訪問看護ステーションの請求書発行・集金で押さえること
保険請求と利用者請求は別ルート
訪問看護では、国保連への保険請求（レセプト）と、利用者本人への請求書は別の手続きになります。自己負担分や保険外のサービス費用、物品費などをまとめて利用者向けの請求書として発行する必要があり、レセプトの確定を待ってから請求額が固まる場合も多く、月末の作業が重なりやすくなります。
月末月初に作業が集中
利用者ごとの訪問記録が確定しないと請求額は決まらず、月末から月初にかけて記録の確定、請求書の作成、送付、入金確認がまとめて発生します。看護師が訪問記録を確定させるタイミングと事務の請求作業のタイミングがずれると、確認や問い合わせのやり取りが増え、月初の事務負担が一段と重くなります。
支払い方法が利用者ごとに異なる
利用者によって、口座振替、銀行振込、訪問時の現金集金など支払い方法が分かれます。独居の高齢者や家族が遠方に住んでいる場合は、請求書の送付先を本人と家族のどちらにするかも検討が必要です。支払い方法が混在すると、誰がいつ払ったかを一覧で把握しづらくなり、確認の手間が増えます。
未収金の把握と督促
支払いが遅れている利用者をその場で把握できないと、督促の連絡が後手に回りがちです。訪問看護では利用者の体調変化による入院や施設への移動も多く、請求先が途中で変わることもあります。未収の状況を早めに把握し、記録を残しながら督促できる仕組みが求められます。
請求書発行・集金のシステムに要る機能
- 利用者ごとの保険種別（医療保険・介護保険）と自己負担分の管理
- 訪問記録の確定件数に応じた請求額の集計
- 請求書のPDF発行とメール・郵送での送付
- 口座振替・銀行振込・現金集金など支払い方法ごとの記録
- 入金済み・未収の一覧表示と督促履歴の管理
- 利用者本人と家族など送付先の切り分け
- 保険外サービスや物品費の加算
- レセプト請求との金額の整合確認
どこを何で持つか
保険者への請求（レセプト）は専用ソフトに任せる
国保連への保険請求は法定のフォーマットに従う必要があるため、介護保険請求ソフトなど業界の専用ソフトで作成するのが基本です。ここを自社システムに置き換える必要はなく、専用ソフトで確定したレセプトの内容を、利用者向け請求書の自己負担分に反映させる形で連携させます。
利用者負担分の請求書発行と集金管理は自社で持てる
利用者への請求書発行や支払い状況の管理は、レセプトのような法定フォーマットの制約がないため、自社で持つシステムに置きやすい部分です。医療情報を扱う事業であることから、請求データを外部のクラウドに預けず自社の管理下に置ける構成を選ぶ事業者も見られます。
紙・Excelのままでよい部分
利用者ごとの支払い方法の好みのメモや、単発で発生した物品購入の立て替えなど、件数が少なく毎月同じ処理を繰り返さないものは、紙の台帳やExcelで管理しても大きな支障はありません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している請求書発行・集金向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
請求書発行・集金に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、請求書発行・集金に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Billing | 請求書をPDFで発行し、専用URLをメールで送って銀行振込やPayPalで支払ってもらうシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage PayLink | 注文を受けると請求書PDFが発行され、そのまま銀行振込やPayPalで決済まで進むページです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Send Invoice | 領収書のPDFを発行し、ダウンロード用のURLをメールで送るシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| odoo | ビジネスの成長を支援するためのオープンソースERPアプリケーションです。 | LGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Firefly III | 個人の財務管理および予算策定を行うためのマネジメントツールです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Akaunting | オンラインで利用可能な会計管理ソフトウェアです。 | Business Source License | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 今の請求フロー（レセプト請求と利用者請求の切り分け）を書き出す
- 利用者データ（保険種別、負担割合、支払い方法、送付先）を整理する
- 看護師が訪問記録を確定させるタイミングと、事務が請求書を作る締め日を決める
- 少数の利用者から請求書発行を試し、送付から入金確認までの流れを確認する
- 未収金の確認・督促の担当者を決めて本格運用に移す
訪問看護ステーションの請求書発行・集金、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
レセプト請求ソフトと利用者向けの請求書発行システムは一本化できますか？
通常は別々に運用します。国保連へのレセプト請求は法定のフォーマットに従う専用ソフトで作成する必要があり、利用者負担分の請求書は別のシステムで発行し、金額だけを後から突き合わせる運用が多く見られます。
現金で払う利用者が多い場合はどうすればいいですか？
訪問時に現金で集金する場合は、誰がいつ回収したかをその場で記録に残すことが大切です。看護師が集金した金額を記録し、事務がその記録を請求書の支払い状況に反映させる流れを作ると、後から未収かどうかの確認がしやすくなります。
利用者の家族が代わりに請求書を支払う場合、宛先はどうすればいいですか？
利用者本人の情報とは別に、実際に支払う家族など連絡先を登録できるようにしておくと安心です。本人が入院や施設に移った際も、請求書の送付先を家族側に切り替えやすくなります。
訪問看護ステーションの他の業務
他の業種で請求書発行・集金を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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