対応の対話型設計スタジオです。 | MIT | 日本語対話と日本語設計書に対応。 | 触れる |
| Kurage Memo | 本文の1行目がそのままタイトルになる、1ファイルPHPのメモ帳です。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| AFFiNE | 計画、整理、創造を統合した次世代のナレッジベースです。 | MIT（一部は別ライセンス） | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Memos | 思いついた内容をすばやく記録し、自社で管理できるオープンソースのノート作成アプリです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Joplin | プライバシーを重視し、複数の端末で同期して使えるノート作成アプリです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| SiYuan | 人間とAIエージェントが協調して作業を行う、プライバシー重視のセルフホスト型知識管理ワークスペースです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
導入の進め方
- 見積・受注・検品・出荷・クレーム対応など、紙やExcel、口頭で伝えている手順を担当者から集める
- 得意先ごとの特別条件(単価・納品時間・梱包指定など)を手順書とは別に整理し、どこまで公開するかを決める
- 繁忙期を避けた時期に、事務所と倉庫の両方で試験的に手順書を使ってみる
- 次に新人が入るタイミングで実際に使わせ、分かりにくい箇所を担当者と一緒に直す
- 手順の更新担当者と更新のタイミング(新商品追加時・取引先変更時など)を決めて運用に乗せる
卸売・商社のマニュアル・手順書、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
得意先ごとの単価のような機密情報も手順書に載せて大丈夫ですか。
閲覧できる人を役職や担当で限定できるシステムを選べば、単価や与信条件を手順書に含めても問題は少なくなります。公開範囲を決めてから載せる情報を整理するとよいです。
倉庫での検品や出荷のような現場作業の手順もシステムに入れられますか。
入れられます。写真を添付できる形式にしておくと、荷物の状態や梱包の仕方といった、文章だけでは伝わりにくい手順も残しやすくなります。
紙やExcelに散らばった手順をどこから電子化すればよいですか。
まずはクレームや問い合わせが多い作業(受注確認や検品など)から手順書に落とし込み、効果を見ながら他の作業に広げていく進め方が負担が少なくおすすめです。
卸売・商社の他の業務
他の業種でマニュアル・手順書を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
記載のサービス名・製品名は各社の商標または登録商標です。本ページは当社が独自にまとめた情報であり、各提供元が監修するものではありません。
