人材紹介・派遣の予約・受付で押さえること
求職者と求人企業、両方の予約が入る
求職者からは面談希望の電話、求人企業からは面接日程の相談が別々に入ってきます。どちらも同じコーディネーターの時間を使うため、片方だけを見て予約を確定すると、もう片方の予定と重なってしまうことがよくあります。
電話を受けた時点でそのまま予約になる
求人広告を見た応募者からの電話は、要件を聞きながらその場で面談日時を決めることが多く、受付担当者が空き状況を確認せずに口頭だけで約束してしまうと、後からコーディネーターの予定と食い違うことがあります。
面談ブース・コーディネーターの共有で起きる重複
面談ブースや会議室の数がコーディネーターの人数より少ない事業所では、担当者ごとに予定を押さえても、ブースの空きまでは誰も見ていないということが起こります。来社面談が重なった時点で初めて気づくケースが多いです。
面談記録を次の担当者に引き継ぐ
予約時に聞いた希望条件や経歴の概要は、面談記録として残しておくと次回の担当者が同じ内容を聞き直さずに済みます。予約と記録が別の場所にあると、面談直前にメモを探す手間が生まれます。
予約・受付のシステムに要る機能
- 求職者・求人企業それぞれの予約状況を1つのカレンダーで確認できる
- コーディネーターと面談ブース・会議室の空き状況を同時に表示できる
- 来社面談とオンライン面談を区別して登録できる
- 電話受付時の仮予約と、確定後の本予約を分けて管理できる
- 予約時に聞いた希望条件や経歴の概要を面談記録として残せる
- 前日・当日のリマインド連絡を担当者ごとに管理できる
- キャンセル・日程変更の履歴を残せる
- 複数拠点のコーディネーターの予約を拠点をまたいで確認できる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
求人企業とのマッチングや応募者の経歴・スキル管理、求人票の管理といった人材紹介・派遣業の中核業務は、業界の専用ソフトに任せたほうが安心です。予約受付の仕組みと連携できるかどうかは確認しておくとよいでしょう。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
面談の予約受付とダブルブッキング防止、面談記録の蓄積は、専用ソフトの外側に小さな仕組みを置くだけで十分に対応できます。電話で受けた予約をその場で入力し、コーディネーターとブースの空きを同時に確認する部分がここに当たります。
紙・Excelのままでよい部分
当日だけ使う簡単な行動予定のメモや、面談前に手元で確認する一時的な質問リストなどは、紙やExcelのままで問題ありません。無理にシステム化せず、必要な場面だけ使い分けるとよいでしょう。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している予約・受付向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
予約・受付に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、予約・受付に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Reserve | ダブルブッキングを排他ロックで防ぐ、サロン・クリニック・士業向けの予約受付システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Cal.com | あらゆるユーザー向けのスケジューリング基盤を提供するアプリケーションです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| QloApps | ホテル運営を丸ごとオンライン化するオープンソースのホテル管理・予約システムです。PMS・予約エンジン・ホテル公式サイトが1つになっています。 | OSL-3.0 | 多言語対応(PrestaShopベース)。日本語UIの翻訳範囲は導入時に要確認。 | — |
| OpenEMR | 世界で広く使われているオープンソースの電子カルテ（GPL-3.0）。予約・カルテ・請求を扱いますが、日本の保険診療のレセプトには対応していません。 | GPL-3.0 | 多言語対応。日本語翻訳は部分的。 | — |
| MeetingBar | macOSのメニューバーから会議をすぐに確認できるアプリです | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Easy!Appointments | セルフホスト型の予約管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 電話受付での予約の取り方を決める（その場で確定してよいか、後で確認の連絡を入れるか）
- コーディネーターの人数と面談ブース・会議室の数を洗い出し、カレンダーに反映する
- 転職ピーク期や新卒採用シーズンなどの繁忙期前に、小規模な範囲でまず試す
- 面談記録に残す項目（希望条件、経歴の概要、次回対応事項など）を担当者間で統一する
- 問題がなければ全拠点・全コーディネーターに広げ、繁忙期の予約増加に備える
人材紹介・派遣の予約・受付、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
来社面談とオンライン面談が同じ日に混在しても管理できますか。
予約の種類を来社・オンラインで区別して登録すれば、同じカレンダー上でも面談ブースが必要な予約とそうでない予約を見分けられます。オンライン面談にはブースを割り当てない運用にしておくと重複を減らせます。
求人企業側との面接日程調整も同じ仕組みで管理できますか。
求人企業への訪問や面接の立ち会いも、コーディネーターの予定として同じカレンダーに載せておけば、求職者との面談予約と重ならないか一緒に確認できます。企業ごとの採用管理そのものは別の仕組みに任せたほうが整理しやすいです。
派遣スタッフの職場見学の予約も同じように扱ってよいですか。
職場見学も日時と担当コーディネーター、場合によっては派遣先企業の立ち会いが絡むため、通常の面談予約と同じ考え方で登録して問題ありません。見学後の感触を記録に残しておくと、次の案件紹介の際に役立ちます。
人材紹介・派遣の他の業務
他の業種で予約・受付を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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