訪問看護ステーションの顧客管理で押さえること
訪問看護指示書の期限管理
主治医から発行される訪問看護指示書には有効期限があり、切れたまま訪問を続けると保険請求に関わります。発行日と期限を利用者ごとに記録し、更新依頼を出すタイミングを見える状態にしておく必要があります。
複数の関係者情報の一元化
利用者一人につき主治医、ケアマネジャー、訪問介護事業所、家族など複数の関係者が存在します。連絡先が担当者の名刺や個人の連絡帳に分かれていると、緊急時や担当交代のたびに探す手間が生じます。
交代勤務を前提にした情報共有
訪問看護は看護師・理学療法士などが交代で同じ利用者を訪問します。誰が訪問しても利用者の基本情報や注意事項がすぐに確認できる状態にしておくことで、初回訪問の職員でも落ち着いて対応できます。
医療情報を扱う前提での管理体制
病歴や服薬情報、家族構成といった機微な情報を扱うため、誰がどこまで見られるかを事業所側で決めて運用したいという要望をよく伺います。外部サービスに預けるか自社管理にするかは、この点が判断の軸になります。
顧客管理のシステムに要る機能
- 利用者ごとの基本情報（氏名、住所、緊急連絡先、自宅の鍵の保管場所などの生活情報）の登録
- 訪問看護指示書の発行日・有効期限・発行医師名の記録と期限が近づいた際の通知
- 医療保険・介護保険の適用区分、保険証番号、負担割合の記録
- 主治医、ケアマネジャー、家族、訪問介護事業所など関係者の連絡先一覧
- サービス担当者会議やケアプラン更新の履歴管理
- 担当看護師・療法士単位でのアクセス権限設定
- 初回受け入れ・退院時カンファレンス時に収集する項目のテンプレート化
- 利用者の状態変化や生活上の注意事項を一覧表示できる欄
どこを何で持つか
業界の専用ソフトに任せたほうがよい部分
医療保険・介護保険のレセプト請求や訪問看護記録書の作成は、制度改正への対応が頻繁にある領域です。この部分は専用の訪問看護ソフトに任せ、請求業務まで自前で作り込むのは避けたほうが安全です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
利用者の基本情報台帳、関係者の連絡先一覧、指示書の期限管理といった、請求に直結しない台帳管理の部分は、自社管理のシステムに置き換えてもリスクが小さく、担当者が変わっても情報が残ります。
紙・Excelのままでよい部分
利用者宅までの道順メモや訪問時にその場で書き留める一時的な気づきなど、すぐに消えてもよい簡易なメモは、紙やExcelのまま残しておいて差し支えありません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している顧客管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
顧客管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、顧客管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| EspoCRM | EspoCRMを日本語で使うための案内。顧客、商談、活動、メール、ワークフローを自社サーバーで管理できます。日本語UIは公式配布に収録。導入手順、ライセンス、項目追加のカスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 公式配布に日本語UIを収録。 | 触れる |
| Krayin CRM | Krayin CRMを日本語で使うための案内。当社が2,066キーを日本語化して本家へ提出しました。Laravel製で顧客・リード・商談・活動を管理できます。導入手順、ライセンス、カスタマイズ相談まで。 | MIT | Kurageが2,066キーを日本語化し本家へ提出。 | 触れる |
| Kurage AI Meishi Analysis | スマホで名刺を撮るとAIが12項目を読み取って下書きし、人が承認した分だけ台帳へ入る名刺管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage CRM Agent | 日報を投げるとAIが顧客記録の下書きを作り、人が承認した分だけ台帳に入るCRMです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Deal Desk | 顧客のメールアドレスごとに、商談をAIに相談し、記録を残し、かんばんで状況を管理する案件管理・商談管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Twenty | AI向けに設計されたSalesforceのオープンソース代替CRMです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | 触れる |
導入の進め方
- 今Excelや紙、個人の記憶で管理している利用者情報の項目を、指示書期限・保険情報・関係者連絡先などの単位で洗い出します
- 退院時カンファレンスや初回受け入れ時に、何をどの順番で聞き取るかを決め、収集項目をそろえます
- まず数名の利用者分だけシステムに登録し、交代勤務の中で実際に見返しながら使い勝手を確認します
- 指示書の期限アラートが出たときの対応手順（誰が主治医に連絡するか）を看護師・療法士全員で共有します
- 問題がなければ既存の利用者情報を順次移行し、Excelファイルや個人の手帳での管理をやめます
訪問看護ステーションの顧客管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
レセプト請求のソフトと顧客管理システムは別々に持つ必要がありますか。
はい、分けて考えることが多いです。レセプト請求は制度対応が頻繁にあるため専用の訪問看護ソフトに任せ、顧客管理システムは利用者の基本情報や指示書期限、関係者連絡先といった台帳管理に使う、という役割分担がよく取られています。
訪問看護指示書の期限はどう管理すればいいですか。
利用者ごとに発行日と有効期限を登録しておき、期限が近づくと通知が出る仕組みにしておくと、主治医への更新依頼を出すタイミングを見落としにくくなります。紙の指示書をファイルにとじるだけでは期限の全体像が見えづらいところです。
医療情報を扱うので外部のクラウドサービスに置くのは不安です。
自社のサーバーに置いて管理できる構成を選べば、どの情報をどこまで外部に出すかを自社で決められます。利用者情報をどこまで社内に留めたいかは、システムを選ぶ際に最初に確認しておきたい点です。
訪問看護ステーションの他の業務
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