人材紹介・派遣の請求書発行・集金で押さえること
派遣先ごとの締め日がバラバラ
派遣先企業は自社の経理サイクルで締め日を決めていることが多く、A社は15日締め、B社は月末締めといった形で混在します。各社のタイムシートが届くタイミングも違うため、月末に向けて請求書の作成作業がなだれ込みやすくなります。
紹介手数料は発生が不規則
人材紹介の成功報酬は内定・入社のタイミングで発生するため、月によって件数も金額もまちまちです。早期退職が発生した場合の返金規定がある契約では、発行済みの請求書を訂正したり返金請求書を別途発行する手間も生じます。
一つの派遣先に複数スタッフが稼働
同じ派遣先に複数のスタッフが稼働している場合、スタッフごとの勤怠を合算して1枚の請求書にまとめる必要があります。誰の分がまだ未集計かを見落とすと、請求漏れや金額の誤りにつながります。
入金消込で派遣先の数が多いと迷う
請求書番号と入金額が一致しない、振込名義が派遣先の本社名で担当部署が分からないなど、派遣先の数が増えるほど入金消込は煩雑になります。未収のまま放置すると督促のタイミングを逃してしまいます。
請求書発行・集金のシステムに要る機能
- 派遣スタッフのタイムシートを取り込んで請求額を計算する
- 派遣先ごとの締め日・支払期日を管理する
- 同一派遣先の複数スタッフ分を1枚の請求書にまとめる
- 紹介手数料（成功報酬）の請求書を発行する
- 早期退職時の返金・請求訂正に対応する
- 請求書番号と入金を突き合わせて消込する
- 未収金の一覧を自動で作り督促の目安を示す
- 請求書PDFを自動発行し派遣先・求人企業にメール送付する
どこを何で持つか
業界の専用ソフトに任せたほうがよい部分
派遣スタッフの勤怠と賃金、社会保険、派遣先への請求を一体で扱う派遣業向けの統合システムは、割増賃金や各種手当の計算を自動で行える点で強みがあります。これらの計算ロジックまで自前で作ろうとすると維持が難しいため、専用ソフトに任せるのが向いています。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
勤怠集計や手数料計算が済んだあとの、請求書PDFの発行・送付・決済リンクの作成、領収書の発行といった部分は、仕組みが単純なので小さなシステムで十分です。専用ソフトの計算結果をもとに請求書だけを別システムで発行する形も取れます。
紙・Excelのままでよい部分
紹介案件が少なく、派遣先の数も限られているうちは、請求予定と入金状況の一覧をExcelで管理しても支障はありません。件数や派遣先が増えて初めて、システム化を検討すれば十分です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している請求書発行・集金向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
請求書発行・集金に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、請求書発行・集金に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Billing | 請求書をPDFで発行し、専用URLをメールで送って銀行振込やPayPalで支払ってもらうシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage PayLink | 注文を受けると請求書PDFが発行され、そのまま銀行振込やPayPalで決済まで進むページです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Send Invoice | 領収書のPDFを発行し、ダウンロード用のURLをメールで送るシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| odoo | ビジネスの成長を支援するためのオープンソースERPアプリケーションです。 | LGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Firefly III | 個人の財務管理および予算策定を行うためのマネジメントツールです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Akaunting | オンラインで利用可能な会計管理ソフトウェアです。 | Business Source License | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 紹介・派遣・請負それぞれで請求がいつ発生するかを棚卸しする
- 派遣先ごとの締め日・勤怠の受け取り方法を一覧にする
- まず請求書発行と送付の部分だけ小さく仕組みを導入する
- 入金消込のルール（誰が、いつ、どう確認するか）を決める
- 月末に集中する業務の役割分担を事務所内で決めておく
人材紹介・派遣の請求書発行・集金、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
派遣先ごとに締め日が違う場合、請求書発行のタイミングはどう決めればよいですか。
派遣先ごとの締め日を一覧にして管理し、締め日の数日後に請求書を発行する流れを決めておくと、月末に一括で作業が集中することを和らげられます。システム側で派遣先ごとの締め日を登録できると取り違えを防げます。
紹介した人材が早期退職して返金が発生した場合、請求書はどう扱えばよいですか。
発行済みの請求書を取り消して返金額を反映した請求書を再発行するか、別途返金分の請求書（マイナス請求）を発行する方法があります。契約書の返金規定に沿って、どちらの方式を使うか事務所内で統一しておくと混乱を防げます。
入金確認は誰が担当するのが向いていますか。
請求書を発行した担当者とは別の人が入金を確認すると、金額や宛先の見落としに気づきやすくなります。派遣先の数が多い場合は、請求書番号を入金時にひも付けられる仕組みを使うと、担当者が変わっても確認作業が滞りません。
人材紹介・派遣の他の業務
他の業種で請求書発行・集金を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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