卸売・商社の書類の電子化・文書管理で押さえること
得意先ごとに増える書類
卸売・商社では得意先ごとに単価表、見積書、注文書、納品書、請求書が発生し、同じ内容でもFAXやメール添付のPDF、紙の受領書が混在します。探すときにどの得意先のどの時期の書類かが分かりにくく、担当者が変わるたびに探し方も変わってしまいます。
名刺とやり取りが担当者ごとにバラバラ
新規の取引先や仕入先の名刺、過去の商談メモ、見積の添付ファイルが担当者の手元や個人のメールに残りがちです。退職や異動のときにこれらが引き継がれず、同じ相手に何度も同じ説明を求める手間が生まれます。
仕入先からの書類の保存場所がまちまち
仕入先ごとに注文書や請求書の送付方法がFAX、PDF添付、郵送と異なり、受け取った書類をどこに保存するかが担当者任せになっています。基幹システムには数字しか入力されず、元の書類は別の場所に保管されるため、後から見積の根拠を確認するのに時間がかかります。
異動・与信見直し時の書類確認
担当者の異動や得意先の与信見直しの時期には、過去の見積・請求・やり取りをまとめて確認する必要があります。紙の書類とスキャンPDFが別々の場所にあると、必要な書類を揃えるだけで時間がかかり、確認漏れも起きやすくなります。
書類の電子化・文書管理のシステムに要る機能
- 得意先・仕入先ごとにフォルダを分けて見積書・請求書・納品書を保存できる
- スキャンした紙の書類をPDF化して文字で検索できる
- 名刺をスキャンして会社名や担当者名で検索できる
- 拠点や担当者の間でファイルを安全に送受信できる
- 得意先単位で古い書類をまとめてアーカイブできる
- 誰がいつどの書類を見たか分かる
- 外部にファイルを共有する際にリンクの有効期限を設定できる
- 基幹システムの数字と紐づく元の書類をすぐに探し出せる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
受発注管理や与信管理、得意先ごとの単価マスタは基幹システムや業界の専用ソフトに任せたほうがよいです。取引条件や与信限度額は基幹側で一元管理し、書類整理の仕組みはそれを補う位置づけにするのが無難です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
見積書・請求書・納品書のスキャンPDFを得意先別に整理して検索できる文書管理や、名刺のデータ化、担当者間でのファイル受け渡しは、オープンソースや買い切りの仕組みで十分に対応できます。基幹は変えずに、周辺の書類整理だけを安く整えられます。
紙・Excelのままでよい部分
その日限りのメモや社内向けの簡単な確認用リストはExcelや紙のままで問題ありません。無理に電子化すると運用が複雑になるだけの書類もあるため、保存期間が短く見返す頻度が低いものは今のやり方を残してよいです。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している書類の電子化・文書管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
書類の電子化・文書管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、書類の電子化・文書管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| localsend | 異なるデバイス間でファイルを送受信できるオープンソースのクロスプラットフォームアプリです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| paperless-ngx | スキャン、索引作成、アーカイブが可能な文書管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| filebrowser | 指定したディレクトリ内のファイルをブラウザ上で管理できるファイルマネージャーです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| PairDrop | セットアップや会員登録不要でファイルを送受信できるクロスプラットフォームツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| ownCloud | ファイル共有や同期機能を提供するownCloudのウェブサーバーコアです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| onionshare | Torネットワークを利用して安全かつ匿名にファイル共有やWebサイト公開ができるツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- まず得意先・仕入先ごとに、どの書類が紙で残り、どれがPDFで届いているかを棚卸しします。
- 検索のしやすさを基準に、フォルダや保管ルールを得意先単位で決めます。
- 決算期や与信見直しの時期を避けて、過去分のスキャン・取り込みを進めます。
- 名刺や見積の保存先を担当者間で統一し、使い方を揃えます。
- 実際に運用しながら、検索で見つからない書類が出た都度ルールを見直します。
卸売・商社の書類の電子化・文書管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
基幹システムに書類そのものを取り込む必要はありますか?
基幹システムは受発注や売上の数字を管理する役割に留め、見積書や請求書そのものは別の文書管理の仕組みで保存する形で十分です。数字と書類を紐づけられれば、基幹を変更せずに済みます。
得意先ごとの単価表や契約書はどう扱えばよいですか?
単価表や契約書は与信や取引条件と関わるため、基幹システムや専用ソフトでの管理を優先し、文書管理側では見積・請求・納品書など日々やり取りする書類を中心に整理するのが実務に合っています。
紙の書類はすべてスキャンしたほうがいいですか?
見返す頻度が高い得意先の見積・請求書類は優先してスキャンする価値がありますが、一度きりのメモや確認用の控えまで無理に電子化する必要はなく、紙のまま残してよいものも区別して進めると負担が少なくなります。
卸売・商社の他の業務
他の業種で書類の電子化・文書管理を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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