訪問看護ステーション議事録｜録音から下書き作成まで

訪問看護ステーションの会議の議事録で押さえること

会議の種類が多く形式もまちまち

サービス担当者会議、ケースカンファレンス、多職種連携会議、スタッフミーティングなど呼び方も進め方も違う会議が月に複数回あります。それぞれ参加者も記録の要点も異なるため、ステーションで統一したひな形がないと担当者ごとに書き方がばらつき、あとで読み返しても要点がつかみにくくなります。

参加者が訪問の合間に出入りする

看護師やPT・OTは訪問スケジュールの合間や訪問後に会議室に顔を出すため、全員がそろう時間は短く、録音を頼りに後から発言を整理する場面が多いです。録音データを聞き直して文章にする作業は、訪問記録の入力や報告書作成と重なり、後回しになりやすい部分です。

利用者の医療情報を含む

会議では病状や服薬、家族の状況など利用者の医療情報を話すため、議事録にも同じ内容が残ります。クラウドサービスに録音や文字起こしを預けることに抵抗を感じるステーションが多く、データを自分のステーションの中に置ける仕組みを選びたいという相談をよく伺います。

書いた議事録を関係者に確認してもらう手間

ケアマネジャーや主治医が参加する会議では、議事録の内容を先方に確認してもらってから確定させる運用になっている場合があります。下書きの段階で関係者に見てもらい、修正点を反映して承認を得るまでの手順を踏めるようにしておくと、後から言った言わないの行き違いを防げます。

会議の議事録のシステムに要る機能

会議の録音をそのままアップロードできる
自分のステーションのサーバー内で文字起こしができる(外部にデータを出さない)
AIが文字起こしから議事録の下書きを作る
会議の種類ごとにひな形を分けて使える(サービス担当者会議、カンファレンス等)
下書きを関係者が確認し、承認したものだけ確定議事録になる
利用者名や発言者を議事録内で検索できる
過去の議事録を利用者ごと・会議種別ごとに探せる
スマートフォンやタブレットで録音をそのまま取り込める

どこを何で持つか

業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分

訪問看護記録、訪問計画書、報告書といった利用者ごとの医療記録は、訪問看護専用の記録ソフトで作成・保存する運用が定着しています。議事録はこれらの記録とは別物として扱い、会議で決まったことや確認事項を残す場所と役割を分けて考えるのがよいです。

オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分

会議の録音から文字起こしをして議事録の下書きを作り、人が内容を確認して確定させるまでの流れは、自分のステーションのサーバーの中で完結させられます。医療情報を含む会話をそのまま外部のクラウドに送らずに済む構成を、買い切りや無償のソフトで用意できます。

紙・Excelのままでよい部分

どの会議を何時にどこで開くか、誰が出席したかといった予定管理は、ホワイトボードや紙の予定表、Excelの一覧で十分です。議事録の内容そのものと、会議を開く・呼びかけるという管理は分けて考えて問題ありません。

すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）

当社が販売している会議の議事録向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。

Whisper議事録 Kurage AI MOMオンプレミス 55,000円（税込）

会議の議事録に使えるオープンソース

カタログ2,922件から、会議の議事録に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。

名前	できること	ライセンス	日本語	デモ・購入
Kurage AI MOM	会議の録音をアップすると、同じサーバーのwhisper.cppが文字起こしし、AIが議事録の下書きを作り、人が承認したものだけが確定議事録になるシステムです。	MIT	日本語で開発・提供。	触れる / オンプレミス版

導入の進め方

まずサービス担当者会議や定例スタッフ会議など、録音して議事録を残したい会議を1つ決めて試します。
会議中はいつもの進行のまま、スマートフォンやICレコーダーで録音するだけにします。
録音データをシステムにアップロードし、文字起こしと下書きの議事録ができる時間を確認します(訪問の合間や終業後など、確認できるタイミングに合わせます)。
管理者や記録担当が下書きを読み、誤った文字起こしや言い回しを直してから確定させる手順を決めます。
1つの会議種別で慣れたら、ケースカンファレンスなど他の会議にも広げます。

訪問看護ステーションの会議の議事録、何から手を付けるか一緒に決めます

初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。

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よくあるご質問

利用者の名前や病状が議事録に残っても大丈夫ですか

録音データや文字起こしの結果はステーション内のサーバーに置かれ、外部のクラウドには送られない構成にできます。ただし議事録自体は医療情報を含む記録として、これまでの訪問記録と同じように保管場所や閲覧できる人を決めておく必要があります。

文字起こしの精度はどのくらい期待できますか

専門用語や利用者の氏名は誤って文字起こしされることがあります。下書きをそのまま確定とせず、必ず人が読んで直してから承認する流れにしておくと、誤りが議事録として残ることを防げます。

ケアマネジャーや主治医にも議事録を見せる必要がありますか

サービス担当者会議などで先方の発言内容に誤りがないか確認してほしい場合は、下書きの段階で共有し、確認・修正を経て確定させる運用にすると行き違いを防げます。

訪問看護ステーションの他の業務

勤怠管理タイムカードと紙のシフト表で、締め日の集計に時間を取られている 予約・受付電話予約の聞き取りとダブルブッキングに追われている 問い合わせ対応問い合わせメールを個人の受信箱で受けていて、対応漏れ・二重返信が起きる 顧客管理顧客情報がExcelと個人の記憶に散らばっていて、担当が休むと止まる 請求書発行・集金請求書の作成・送付・入金確認が月末に集中し、回収漏れが怖い 社内の情報共有連絡が口頭とLINEと掲示板に分かれ、見た人と見ていない人が生まれる

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