訪問看護ステーションの予約・受付で押さえること
電話聞き取りの負担
新規利用者からの電話では、氏名、主治医の指示内容、希望する訪問日時、連絡先となるご家族などを一度に聞き取る必要があります。担当者がその場で空き状況を確認できないと、後で電話をかけ直す手間が生じ、利用者を待たせてしまいます。
同一時間帯への重複登録
複数の事務員が同時に電話を受けていたり、紙の予定表と個人のメモが並行して存在していたりすると、同じ看護師に同じ時間帯の訪問が二重に入ってしまうことがあります。訪問看護は移動時間を要するため、重複に気づくのが当日の朝になることも珍しくありません。
急な変更・キャンセルへの対応
利用者の体調変化や家族の都合で、前日や当日の朝に訪問時間の変更を頼まれることがあります。口頭で伝えた変更が担当看護師まで届かず、訪問先が変わっていることに気づかないまま出発してしまう事態も起こります。
多職種との日程調整
主治医の往診や訪問リハビリのスタッフ、ケアマネジャーの訪問と時間が重なると、ご家族への負担が大きくなります。関係者それぞれの予定を事務所側で把握していないと、調整のための電話がさらに増えてしまいます。
予約・受付のシステムに要る機能
- 看護師ごとの訪問予定を時間帯で重複なく登録できる排他ロック機能
- 訪問エリア・移動時間を考慮した予定の見やすい表示
- 利用者ごとの主治医指示内容・訪問頻度の記録と連携
- 電話受付時にその場で空き時間を確認できる画面
- 変更・キャンセルが担当看護師にすぐ伝わる仕組み
- 訪問記録や看護記録システムとの情報連携
- 個人情報・診療情報を自社管理下で保持できる構成
どこを何で持つか
業界の専用ソフトに任せたほうがよい部分
診療報酬や介護保険の請求、レセプト作成、訪問看護記録の作成といった制度対応が絡む部分は、訪問看護専用の業務ソフトに任せるのが安全です。予約・受付の情報をそうした記録システムと連携させる前提で考えると無理がありません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
電話予約の受付画面、看護師ごとの訪問予定表、ダブルブッキングを防ぐ排他制御といった予約・受付の中核部分は、医療情報を自社管理下に置ける構成で持つことができます。記録・情報共有・勤怠と合わせて自社サーバーやクラウドの自社領域に置く形が好まれます。
紙・Excelのままでよい部分
緊急連絡先や家族構成のメモ、訪問時に持参する物品のチェックリストなど、日々の運用に関わる簡易な備忘録は、紙やExcelのままでも支障はありません。予約の確定情報だけシステムに残す形で十分です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している予約・受付向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
予約・受付に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、予約・受付に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Reserve | ダブルブッキングを排他ロックで防ぐ、サロン・クリニック・士業向けの予約受付システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Cal.com | あらゆるユーザー向けのスケジューリング基盤を提供するアプリケーションです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| QloApps | ホテル運営を丸ごとオンライン化するオープンソースのホテル管理・予約システムです。PMS・予約エンジン・ホテル公式サイトが1つになっています。 | OSL-3.0 | 多言語対応(PrestaShopベース)。日本語UIの翻訳範囲は導入時に要確認。 | — |
| OpenEMR | 世界で広く使われているオープンソースの電子カルテ（GPL-3.0）。予約・カルテ・請求を扱いますが、日本の保険診療のレセプトには対応していません。 | GPL-3.0 | 多言語対応。日本語翻訳は部分的。 | — |
| MeetingBar | macOSのメニューバーから会議をすぐに確認できるアプリです | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Easy!Appointments | セルフホスト型の予約管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 現在の電話予約の聞き取り項目と、紙や個人メモで管理している予定表の実態を事務所内で洗い出します。
- 看護師ごとの訪問エリアと移動時間の目安を整理し、予約・受付システムに登録する訪問時間枠の単位を決めます。
- 月初の訪問回数集中など繁忙期や、緊急訪問が入った際の運用ルールを事前に決めておきます。
- 少人数の事務員と看護師でまず試験運用し、ダブルブッキングが実際に防げているかを確認します。
- 問題がなければ全スタッフに展開し、紙の予定表を併用する期間を設けて徐々に移行します。
訪問看護ステーションの予約・受付、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
緊急の訪問依頼が入ったとき、予約システムでどう対応すればいいですか
通常の予約枠とは別に、緊急対応用の時間帯を空けておく設定にしておくと、電話を受けた時点でその場に組み込めます。空き状況がすぐ分かる画面であれば、聞き取りながら確定できます。
利用者やご家族の個人情報を外部のクラウド予約サービスに置くのは心配です
医療情報を扱うため、データを自社の管理下に置ける構成を選ぶ事業所が多いです。オープンソースや買い切りのシステムを自社サーバーやクラウドの自社領域で動かす形であれば、外部に情報を預けずに運用できます。
看護師ごとの訪問エリアや移動時間まで予約システムで管理する必要がありますか
必須ではありませんが、訪問看護は移動時間が訪問件数に直結するため、エリアや移動時間を予定表に反映しておくと、電話を受けた際にその看護師が本当に対応できる時間かどうかをすぐ判断できます。
訪問看護ステーションの他の業務
他の業種で予約・受付を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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