人材紹介・派遣の勤怠管理で押さえること
就業先ごとに分かれる勤怠記録
派遣スタッフは契約した就業先で働くため、勤怠の記録もその場に残ります。事務所に戻ってくるのはタイムカードのコピーや派遣先担当者が記入したシフト表で、就業先の数だけ書式や提出のタイミングが異なります。締め日が近づくと、コーディネーターが一件ずつ電話やFAXで勤務時間を確認し、手元の台帳に書き写す作業が重なります。
派遣先の承認待ちという時間のロス
派遣先の勤怠は、現地の担当者がサインや押印をして初めて確定したものとして扱われます。担当者が不在だったり確認が後回しになったりすると、締め日を過ぎても勤怠が固まらず、給与計算や請求の作業に進めない状態が続きます。承認が済んでいる就業先とまだの就業先を、誰が見てもわかるようにしておく必要があります。
複数の就業先を持つスタッフの時間の合算
登録スタッフの中には、同じ月に複数の就業先で働く人もいます。それぞれの就業先から届く勤怠を一人分として合算しないと、給与や請求の計算が始められません。就業先ごとの書式が違うと、転記の際に時間の読み間違いや合計のずれが起きやすく、締め日の集計がさらに時間を取られる原因になります。
入れ替わりの多さが台帳を複雑にする
短期・単発の案件や、年度の切り替わりで就業先が変わるスタッフが多いことも、この業種特有の事情です。台帳には常に新しい就業先・終了した就業先が混在し、締め日の集計時にどの勤怠がどのスタッフ・どの案件のものかを確認する手間が、紙やタイムカードの管理と合わさって積み重なります。
勤怠管理のシステムに要る機能
- スタッフ別・就業先別に勤怠を記録できる構成
- 就業先ごとの締め日・提出タイミングの管理
- 派遣先担当者の承認状況(済み・未承認)の一覧表示
- 同一スタッフが複数就業先で働いた時間の合算集計
- タイムカード・紙の勤怠票を写真やスキャンで取り込み保管
- 未提出・未承認の就業先へのアラート表示
- スタッフごとの稼働履歴の蓄積と参照
- 入社・契約終了に伴うスタッフ情報の切り替え管理
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
派遣先への請求書発行や給与計算、社会保険・労働保険の手続きは、派遣業に特化した業務システムや社会保険労務士向けのソフトが扱う範囲です。法令改正への対応や計算の正確さが問われる部分なので、ここは専用の仕組みに任せるのが安心です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
事務所に常駐するスタッフやコーディネーター自身の出退勤は、顔認証タイムレコーダーのような仕組みで打刻し、丸めずに記録しておけます。就業先から届いた勤怠を転記・保管し、スタッフ別・就業先別に集計する台帳も、自社で持つことができる範囲です。
紙・Excelのままでよい部分
派遣先が独自の書式で発行するシフト表や勤怠票そのものは、そのまま紙やPDFで受け取って保管しておけば十分です。無理に統一した電子フォーマットに置き換えようとせず、原本の控えとして残すだけの運用でまず構いません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している勤怠管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
勤怠管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、勤怠管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage HR Post | 人ではなく職に記録を紐づけて、業務の属人化を止める職務・目標・引継ぎ管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Kintai | タブレット1台を顔認証タイムレコーダーにする、丸めない台帳の勤怠システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| super-productivity | タイムボックス機能と時間追跡を備えた高度なToDoリストアプリです。 | MIT | 日本語ファイルあり | — |
| Frappe HR | 採用から勤怠・休暇・評価・給与まで13モジュールを備えた、オープンソースの統合人事(HR)システムです。 | GPL-3.0 | 多言語対応。日本語翻訳は部分的(給与は国別設定が必要)。 | — |
| OrangeHRM | 企業に必要な機能を網羅した包括的な人事管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| time-to-leave | 勤務時間を記録し、退社時間を通知する勤怠管理アプリです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
導入の進め方
- まず就業先ごとに、勤怠の受け取り方(タイムカード・紙のシフト表・メール)と締め日を一覧にする
- 事務所常駐のスタッフやコーディネーターの勤怠は、顔認証タイムレコーダーなどで先に記録を整える
- 就業先から届いた勤怠を転記する台帳を、スタッフ別・就業先別に整理し直す
- 年度末や年度始めなど就業先の入れ替わりが多い時期に向けて、未承認・未提出の確認を先回りして進める
- 稼働履歴がたまってきたら、スタッフの実績確認や次の案件紹介の判断材料として参照できるようにする
人材紹介・派遣の勤怠管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
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派遣先ごとに締め日が違う場合、どう管理すればいいですか
就業先ごとの締め日を一覧にしておき、自社の給与計算の締め日とは別に管理するのがおすすめです。就業先の締め日に合わせて勤怠を早めに回収し、自社の締め日までに全件が揃っているかを確認する運用にすると、集計の遅れを防ぎやすくなります。
派遣先の担当者が勤怠の承認をなかなかしてくれません
承認待ちの就業先が一覧でわかるようにしておくと、催促のタイミングを逃しにくくなります。あわせて、承認前の時間数を仮の記録として残しておけば、承認が遅れても給与計算の準備自体は進められます。
複数の就業先で働くスタッフの勤怠は、どうまとめればいいですか
スタッフ単位で台帳を作り、そこに就業先ごとの勤怠を紐づけていく形にすると、合算のし忘れを防げます。就業先ごとの書式が違っても、記録する項目(日付・時間・就業先名)を自社側で揃えておけば、転記の際の読み間違いも減らせます。
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