人材紹介・派遣のシステム｜両面管理と記録の外側を整える

事務で時間を取られている所

求職者からの応募受付、面談の日程調整、面談後の評価のまとめ、求人企業への推薦状作成という一連の流れを、一人の担当者が同時に何件も抱えることがよくあります。特に応募者とのメールが担当者個人の受信箱に閉じていると、担当者が不在のときに返信が止まり、求職者を待たせてしまう事態が起きやすいところです。

専用ソフトが担う所と、その外側に残る事務

業界の専用ソフト（人材紹介のCRMや派遣管理システム）は、求職者・求人企業の基本情報、マッチングの履歴、派遣先管理台帳や就業条件明示の作成までを扱います。一方で、面談官の所感やスキル評価を文章でしか残していない面談記録、誰が今どの応募者と連絡を取っているかが分かるメールの共有、許可証や契約書類の管理は、専用ソフトの外に残りがちな事務です。

制度・決まりで気をつける所

有料職業紹介事業と労働者派遣事業は、いずれも厚生労働大臣の許可を受けて行う事業です。労働者派遣法に基づき派遣元責任者・派遣先責任者を選任し、派遣元管理台帳・派遣先管理台帳を備え、就業条件明示書を交付する必要があります。職業安定法では求職者等の個人情報を適正に管理する義務もあり、請負の形態をとる場合は指揮命令の線引きにも注意が必要です。

どの業務から手を付けるとよいか

まず取りかかりやすいのは、応募者対応のメール共有です。担当者個人の受信箱から、チームで状況が見える形に移すだけで、対応の滞りが減ります。次に、面談記録を資産化する仕組みを整えると、過去の面談内容を後から参照したり、担当者が変わっても引き継げるようになります。

人材紹介・派遣の業務から選ぶ

勤怠管理タイムカードと紙のシフト表で、締め日の集計に時間を取られている 予約・受付電話予約の聞き取りとダブルブッキングに追われている 会議の議事録会議の議事録づくりに毎回30分以上かかり、結局書かれないまま流れる 問い合わせ対応問い合わせメールを個人の受信箱で受けていて、対応漏れ・二重返信が起きる 顧客管理顧客情報がExcelと個人の記憶に散らばっていて、担当が休むと止まる 請求書発行・集金請求書の作成・送付・入金確認が月末に集中し、回収漏れが怖い 名刺管理もらった名刺が箱に溜まったままで、会社の資産になっていない 社内の情報共有連絡が口頭とLINEと掲示板に分かれ、見た人と見ていない人が生まれる 書類の電子化・文書管理紙の書類とスキャンPDFが混在し、探す時間が積み上がっている 電子契約契約書の郵送・押印の往復で、着手が1週間遅れる マニュアル・手順書作業手順が人によって違い、新人教育のたびに同じ説明をしている 案件・工程管理どの案件がどこまで進んでいるか、担当者に聞かないと分からない 引き継ぎ・属人化対策その人しかできない仕事があり、退職のたびに知識が消える 商圏分析・出店判断出店や営業エリアの判断が、経験と勘に頼ったままになっている 現場記録・作業報告の集約現場からの報告が紙とLINEでばらばらに届き、集計や請求のたびに転記している

人材紹介・派遣の全体像（有名SaaSとの仕分け）はこちら

よくあるご質問

紹介・派遣・請負で、事務の負担のかかり方は違いますか。

紹介は求職者と求人企業のマッチングが中心で面談記録の重みが大きく、派遣は就業条件明示書や管理台帳の作成といった継続的な事務が増えます。請負は指揮命令の線引きに関わる書類の整備が中心になり、どの形態で事業を行っているかによって手を入れるべき事務の場所が変わります。

専用システムを導入すれば、メール共有の問題は解決しますか。

専用システムは求職者・求人企業の情報管理やマッチング履歴の記録を得意としますが、日々のメールのやり取り自体を共有する機能は弱いことが多いです。メール対応を属人化させない仕組みは、専用システムとは別に整える必要がよくあります。

面談記録を紙やExcelで残していますが、何が問題になりますか。

紙やExcelでの記録は、担当者が変わったときや、似た経歴の求職者を後から探したいときに参照しづらいという問題があります。面談記録を資産化しておくと、過去のやり取りをもとに別の求人を提案したり、引き継ぎをスムーズに行えるようになります。

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