訪問介護の顧客管理で押さえること
利用者情報が特定の人の頭の中にある
長く担当しているヘルパーやサービス提供責任者ほど、訪問先の家の様子やご家族の性格、注意点を細かく把握しています。それが台帳に書かれていないと、休みや退職のときに新しい担当者が同じ水準で対応できず、利用者やご家族に不安を与えてしまいます。
緊急連絡先や医療情報をその場で確認したい
訪問中に体調の変化があったとき、ご家族やかかりつけ医、ケアマネジャーの連絡先をすぐに確認できるかどうかが対応の速さを左右します。紙の台帳を事務所に置いているだけでは、訪問先でのとっさの判断に間に合いません。
介護保険と障害福祉でサービス区分が違う
同じ事業所で介護保険の訪問介護と障害福祉サービスを両方提供している場合、利用者ごとに契約しているサービスの種類や負担の区分が異なります。どの制度で動いている利用者かを台帳上で分けて管理しておく必要があります。
ヘルパーの交代時に情報が渡りきらない
担当の入れ替わりが起きやすい業種のため、新しく入るヘルパーに利用者の生活リズムや好み、訪問時の注意点をどう渡すかが課題になります。口頭の引き継ぎだけでは抜け漏れが出やすく、台帳としての記録が頼りになります。
顧客管理のシステムに要る機能
- 利用者ごとの基本情報・緊急連絡先・ケアマネジャー連絡先の一元管理
- 既往症・アレルギー・服薬情報の記録と更新履歴の保持
- 自宅の鍵の保管場所やインターホン、ペットなど訪問時の留意点の記録
- 介護保険・障害福祉サービスの契約区分の管理
- 担当ヘルパーの変更履歴の記録
- スマホからの利用者情報の閲覧（直行直帰のヘルパー向け）
- ご家族やケアマネジャーとの連絡履歴の記録
- 利用者ごとの訪問時の注意点欄
どこを何で持つか
業界の専用ソフトに任せたほうがよい部分
ケアプランの作成や介護保険の請求、国保連への伝送といった業務は、介護保険制度に対応した専用の介護ソフトに任せるのが安全です。制度改定への対応やチェック機能は専用ソフトの強みであり、自前で作り込む対象ではありません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
利用者の基本情報、緊急連絡先、ご家族の連絡先、訪問時の留意点といった顧客台帳は、専用ソフトとは別に自社で持っておくと使い勝手がよくなります。ヘルパーがスマホで見られる形にしておけば、直行直帰のまま必要な情報にアクセスできます。
紙・Excelのままでよい部分
契約書の原本やご家族からの手書きの同意書、紙のケアプランの控えなどは、そのまま紙で保管して構いません。台帳には「原本は事務所のどこにあるか」だけ記しておけば十分です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している顧客管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
顧客管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、顧客管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| EspoCRM | EspoCRMを日本語で使うための案内。顧客、商談、活動、メール、ワークフローを自社サーバーで管理できます。日本語UIは公式配布に収録。導入手順、ライセンス、項目追加のカスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 公式配布に日本語UIを収録。 | 触れる |
| Krayin CRM | Krayin CRMを日本語で使うための案内。当社が2,066キーを日本語化して本家へ提出しました。Laravel製で顧客・リード・商談・活動を管理できます。導入手順、ライセンス、カスタマイズ相談まで。 | MIT | Kurageが2,066キーを日本語化し本家へ提出。 | 触れる |
| Kurage AI Meishi Analysis | スマホで名刺を撮るとAIが12項目を読み取って下書きし、人が承認した分だけ台帳へ入る名刺管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage CRM Agent | 日報を投げるとAIが顧客記録の下書きを作り、人が承認した分だけ台帳に入るCRMです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Deal Desk | 顧客のメールアドレスごとに、商談をAIに相談し、記録を残し、かんばんで状況を管理する案件管理・商談管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Twenty | AI向けに設計されたSalesforceのオープンソース代替CRMです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | 触れる |
導入の進め方
- 今あるExcelや紙の利用者台帳を集めて、項目のばらつきを確認する
- 緊急連絡先、既往症、鍵の保管場所など、必須で統一したい項目を決める
- 繁忙期を避けて、数名の利用者分だけ試しに台帳へ入力してみる
- サービス提供責任者を中心に、ヘルパー全員への使い方の共有方法を決める
- 紙の台帳を残しつつ、少しずつ新しい利用者から台帳への移行を進める
訪問介護の顧客管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
介護ソフトを使っているが、別に顧客管理システムは必要ですか
介護ソフトはケアプランや請求を扱うことが中心で、緊急連絡先や訪問時の留意点のようなヘルパー向けの細かい情報は手薄になりがちです。両方を使い分け、ヘルパーが見る情報だけを別の台帳に持つ事業所が多いです。
利用者の個人情報をシステムに入れても大丈夫でしょうか
既往症やご家族の連絡先は要配慮情報を含むため、アクセスできる人を事業所内に限定し、誰がいつ見たか分かる仕組みにしておくことが大切です。導入時にアクセス権限の範囲を決めておくと安心です。
介護保険と障害福祉の利用者を同じ台帳で管理していいですか
一つの台帳の中でサービス区分の欄を分けて管理すれば問題ありません。むしろ両方のサービスを提供している事業所では、利用者ごとにどちらの制度かが一目で分かるようにしておくと確認の手間が減ります。
訪問介護の他の業務
他の業種で顧客管理を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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