人材紹介・派遣の社内の情報共有で押さえること
応募者対応の履歴が担当者任せになる
求職者からの応募・問い合わせは電話、LINE、応募フォームなど複数の経路で届きます。担当のコーディネーターがそれぞれのやり取りを個人のメールやメモで管理していると、選考の進み具合や返信済みかどうかが他の担当者から見えません。担当者が不在のときに同じ求職者に二重で連絡してしまう、返信が遅れるといったことが起こりやすくなります。
面談記録が資産にならない
求職者との面談で聞いた希望条件や経歴の詳細、求人企業とのすり合わせで出た条件変更は、その場のメモに書かれるだけで終わることが多いです。次に対応する担当者がその内容を知らないまま求職者に案件を提案し、条件の食い違いが起きることがあります。面談記録を共有の場に残しておくと、担当が替わっても提案の精度が落ちません。
紹介と派遣で連絡の流れが分かれる
紹介案件は求職者と求人企業の間を仲介する連絡が中心になり、派遣案件は派遣スタッフの就業状況や就業先からの要望連絡が加わります。同じ会社の中でも業務の性質が違うため連絡手段が口頭、LINE、掲示板と分かれてしまい、どの案件がどこまで進んでいるかを一覧で把握しづらくなります。
口頭とLINEと掲示板で情報が分断する
社内の連絡がLINEグループと掲示板、口頭の三か所に分かれていると、どれを見れば最新の状況が分かるのか担当者ごとに違ってしまいます。休んでいた人が復帰したときにどのやり取りを遡って確認すればいいか分からず、既に対応済みの求職者に重複して連絡してしまうこともあります。
社内の情報共有のシステムに要る機能
- 求職者ごとの応募経路・選考状況を一覧で確認できる機能
- 面談記録を求職者単位で蓄積できる機能
- 求人企業とのメールのやり取りを担当者間で共有できる機能
- 紹介案件と派遣案件を分けて進捗を表示できる機能
- 担当者が不在でも他の担当者が履歴を引き継げる機能
- 連絡事項をLINEや掲示板に分散させず一か所にまとめる機能
- 求職者・求人企業それぞれへの対応履歴を検索できる機能
- スマホから面談直後にその場で記録を残せる機能
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
求職者の求人検索や応募受付、求人企業への候補者提案といった人材紹介・派遣業務そのものの管理は、業界向けの専用システムが対応範囲として適しています。応募経路の管理や候補者のマッチングといった機能は、専用ソフトに任せたほうが業務の流れに合っています。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
面談記録やメールのやり取り、求人企業との調整内容といった社内の情報共有は専用ソフトの外側で動いていることが多く、グループウェアやチャットで持つのに向いています。応募者対応の履歴を担当者間で引き継ぐ場だけを別に用意しておくと、専用ソフトに記録が残らない内容も追いかけられます。
紙・Excelのままでよい部分
一時的な面談のメモや、求人企業との電話の折衝内容を取るための簡単な記録は、その場で書き留める分には紙やExcelのままでも支障はありません。ただし後で振り返る必要がある内容は、共有の場に転記しておくと担当が替わっても追いやすくなります。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している社内の情報共有向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
社内の情報共有に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、社内の情報共有に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage CalDAV | フレームワークを使わない1ファイルのCalDAVサーバーです。スマホの標準カレンダーと同期できます。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Groupware (kvgwc) | 共有レンタルサーバーでも動く、MITライセンスの軽量な社内グループウェア基盤です。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| excalidraw | 手書き風の図面を作成できる仮想ホワイトボードです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Rocket.Chat | ミッションクリティカルな業務に対応するセキュアなコミュニケーションプラットフォームです。 | MIT（一部は別ライセンス） | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Mattermost | ソフトウェア開発ライフサイクル全体を支える安全なコラボレーションプラットフォームです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Nextcloud | データの安全な保管と共有を実現するセルフホスト型のクラウドストレージです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 今、求職者対応と求人企業対応の連絡がどこで行われているか（口頭・LINE・掲示板など）を担当者ごとに書き出します。
- 面談記録やメールの共有をどの場に一本化するか決め、まずは一つの案件グループで試します。
- 新卒・中途の採用が動く時期は応募が増えるため、閑散期に運用の形を決めてから繁忙期に備えます。
- 派遣スタッフの就業先とのやり取りが多いコーディネーターにも使い方を共有し、事務所内だけで終わらないようにします。
- 実際に使いながら、どの連絡を共有の場に残すかのルールを担当者間で揃えます。
人材紹介・派遣の社内の情報共有、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
求職者の個人情報を含む面談記録を共有しても問題ないですか？
社内の限られた担当者だけが見られる環境であれば共有自体は可能ですが、個人情報の取り扱いに関する社内規程に沿って、アクセスできる範囲を決めておくことが大切です。
派遣スタッフの就業先とのやり取りも同じ場で管理すべきですか？
紹介案件と派遣案件では連絡の性質が異なるため、同じ場で管理する場合でも案件の種類を分けて表示できるようにしておくと、担当者が見るべき情報を絞り込みやすくなります。
LINEでのやり取りをやめて共有の場に一本化するのは難しくないですか？
一度に全てを移すのではなく、面談記録など特に引き継ぎが必要な情報だけを先に共有の場に残す運用から始めると、担当者の抵抗が少なく進めやすくなります。
人材紹介・派遣の他の業務
他の業種で社内の情報共有を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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