塾・スクールの予約・受付で押さえること
電話の聞き取りと転記のずれ
保護者からの予約電話は、授業中で講師が出られない時間帯に集中しがちです。事務員が聞き取ったメモを教室ごとの時間割表に後から書き写すため、聞き間違いや転記漏れが起こり、同じ枠に別の生徒を入れてしまうダブルブッキングにつながります。
振替授業の調整
習い事では体調不良や学校行事による欠席が多く、振替授業の希望が集中します。空いている教室・講師・時間帯を電話口で即答できないため、いったん預かって後で連絡する形になり、保護者への返答が遅れがちです。振替の履行状況を把握できていないと、同じ生徒の振替漏れにも気づきにくくなります。
体験レッスンから入会までの受付
新学期前や長期休みの講習前は、体験レッスンの申込みが一時期に集中します。体験の予約枠と通常クラスの枠を同じ時間割の中で管理する必要があり、どちらかだけを見て予約を取ると重複が起きます。体験後に入会するかどうかの連絡待ちの生徒も、受付窓口で抜け漏れなく管理する必要があります。
きょうだい・複数曜日の受講調整
兄弟姉妹で異なる曜日・教室に通っていたり、1人の生徒が複数の科目を受講していたりすると、予約の変更が家族単位で一度に発生します。1件ずつ別々に電話対応していると、片方の変更だけ反映されてもう片方が取り残されるといった食い違いが起きやすくなります。
予約・受付のシステムに要る機能
- 教室・講師ごとの空き状況をカレンダーで一覧表示する
- 体験レッスンの予約受付とリマインド送信
- 振替授業の空き枠検索と予約登録
- 同じ枠への重複予約を防ぐ排他制御
- 保護者が自分で予約・変更できるWeb経由の受付フォーム
- 家族・きょうだい単位での予約まとめ表示
- 振替・欠席の履行履歴の記録
- 体験から入会への引き継ぎメモの記録
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
月謝の請求や出欠記録、成績管理までを一体で扱う学習塾向けの専用ソフトを既に使っている場合は、その中の予約機能をそのまま使うほうが、生徒データを二重に持たずに済みます。保護者向けの連絡網や成績管理と予約を一元化したいなら、専用ソフト側で揃えるのが近道です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
予約の受付とダブルブッキング防止だけを切り出すのであれば、排他制御を備えた予約システムで十分です。教室・講師ごとの空き状況をカレンダーで見せ、保護者が自分で予約や振替を入れられる仕組みは、専用の学習塾向けソフトを丸ごと入れ替えなくても、受付の部分だけ軽く整えられます。
紙・Excelのままでよい部分
夏期講習や季節イベントのような単発の申込みは、件数も限られるため紙の申込書やExcelの一覧表で十分に回ります。教室ごとの口頭での引き継ぎメモや、臨時の振替の覚え書きまでシステム化する必要はありません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している予約・受付向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
予約・受付に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、予約・受付に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Reserve | ダブルブッキングを排他ロックで防ぐ、サロン・クリニック・士業向けの予約受付システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Cal.com | あらゆるユーザー向けのスケジューリング基盤を提供するアプリケーションです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| QloApps | ホテル運営を丸ごとオンライン化するオープンソースのホテル管理・予約システムです。PMS・予約エンジン・ホテル公式サイトが1つになっています。 | OSL-3.0 | 多言語対応(PrestaShopベース)。日本語UIの翻訳範囲は導入時に要確認。 | — |
| OpenEMR | 世界で広く使われているオープンソースの電子カルテ（GPL-3.0）。予約・カルテ・請求を扱いますが、日本の保険診療のレセプトには対応していません。 | GPL-3.0 | 多言語対応。日本語翻訳は部分的。 | — |
| MeetingBar | macOSのメニューバーから会議をすぐに確認できるアプリです | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Easy!Appointments | セルフホスト型の予約管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- まず電話予約と振替の受付が、どの教室・どの講師の時間帯で特に重なりやすいかを書き出します。
- 新学期前や長期休み前の体験・講習申込みが集中する時期を確認し、その時期までに予約システムを使える状態にしておきます。
- 教室・講師ごとの時間割をシステムに登録し、既存の月謝・出欠管理の仕組みとは生徒名でつながるようにします。
- 保護者向けの予約・振替フォームを用意し、まずは一部の教室や曜日から使ってもらい、電話での聞き取りと並行して運用します。
- 振替の履行状況や体験から入会への移行が記録に残るようになったら、電話だけの受付を徐々に減らしていきます。
塾・スクールの予約・受付、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
今使っている月謝・出欠管理の専用ソフトと、予約システムを分けても大丈夫ですか。
生徒名や教室名でデータをつなげられるようにしておけば、予約の受付だけを別のシステムに任せても運用できます。月謝請求や出欠記録は専用ソフト側に残し、予約とダブルブッキング防止の部分だけを切り出す形が負担の少ない進め方です。
保護者からのLINEでの予約希望にも対応できますか。
LINEでのやり取りをそのまま予約システムに取り込むことは難しいことが多いですが、予約フォームのリンクをLINEで送る形であれば、保護者が自分で空き枠を選んで予約でき、電話でのやり取りを減らせます。
教室ごとに振替のルールが違う場合、どう管理すればよいですか。
教室や講師ごとに振替可能な期間や回数が異なる場合は、その条件を予約システム側の設定として教室単位で分けておくと、受付のときに条件を覚えておかなくても画面上で確認しながら対応できます。
塾・スクールの他の業務
他の業種で予約・受付を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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