人材紹介・派遣の案件・工程管理で押さえること
求職者・求人企業の両面管理
一人の求職者に複数の求人を提案したり、一つの求人に複数の求職者を当てたりするため、案件は「求職者×求人企業」の組み合わせで発生します。どちらの名前で検索しても同じ案件が見つかるようにしておく必要があります。
工程のどこで止まっているか分かりにくい
応募、書類選考、面接調整、内定、入社という工程のどこで止まっているかが担当者本人以外には見えにくく、企業への報告や求職者への連絡が遅れる原因になります。派遣の場合はさらに契約更新の時期も重なります。
面談記録の属人化
面談で聞いた希望条件や人柄の情報は、担当者の手元のメモやメールに残るだけになりやすく、担当が変わったときや企業への推薦時にその内容を活かせないことがあります。
応募者対応メールが個人のものになる
求職者・求人企業とのやり取りが担当者個人のメールボックスに溜まり、休みや退職の際に引き継ぎが難しくなります。複数人で同じ案件に関わる場合も情報共有に時間がかかります。
案件・工程管理のシステムに要る機能
- 求職者・求人企業の両方から検索できる案件登録
- 応募から入社までの工程をステータスで管理
- 面談記録を案件・求職者ごとに蓄積
- 担当者ごとの案件一覧と進捗の一覧表示
- 企業への推薦状況・求職者への連絡状況の記録
- 応募者対応メールを案件に紐づけて共有
- 派遣案件の契約期間・更新時期の管理
- 内定・入社（就業開始）日のリマインド
どこを何で持つか
業界の専用ソフトに任せたほうがよい部分
求人媒体との連携、スカウト機能、求職者データベースの検索、派遣スタッフの就業条件や労務関連の計算など、求人・人材紹介業に特化した機能は業界専用の求人管理システムに任せたほうが安心です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
求職者×求人企業ごとの案件管理、工程の見える化、担当者間の進捗共有、面談記録の蓄積、応募者対応メールの共有といった、社内で案件を追いかける部分は汎用のシステムで十分持てます。
紙・Excelのままでよい部分
面談時にとるその場限りのメモや、社内会議用に一時的に作る簡単な一覧表は、紙やExcelのままで差し支えありません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している案件・工程管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
案件・工程管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、案件・工程管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Plane | Planeを日本語で使うための案内。課題・サイクル・モジュール・文書をまとめて管理できます。公式の日本語UIがあり、当社はPlane JP Deployment Kitを公開しています。導入手順、ライセンス、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 公式日本語UIあり。Plane JP Deployment Kitを公開。 | — |
| AppFlowy | AppFlowyを日本語で使うための案内。Notion代替のオープンソース・ワークスペースの日本語対応状況、セルフホストの導入手順、ライセンス、AI機能、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Wekan | Meteorで構築されたオープンソースのカンバンボードアプリケーションです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| OpenProject | 製品やプロジェクト、ポートフォリオを管理するためのオープンソースソフトウェアです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Planka | Trelloの代替になる、自社サーバーで動くカンバン型タスク管理OSS。プロジェクト→ボード→リスト→カードの構造、担当者・ラベル・期限・チェックリスト・添付、リアルタイム反映を備えます。 | PLANKA Community License v1.1（商用ライセンスあり） | 本家同梱の日本語は実測約88%（483キー中56キー未訳）。残り56キーを当社が全訳し planka-jp(github.com/katsushi2441/planka-jp) で公開、本家へPR提案中。 | — |
| leantime | 目標達成に特化した、誰でも使いやすいプロジェクト管理システムです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
導入の進め方
- 現在どの工程（応募・書類選考・面接・内定・入社）を区切りとして追っているか、担当者ごとのやり方を一度揃える
- 求職者と求人企業のどちらからも案件を検索できる形で、案件（求職者×求人企業）の登録ルールを決める
- 求人企業の採用が集中する繁忙期を想定し、案件数が増えても一覧で止まっている工程が分かる状態にする
- 面談記録と応募者対応メールを案件に紐づけて残す運用を決め、まず一部の担当者から試す
- 全担当者に広げ、企業への報告や求職者への連絡のタイミングを案件の工程と連動させる
人材紹介・派遣の案件・工程管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
紹介と派遣で工程管理の仕方を分けたほうがいいですか？
紹介は入社までの一回限りの工程で終わり、派遣は就業開始後も契約更新が続く点が異なるため、案件の種類ごとに工程の区切りを変えて管理すると分かりやすくなります。
求職者と求人企業、どちらを軸に案件を作ればいいですか？
一人の求職者に複数の求人を当てたり、一つの求人に複数の求職者を当てたりするため、求職者×求人企業の組み合わせごとに案件を作り、どちらの名前からも探せるようにしておくと分かりやすくなります。
面談記録はどこまで残せばいいですか？
希望条件や就業可能時期など、次の担当者が読んでそのまま企業に推薦できる程度の内容を残しておくと、担当が変わっても対応に困りません。
人材紹介・派遣の他の業務
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