訪問看護ステーションの社内の情報共有で押さえること
直行直帰のスタッフと事務所の情報差
訪問先から次の訪問先へ直接向かうスタッフは、事務所の掲示板やホワイトボードを見る機会がありません。緊急の連絡や前日の申し送りが事務所止まりになり、訪問当日になって『聞いていなかった』状態の利用者対応が起きやすくなります。
個人LINEへの依存
急ぎの連絡ほどLINEで済ませてしまい、褥瘡の写真や状態の詳細まで私物のスマホでやり取りされていることがあります。医療情報を個人のアプリでやり取りする状態が続くと、スタッフの退職時にそれまでの経過がトークと一緒に失われてしまいます。
多職種が関わる利用者の申し送り
同じ利用者に看護師、理学療法士、作業療法士、言語聴覚士が交代で訪問するケースでは、誰がいつ何を伝えたかが口頭だけでは追いきれません。前回訪問時の体調変化や医師からの指示変更が、次に訪問する職種まで届いていないことがあります。
緊急時の連絡が一本化されていない
急変や転倒などの緊急連絡は電話で済ませることが多く、その後の経過や対応内容が別途共有されないまま終わることがあります。関係者全員が同じ経過を見られる場所がないと、後から『いつ誰に伝わったか』を確認できなくなります。
社内の情報共有のシステムに要る機能
- 利用者ごとに連絡をまとめられるスレッドまたはチャンネル
- 誰が読んだかが分かる既読表示
- スマホから訪問先の空き時間に確認・返信できる画面
- 緊急度の高い連絡を上部に固定できる機能
- 褥瘡や患部の写真を添えて共有できる機能
- 研修・シフト変更など利用者連絡以外の全体連絡と分けられる構成
- 自社のサーバーに保存できる、外部のクラウドに医療情報を置かない構成
- 退職・異動時にアカウントの権限だけを止めれば過去の記録が残る仕組み
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
訪問看護記録、看護計画書、レセプトの作成といった制度に関わる書類は、訪問看護専用の記録ソフトに任せたほうが確実です。これらのソフトは記録の形式や請求の仕組みが制度に合わせてつくられているため、自前で置き換える必要はありません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
日々の申し送り、利用者ごとの経過連絡、ヒヤリハットの共有、研修やシフトの連絡といった、制度に縛られない日常のやり取りはオープンソースのチャットやグループウェアで十分です。自社のサーバーに置けるため、医療情報を外部のクラウドに預けたくない場合にも向いています。
紙・Excelのままでよい部分
朝礼で当日の訪問順を確認するためのホワイトボードや、研修の出席確認のような、その場で済めば記録として残さなくてよいやり取りは、紙や口頭のままで問題ありません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している社内の情報共有向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
社内の情報共有に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、社内の情報共有に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage CalDAV | フレームワークを使わない1ファイルのCalDAVサーバーです。スマホの標準カレンダーと同期できます。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Groupware (kvgwc) | 共有レンタルサーバーでも動く、MITライセンスの軽量な社内グループウェア基盤です。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| excalidraw | 手書き風の図面を作成できる仮想ホワイトボードです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Rocket.Chat | ミッションクリティカルな業務に対応するセキュアなコミュニケーションプラットフォームです。 | MIT（一部は別ライセンス） | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Mattermost | ソフトウェア開発ライフサイクル全体を支える安全なコラボレーションプラットフォームです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Nextcloud | データの安全な保管と共有を実現するセルフホスト型のクラウドストレージです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- まず口頭・LINE・掲示板に分かれている連絡を一週間分書き出し、どの連絡が誰に届いていなかったかを確認します。
- 利用者ごとの経過連絡と、研修やシフトなどの全体連絡を分けて、どちらを先に一本化するかを決めます。
- 直行直帰が多い職種（理学療法士・作業療法士など）数名から試験的に使い始め、訪問の合間に確認できるかを確かめます。
- 運用が落ち着いたら、医療情報を含む連絡を個人のLINEで行わないルールを決め、事務所の全員に周知します。
- 訪問看護記録ソフトとの役割分担（記録・レセプトは専用ソフト、日々の連絡はこちら）を文書化して定着させます。
訪問看護ステーションの社内の情報共有、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
個人のLINEで連絡を取り合うのは、具体的に何が問題なのですか。
褥瘡の写真や状態の詳細といった医療情報が、会社の管理が及ばない個人のスマホとアプリの中に残ってしまう点が問題です。スタッフが退職すると、その人が担当していた利用者の経過がトークごと見えなくなることもあります。
直行直帰のスタッフにも無理なく使ってもらえますか。
スマホから見られる画面であれば、訪問先から次の訪問先へ移動する間や、車の中での数分でも確認や返信ができます。事務所に戻らないと見られない仕組みより定着しやすくなります。
訪問看護記録ソフトを使っているので、別に情報共有の仕組みは必要ですか。
記録ソフトは看護記録やレセプトのための場所で、日々の申し送りやちょっとした確認事項のやり取りには向いていないことが多くあります。記録は記録ソフトに、日常の連絡はチャットやグループウェアに分けると、それぞれ使いやすくなります。
訪問看護ステーションの他の業務
他の業種で社内の情報共有を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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