訪問看護ステーションの案件・工程管理で押さえること
紹介から初回訪問までの工程
ケアマネジャーや病院の退院支援窓口からの依頼を受けてから、主治医への指示書依頼、利用者情報の確認、初回アセスメントの日程調整を経て訪問が始まります。依頼件数が増える時期には、どの利用者が指示書待ちで止まっているのか、事務所にいる人が担当看護師に聞かないと分からなくなりがちです。
主治医指示書の期限管理
訪問看護は主治医からの指示書に基づいて行われ、指示書には有効期間があります。利用者が増えるほど、どの利用者の指示書がいつ切れるのかを個別に覚えておくのは難しく、更新の依頼が遅れるとサービスを継続できなくなる心配があります。
複数スタッフが関わる利用者の進捗共有
常勤・非常勤の看護師や理学療法士などが交代で同じ利用者を訪問するステーションでは、最後に訪問したスタッフが何を申し送ったか、次に誰が何をすべきかが工程として残っていないと、担当が変わるたびに状況確認からやり直すことになります。
退院直後・終末期など優先度が変わる案件
退院直後で状態が安定しない利用者や、終末期にあるため訪問頻度や対応内容が急に変わる利用者がいます。こうした案件は他の利用者より優先して進捗を確認する必要がありますが、一覧の中で埋もれてしまうと対応が後手になりかねません。
案件・工程管理のシステムに要る機能
- 利用者ごとの現在の工程（依頼受付・アセスメント・指示書待ち・サービス中・終了）をステータスで表示する
- 主治医指示書の有効期限を利用者ごとに一覧化し、期限が近い利用者を確認できる
- 担当看護師・リハビリスタッフの割り当てと交代時の申し送りを案件に記録する
- 紹介元（ケアマネジャー・病院の退院支援窓口等）ごとの依頼状況を把握する
- 訪問看護計画書・報告書の作成・提出期限を案件ごとに管理する
- 退院直後や終末期など優先度の高い案件にタグを付けて一覧で確認する
- 案件終了時の理由（入院・看取り・転居等）を記録し、終了ステータスに移す
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
訪問看護記録や訪問看護計画書・報告書の作成、レセプト（保険請求）処理は、訪問看護専用の記録・レセプトソフトが対応している書式や電算処理に強みがあります。案件の進捗管理とこれらの記録・請求業務は別の仕組みとして役割を分けておくほうが無理がありません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
利用者ごとの工程状況や、紹介元とのやり取り、主治医指示書の期限管理など、事務所内で「今どこまで進んでいるか」を見える化する部分は、記録そのものを扱わない範囲であれば自社で管理するシステムに持たせやすい範囲です。医療に関わる情報を扱うため、データを自社の管理下に置ける構成が好まれます。
紙・Excelのままでよい部分
紹介元の名簿や、ごく少人数のステーションで日々のちょっとした確認事項をメモする程度であれば、紙やExcelのままで十分なこともあります。案件数が増えて担当者に聞かないと進捗が分からなくなってきた段階が、工程管理の仕組みに移す目安になります。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している案件・工程管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
案件・工程管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、案件・工程管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Plane | Planeを日本語で使うための案内。課題・サイクル・モジュール・文書をまとめて管理できます。公式の日本語UIがあり、当社はPlane JP Deployment Kitを公開しています。導入手順、ライセンス、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 公式日本語UIあり。Plane JP Deployment Kitを公開。 | — |
| AppFlowy | AppFlowyを日本語で使うための案内。Notion代替のオープンソース・ワークスペースの日本語対応状況、セルフホストの導入手順、ライセンス、AI機能、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Wekan | Meteorで構築されたオープンソースのカンバンボードアプリケーションです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| OpenProject | 製品やプロジェクト、ポートフォリオを管理するためのオープンソースソフトウェアです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Planka | Trelloの代替になる、自社サーバーで動くカンバン型タスク管理OSS。プロジェクト→ボード→リスト→カードの構造、担当者・ラベル・期限・チェックリスト・添付、リアルタイム反映を備えます。 | PLANKA Community License v1.1（商用ライセンスあり） | 本家同梱の日本語は実測約88%（483キー中56キー未訳）。残り56キーを当社が全訳し planka-jp(github.com/katsushi2441/planka-jp) で公開、本家へPR提案中。 | — |
| leantime | 目標達成に特化した、誰でも使いやすいプロジェクト管理システムです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
導入の進め方
- 現在抱えている利用者（案件）を、依頼受付・アセスメント・指示書待ち・サービス中・終了の工程に分けて棚卸しする
- 主治医指示書の有効期限や訪問看護計画書の提出期限など、工程ごとに必要な期限情報を利用者ごとに洗い出す
- 常勤・非常勤の看護師やリハビリスタッフが交代で訪問する際の申し送りルールを工程管理の仕組みに組み込む
- 退院支援やターミナルケアが集中する時期を想定し、優先度の高い案件を見分けられるようにしておく
- 少人数のステーションや一部の利用者から試験的に運用を始め、専用ソフトとの役割分担を確認しながら広げる
訪問看護ステーションの案件・工程管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
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レセプトや訪問記録も一緒に管理できますか？
工程管理の仕組み自体は訪問看護記録やレセプトを扱うものではありません。それらは訪問看護専用の記録・レセプトソフトに任せ、依頼から終了までの案件の進捗だけをこの仕組みで管理する組み合わせが一般的です。
主治医の指示書の期限はどう管理すればいいですか？
利用者ごとに指示書の有効期間を登録しておき、期限が近づいている利用者を一覧で確認できるようにしておくと、主治医への再依頼が遅れるのを防ぎやすくなります。
常勤・非常勤が混在していても使えますか？
使えます。案件ごとに現在の担当者と直近の訪問状況を工程として残しておけば、非常勤のスタッフが交代で入っても、どこまで進んでいるかをその場で確認できます。
訪問看護ステーションの他の業務
他の業種で案件・工程管理を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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