訪問看護ステーションの勤怠管理で押さえること
事業所に立ち寄らない勤務の記録
訪問看護では、朝一件目の利用者宅へ直行し、最後の訪問先から直帰する働き方が一般的です。事業所にあるタイムカードでは出退勤の時刻を押せないため、訪問開始前と訪問終了後の時刻を、スタッフ自身が外出先から記録できる仕組みが必要になります。
オンコール対応の時間の扱い
夜間や休日に利用者や家族からの電話を受けて訪問することがあり、待機している時間と実際に訪問に出た時間を分けて記録しておく必要があります。手帳やメモで管理していると、誰がいつ待機し、いつ出動したのかがあとから分かりにくくなります。
勤務実績と人員配置の確認
訪問看護ステーションには、看護師などの配置に関わる基準があり、誰がどれだけ勤務したかという実績を日々記録として残しておく必要があります。紙の台帳やタイムカードでは月末にまとめて集計することになり、記入漏れがあっても気づくのが遅れます。
資格や職種が混在するシフト
看護師、理学療法士、作業療法士など異なる職種のスタッフが、それぞれ異なる訪問件数やスケジュールで動きます。一枚の紙のシフト表で全員の勤務時間を管理すると、記入漏れや書き換えの跡が残り、締め日の確認作業が増えます。
勤怠管理のシステムに要る機能
- 事業所外からの出退勤記録(スマホ・タブレットでの打刻)
- 訪問開始・終了時刻の記録と勤務時間への反映
- オンコール待機時間と出動時間を分けた記録
- 職種・資格ごとの勤務時間の集計
- 夜間・休日勤務の記録と区分
- 休暇・代休の申請と残数管理
- 締め日ごとの勤務時間の自動集計
- 勤務実績データの出力(人員配置の確認用)
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
利用者ごとの訪問記録や医療保険・介護保険の請求は、訪問看護専用の記録・レセプトソフトで扱うのが前提です。勤怠管理は請求とは別の仕組みなので、専用ソフトに勤怠機能がなくても困ることはなく、別のシステムで出退勤とシフトだけを管理して構いません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
出退勤の記録、オンコールの待機・出動時間、休暇の残数といった勤怠データは、利用者の医療情報とは別物ですが、スタッフの個人情報を含みます。自社でサーバーやソフトを持ち、記録を外部に預けない形で管理すると安心です。顔認証のタイムレコーダーや、勤怠に特化した買い切りソフトが向いています。
紙・Excelのままでよい部分
月に数回しかない研修や会議の出席確認、長期の休暇計画の相談メモなど、毎日の出退勤に関わらない記録は紙やExcelのままでも支障はありません。日々の出退勤とオンコール記録だけをシステム化すれば十分です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している勤怠管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
勤怠管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、勤怠管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage HR Post | 人ではなく職に記録を紐づけて、業務の属人化を止める職務・目標・引継ぎ管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Kintai | タブレット1台を顔認証タイムレコーダーにする、丸めない台帳の勤怠システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| super-productivity | タイムボックス機能と時間追跡を備えた高度なToDoリストアプリです。 | MIT | 日本語ファイルあり | — |
| Frappe HR | 採用から勤怠・休暇・評価・給与まで13モジュールを備えた、オープンソースの統合人事(HR)システムです。 | GPL-3.0 | 多言語対応。日本語翻訳は部分的(給与は国別設定が必要)。 | — |
| OrangeHRM | 企業に必要な機能を網羅した包括的な人事管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| time-to-leave | 勤務時間を記録し、退社時間を通知する勤怠管理アプリです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
導入の進め方
- 今のタイムカードと紙のシフト表で、直行直帰とオンコールの記録がどこで止まっているかを確認する
- スタッフが外出先からでも出退勤を記録できる手段(スマホ打刻など)を選ぶ
- 月初・月末の締め作業が混み合う前に、一部のスタッフや1ヶ月分でテスト運用する
- オンコールの待機・出動の記録方法を決め、看護師・理学療法士など職種ごとに運用を統一する
- 締め日の集計が実際に早くなったかを確認し、必要なら運用を見直す
訪問看護ステーションの勤怠管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
直行直帰のスタッフでも打刻できますか？
スマホやタブレットから打刻できる仕組みを使えば、利用者宅やその場で出退勤を記録できます。事業所に立ち寄る必要はありません。
オンコールの待機時間も勤怠記録に含めるべきですか？
待機時間と実際に出動した時間は分けて記録しておくと、手当の計算や勤務実態の確認がしやすくなります。システム上で区別して記録できる仕組みが望ましいです。
看護師以外の職種(理学療法士など)も同じ仕組みで管理できますか？
職種による勤務形態の違いはありますが、出退勤やオンコールの記録方法自体は職種を問わず共通にできます。シフトの区分だけ職種ごとに分けておくと管理しやすくなります。
訪問看護ステーションの他の業務
他の業種で勤怠管理を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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